"Wir haben uns von Anfang an sehr gut beraten gefühlt und hatten immer einen kompetenten Ansprechpartner. Das Consulting hat uns mit aller Ruhe und Geduld begleitet. Wir waren erstaunt, wie viel wir selbst mit etwas Anleitung hinbekommen haben, obwohl alles komplett neu war.“

- Kirsten Klinkert,
Leitung Finanzbuchhaltung
Die Körber-Stiftung ist mit eigenen Projekten, Kooperationen und Veranstaltungen national und international aktiv. Für die gemeinnützige Arbeit stehen ihr jährlich rund 20 Millionen Euro zur Verfügung. Die Stiftung mit Standorten in Hamburg und Berlin zählt zu den Unternehmensbeteiligungsstiftungen: Sie ist Alleinaktionärin der Körber AG, die zum Stiftungsvermögen gehört. Dieses umfasst insgesamt gut 560 Millionen Euro.
Kunde seit 2021

Branche

Non-Profit-Organisation

130

Mitarbeitende

Organisations­struktur

Einzel-unternehmen

"Super ist die smarte OCR Erkennung bei Eingangsrechnungen. Das bedeutet für uns eine Riesenerleichterung. Im Grunde brauchen wir nur noch schnell zu schauen, ob Betrag und Kostenstelle passen. Es wird sehr viel erkannt. Das ist klasse.“

- Kirsten Klinkert,
Leitung Finanzbuchhaltung

Herausforderung

Das vorhandene System erwies sich als zu „starr“ – beispielsweise für übergreifende Auswertungen. Die Grenzen waren erreicht. Ziel war es nun:

  • Die Digitalisierung anzustoßen
  • Rechnungen auf Beleg los umzustellen,
  • verbunden mit einem zentralen Rechnungseingangsbuch

Gesucht war eine Lösung entsprechend dem konkreten Bedarf: mit einer Finanzbuchhaltung, digita-lem Rechnungseingang, einer Kostenrechnung sowie der Anlagenbuchhaltung – für drei Standorte, eine große Zahl an Projekten, Planung und Jahresabschluss.

Und: Als strategische Basis für Digitalisierung will die Stiftung ihre komplette Software in der Cloud betreiben – auch im Rechnungswesen. 

 

Lösung

Den Ausschlag für Diamant gab der modulare Aufbau der Software – genau abgestimmt auf die Anforderungen der Körber-Stiftung.

Digitaler Rechnungseingang: Für deutliche Arbeitserleichterung sorgt die smarte Rechnungserkennung als Cloud-Service: Betrag, Rechnungsnummer, Kreditor, Kostenstelle und Kostenträger erkennt und übernimmt die Software automatisch. Auch das Aufwandskonto zum Kreditor lässt sich hinterlegen. Mittels einer mitlernenden Künstlichen Intelligenz steigt die Erkennungsquote kontinuierlich. 

Finanzbuchhaltung und Freizeichner haben sich schnell in die digitale Lösung für den Rechnungseingang hineingefunden. Rechnungen gehen jetzt als erstes in die Finanzbuchhaltung – womit gerade im Jahresabschluss volle Transparenz gegeben ist.

Transparente Kostenrechnung: Die Rechnungen bzw. Kosten verteilen sich auf Kostenstellen in unterschiedlichen Sphären und Projekten: in der allgemeinen Verwaltung/Vermögensverwaltung sowie den drei Handlungsfeldern der Stiftung mit ihren jeweiligen Unterprojekten bzw. Programmen. Auch Veranstaltungen oder Publikationen dienen als Kostenstelle, um Transparenz zu schaffen.

Corona hat die Digitalisierung hier deutlich vorangetrieben. Der manuelle Rechnungseingang hat sich in eine intelligente Lösung verwandelt, die Effektivität und Geschwindigkeit deutlich forciert. Homeoffice ist durch die Cloud eine Option. Das mobile Arbeiten von zu Hause funktioniert problemlos. Die Produktivität scheint höher. Gleichzeitig gibt es mehr Sicherheit (beispielsweise bei Infektionen) und mehr Qualität im Sinne der Work-Life-Balance.

0
Prozent effizienter im Rechnungseingang
0
Kostenstellen
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Eingangsrechnungen jährlich

Die Highlights für Kirsten Klinkert

Kirsten Klinkert schätzt besonders das periodenübergreifende Arbeiten: „Ich muss nicht aus dem Jahr rausgehen oder Konten schließen, sondern kann übergreifend arbeiten. Das hilft mir beim Jahresabschluss oder im Kontenvergleich.“

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