Anwenderbericht: Park-Klinik Weißensee

Rechnungswesen- und Controllingsoftware
für Klinikverbund mit Konzernstruktur

Bei der Park-Klinik Weißensee GmbH handelt es sich um einen Berliner Klinikverbund mit rund 1.500 Mitarbeitenden und 700 Betten. Die Park-Klinik selbst ist ein privates Krankenhaus im Ortsteil Weißensee (Bezirk Pankow). Aktuell kümmern sich dort über 780 Beschäftigte um das Wohl der Patienten. Daneben bietet die Klinik ein breites Spektrum ambulanter Dienste und hat für fast jedes Krankheitsbild einen eigenen Spezialisten. Darüber hinaus fungiert die Park-Klinik Weißensee als akademisches Lehrkrankenhaus der Charité. Mit der Schlosspark-Klinik im benachbarten Charlottenburg und insgesamt neun weiteren Tochtergesellschaften weist der Verbund heute eine Konzernstruktur auf, die sich auch im Rechnungswesen widerspiegelt.

„Mit Diamant/3 haben wir eine moderne Software im Einsatz. Sie unterstützt uns effektiv bei der täglichen Arbeit, bildet die Konzernstrukturen transparent ab und kann auch unser weiteres Wachstum flexibel mittragen.“
Petra Klückmann, Leiterin Finanzen, Park-Klinik Berlin Weißensee

Digitaler Wandel im Rechnungswesen

Deutsche Krankenhäuser bewegen sich derzeit zwischen Sparzwang, Fachkräftemangel und jährlich wachsendem Investitionsstau in Milliardenhöhe. Dabei müssten sie sich eigentlich dringend für die Digitalisierung rüsten, um effizienter und fitter für den Wettbewerb zu werden. Noch aber fehlt vielen Häusern die passende Strategie – nicht so der Park-Klinik Berlin Weißensee: Dort beginnt der digitale Wandel bereits im Rechnungswesen.

Flexible Rechnungswesensoftware gesucht

Um das Leistungspensum auf hohem Niveau zu halten und dabei auch noch Zeit für den einzelnen Patienten zu finden, setzt die Klinik schon seit Jahren auf die Unterstützung innovativer Software. 2012 wurde Diamant/3 eingeführt.

Die Software für Rechnungswesen+Controlling löste ein Altsystem ab, das vom Hersteller nicht mehr weitergeführt wurde. „Wir haben uns daraufhin diverse Systeme angeschaut, aber uns fehlte immer etwas. Schließlich waren wir in der Finanzbuchhaltung schon recht weit fortgeschritten, was die Prozesse anbelangt. Diese wollten wir auch möglichst in der Software Eins-zu-Eins abgebildet haben“, erinnert sich Holger Bernhardt, langjähriger IT-Leiter bei der Park-Klinik Weißensee. Einzig der Anbieter Diamant Software aus Bielefeld wusste von Anfang an zu überzeugen. „Die Aufmerksamkeit, die uns von dort entgegengebracht wurde, war wirklich einzigartig: Wir sendeten Diamant Software Donnerstags unser Pflichtenheft, bekamen am Montag darauf eine Antwort und wenige Tage später hatten wir schon die Präsentation dazu im Haus.“

Anbieter mit Branchenerfahrung im Gesundheitswesen

Diamant/3 Rechnungswesen+Controlling zeichnete sich zudem darin aus, alle gewünschten Punkte des Pflichtenhefts aus dem Stand heraus zu erfüllen – sowohl im Tagesgeschäft als auch bei der Konzernkonsolidierung. „Mit Schlosspark-Klinik und Park-Klinik Weißensee haben wir im System zwei Muttergesellschaften angelegt“, erläutert Petra Klückmann, Leiterin Finanzen bei der Park-Klinik Berlin Weißensee. „Hinzu kommen neun Tochterfirmen, für die wir täglich buchen.“ So haben z.B. beide Kliniken ihre Küchen und Gebäudereinigungen als Tochtergesellschaften ausgelagert. Auch die Therapiezentren und die häusliche Krankenpflege werden separat behandelt. Und zusätzlich gilt es ein Labor, eine kleine Privatklinik und ein Hotel buchhalterisch zu verwalten. „Mit Diamant/3 haben wir eine moderne Software im Einsatz. Sie unterstützt uns effektiv bei der täglichen Arbeit, bildet die Konzernstrukturen transparent ab und kann auch unser weiteres Wachstum flexibel mittragen.“

Einführungsunterstützung vor Ort

Ein großer Vorteil ist die intuitive Benutzerfreundlichkeit sowie die von Anfang an partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Diamant Software. „Die Einarbeitung war super und die Projektumsetzung mit den Fachleuten von Diamant auch – die Kompetenz im Gesundheitswesen ist außerordentlich gut“, lobt die Leiterin Finanzen. „Die Umsetzung ging ziemlich schnell. Wir konnten im Prinzip schon nach kurzer Zeit aktiv mit dem Programm arbeiten und die erforderlichen Vorbereitungen für den Echtstart eigenständig vornehmen.“ IT-Leiter Holger Bernhardt ergänzt: „Ein Mitarbeiter von Diamant blieb am Tag des Echtstart direkt vor Ort und hat den Kollegen Hilfe geleistet und Fragen beantwortet – das war wirklich mustergültig!“

Konzernabschluss wird zur Routine

Beim Konzernabschluss ist der Aufwand allein schon deshalb deutlich geringer, weil Petra Klückmann und ihre Kollegen jetzt viele Stammdaten in den Ertrags- oder Aufwandskonten fest hinterlegen können. Ein weiterer Vorteil: Intercompany Buchungen finden im Rahmen des Buchungslaufs statt. Sämtliche Rechnungen, die in den Tochterunternehmen mit Angabe eines verbundenen Unternehmens gebucht werden, lassen sich automatisch eliminieren. „Wir können verschiedene Konsolidierungsstufen anwenden und Kostenstellen fest hinterlegen“ erläutert Petra Klückmann. „Hier sparen wir Zeit, die wir an anderer Stelle verwenden können.“

 

Richtiger Partner in Sachen Digitalisierung

Den Übergang auf Diamant/3 nutzte die Park-Klinik gleich zu einer gründlichen Datenbereinigung – ein wichtiger Schritt, will man künftig im Sinne der Digitalisierung unterschiedliche Systeme zusammenführen. Das Team um Petra Klückmann setzte dabei auf eine konsequente Bereinigung und anschließende Zusammenführung des Kontenbereichs. „Man muss natürlich sehen, wo es Sinn ergibt – es gibt Stammdaten, die wir zentral für alle Firmen führen - zum Beispiel Konten, Steuerschlüssel oder Kostenarten“, klärt die Finanzleiterin auf. „Zusammen mit den Fachleuten von Diamant haben wir einen praktikablen Weg gefunden, gewisse Daten zentral zu halten und andere wiederum speziell in den einzelnen Mandanten anzulegen.“

Unterstützung durch Experten

Auch IT-Leiter Holger Bernhardt erinnert sich gut: „Diamant Software hat uns auch hier äußerst umfassend beraten – das war quasi das I-Tüpfelchen obendrauf. Ich weiß das noch wie gestern: als wir die erste Testübernahme mit dem Kollegen von Diamant machten – das war ein richtiger Glücksmoment – die Endsumme beim Auslasten der Daten war 0,0001 und die Zahl auf der anderen Seite genau dieselbe. Für einen IT-ler wie mich ist das schon etwas, wo man sagt: cool gelaufen! Vor allem wenn man weiß, wieviel Arbeit da eigentlich drinsteckt.“

 

Systemvernetzung weiter vorantreiben

Aktuell prüfe man die Möglichkeiten eines unternehmensweiten Controllings und auch hier sei man froh, auf einen Partner wie Diamant vertrauen zu können. Unter anderem soll es dann möglich sein, neben monetären Daten auch Leistungsdaten beispielsweise aus dem Kliniksystem NEXUS KIS zu erhalten. Eine bi-direktionale Schnittstelle zwischen den beiden Programmen besteht schon, um beispielsweise Patientenzuzahlungen an das Rechnungswesen zu übergeben. Mit den in Diamant/3 angelegten Controlling-Funktionalitäten wird es dann auch möglich, z.B. Auswertungen zur Bettenbelegung oder einzelnen Patienten anzustellen. „Im Controlling richten wir gerade die ganzen Konten und Knotenpunkte ein. Die Mitarbeiter von Diamant sind hier wirklich erstklassig auf unsere Vorstellungen vorbereitet und strahlen dabei eine Ruhe und Gelassenheit aus, die einen mitnimmt.“

Bi-direktionale Integration mit Apothekeneinkaufssystem AMOR3

So wurde innerhalb eines Tages auch eine  zum Apothekeneinkaufssystem AMOR3 von AESCUDATA eingerichtet. Jetzt werden die vom Einkauf ausgelösten Eingangsrechnungen in AMOR3 bearbeitet und dann einmal im Monat nahtlos an Diamant/3 übergeben. Auch Abgangsbuchungen von Dritten übernimmt die Software automatisiert aus der Warenwirtschaft. „Wir hatten tolle Unterstützung – innerhalb eines Tages waren die Schnittstellen umgesetzt und die Programme kommunizieren seitdem wirklich nahtlos miteinander.“

Zukünftig verfolge man deshalb zwei Ansätze: Die Digitalisierung im Rechnungswesen weiter vorantreiben und sukzessive auf die gesamte Organisation auszuweiten. Und die zweite Aufgabe heißt: „Weg vom Papier“. Dafür nutzt die Klinik schon das elektronische Rechnungseingangsbuch von Diamant/3, befasst sich nun aber auch verstärkt mit den digitalen Workflowmöglichkeiten der Lösung. So bietet die Software nahtlose Prozesse vom Rechnungseingangs-Scan über die Prüfung und Freigabe bis hin zur revisionssicheren Archivierung in der Cloud.

 

Effektives Tagesgeschäft und erstklassiger Support

Nebenbei gilt es natürlich noch das Tageschgeschäft zu bewältigen: Pro Tag bearbeiten Petra Klückmann und ihr Team zwischen 200 und 500 Zahlungen. Unterstützt werden sie dabei vom automatischen Bankimport der Diamant/3-Lösung. „Im Durchschnitt gehen 70 Prozent der Überweisungen automatisch ins System“, so die Finanzleitern. „Es reicht also, wenn sich nur noch eine Person damit befasst.“
Arbeitserleichterungen gibt es zudem bei der Avise der Krankenkassen, die jetzt online übermittelt werden.

Der größte Teil kommt über eine 301er-Weiterleitung in Diamant/3 und wird dort automatisiert verarbeitet. „Natürlich kommt es da auch immer auf die Qualität der Daten an, die von draußen reinkommen, aber mittlerweile gelangen mehr als zwei Drittel automatisch ins System“, lobt Petra Klückmann. „Und wenn es da irgendwelche Fragen gibt, dann können wir uns immer noch an den Support von Diamant wenden. Die sind da schon eine große Unterstützung.“ Holger Bernhardt ergänzt: „Der Support von Diamant funktioniert wirklich tadellos – als IT-Leiter war es früher meine Aufgabe, der Finanzbuchhaltung diesbezüglich unter die Arme zu greifen, das ist aber dank dem Diamant Support wirklich von 15 auf null Prozent gesunken – innerhalb von vier Stunden bekommt man umfassende Hilfe.“

Komfortable Verwaltung der Wirtschaftsgüter

Auch das Anlagevermögen mit mehreren tausend Wirtschaftsgütern lässt sich dank der Software effektiv verwalten. So gelingt beispielsweise die monatsgenaue Berechnung der Abschreibungen. Das Programm bietet außerdem aussagekräftige Darstellungen zum Anlagevermögen und lässt auch die Verwaltung von branchenspezifischen Sonderposten, Zuschüssen und Verwendungsnachweisen zu. Per „Drill-Down“ lassen sich darüber hinaus Berichte, bis auf das einzelne Wirtschaftsgut heruntergebrochen, anzeigen. „Mit Diamant/3 können wir jetzt automatisiert die Buchungen für Fördermittel abdecken – das war mit dem Altsystem nur manuell möglich.“

Kontakt