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Digitale Lösung für den Rechnungseingangsprozess

Mehr Effizienz durch digitale Prozesse

Ihr Rechnungswesen ist in unternehmensweite Prozesse eingebunden, unterschiedliche Personen und Abteilungen sind involviert und müssen beispielsweise Rechnungen prüfen und freigeben. Wie können Sie dafür sorgen, dass die Entscheidungen schnell und sicher ihren Weg zu Ihnen finden?

  • Rechnungseingangsprozess digital deutlich schneller erledigen
  • Skontofristen und Zahlungsziele stets einhalten
  • Maximale Transparenz über eingehende Rechnungen, Prozessschritte und Liquidität
  • Deutliche Zeit- und Kosteneinsparungen

rechnungseingangsmanagement-kreislauf

"Die erweiterten digitalen Funktionen des Rechnungseingangsmanagements und die darauf basierenden Zeiteinsparungen von bis zu 65 Prozent bringen uns einen großen Schritt nach vorne und führen zu einem schnellen Return on Invest"

Michael Timm, IT-Leiter und Projektmanager, Intercon Holding GmbH

Rechnungseingang und Erfassung vereinfachen

Trifft eine elektronische Rechnung (PDF) ein, so wird sie direkt ins Rechnungswesen übertragen und in der Diamant Revisionssicheren Ablage archiviert. Das übernimmt der Diamant eAssistent Rechnungseingang, der Ihre E-Mail-Postfächer überwacht und auf neue Rechnungen überprüft. Auch gescannte Papierrechnungen erreichen über diesen Weg die Rechnungswesensoftware.

Per OCR-Interpretation werden die Rechnungsdaten ausgelesen und direkt im Rechnungswesen erfasst. Das spart Ihnen manuellen Aufwand. Eingehende Rechnungen im ZUGFeRD-Format werden ebenfalls automatisiert im Rechnungswesen eingetragen.

  • Minimierter Aufwand für Rechnungserfassung
  • Sicherer und flexibler Bearbeitungsprozess nach Ihren Anforderungen
  • Keine Suche nach verlorenen Rechnungen mehr

diamant-rechnungseingangsmanagement-software-prozess

Eingangsrechnungen von überall auf der Welt genehmigen

Die App Rechnungsfreigabe der Diamant Rechnungseingangsmanagement Software vereinfacht den Genehmigungsprozess Ihrer Eingangsrechnungen.

  • Dank eindeutigem Rechtesystem und einfacher Bedienung lassen sich problemlos Kollegen aus anderen Fachabteilungen mit in den Freigabeprozess integrieren
  • Ganz gleich ob vom Schreibtisch oder mobil von unterwegs, Beteiligte greifen direkt auf die Freigabe-App zu.
  • Einfache Freigabe auch für Kollegen aus anderen Fachabteilungen - auch ohne Buchhaltungskenntnisse
  • Beleg wird direkt in der Freigabe-App angezeigt (aus der Diamant Revisionssicheren Ablage)
rechnungseingangsmanagement software freigabe app

Die Bearbeitung immer im Blick

Sie steuern mit der digitalen Rechnungseingangsmanagement Software nach wie vor den Bearbeitungsprozess von Eingangsrechnungen. Jeder Mitarbeiter im Rechnungswesen kann aktuell nachvollziehen, welche Rechnung sich bei welchem Genehmiger in der Prüfung befindet.

Alle am Prozess der Rechnungsbearbeitung Beteiligten erhalten Benachrichtigungen zu ihren Aufgaben. Es werden automatisch Erinnerungen verschickt, falls eine Frist versäumt wurde.

Vollständige Transparenz über den Finanzstatus

Ob Liquiditätsplanung oder Budgetkontrolle – Sie arbeiten immer mit den aktuellen Zahlen. Noch nicht gebuchte Rechnungen können in Berichten berücksichtigt werden - auch wenn sich die Rechnungen noch im Freigabeprozess des Rechnungseingangsmanagement befinden. Bei Fragen zum Beleg ist das Öffnen der Rechnung auf Knopfdruck möglich.

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Rechnungseingangsmanagement Software - Sicher & transparent

Eingangsrechnungen revisionssicher archivieren

Archivieren Sie Ihre geprüften Rechnungen samt zugehöriger Anhänge sicher digital mit der integrierten Diamant Revisionssichere Ablage. Die Dokumente werden in einem zertifizierten deutschen Rechenzentrum abgelegt und über die gesetzlich geforderte Aufbewahrungsfrist verwahrt. Weitere Infos zur Diamant Revisionssicheren Ablage

Protokoll jederzeit abrufen

Falls im Nachgang noch Fragen auftauchen, lassen sich digital archivierte Rechnungen sofort aufrufen. Über das Protokoll sind alle Bearbeitungsschritte und Kommentare ersichtlich. Immer nachvollziehbar, immer transparent

Ganzheitliche Erfüllung der GoBD-Anforderungen

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorischen Ablauf rund um den Rechnungseingangsprozess. Jeder Schritt – vom Scannen über Prüfung, Freigabe, bis hin zur Zahlung des Beleges – wird dokumentiert. Der Diamant Verfahrenslotse unterstützt Sie einfach und unkompliziert bei der Verfahrensdokumentation für den gesamten Rechnungseingangsprozess.

"Wir archivieren unsere Eingangsrechnungen komplett in der Diamant Revisionssicheren Ablage. So sind die Dokumente nicht nur sicher und geschützt im Rechenzentrum gespeichert, sondern was für uns entscheidend ist: Sie werden auch gesetzeskonform archiviert. Der Aufruf der Dokumente funktioniert gut, wir hatten noch nie einen Ausfall. Und wir sparen uns das umständliche Heraussuchen der Rechnungen aus den Akten im Lager."

Lars Büker, Leiter Rechnungswesen und Controlling, ruf Holding GmbH & Co. KG

Hoher Automatisierungsgrad

Prozesse besser steuern und automatisieren: Diamant 2020 übernimmt per Robotic Process Automation langweilige Routinen. Sie gewinnen mehr Zeit für wichtige Aufgaben.

Flexible Betriebsoptionen

Sie wählen zwischen Cloud, Private Cloud oder lokalem Betrieb, ganz nach Ihren Anforderungen.

Prozessunterstützung

Individuelle Aufgaben und Prozesse werden mit Dashboards flexibel organisiert. Das bedeutet für Sie: kurze Wege, mehr Struktur und Übersicht im Tagesgeschäft.

Nahtlose Integration

Schaffen Sie Plattformen durch die Vernetzung Ihrer Daten und Prozesse zu einer harmonischen Systemlandschaft.

Effiziente Prozesse & mehr Produktivität

Neugierig? Unsere Experten zeigen, wie es geht

Den Rechnungseingangsprozess digitalisieren - Jan Henrik Stallmann, Vertriebsberater bei Diamant Software, zeigt, wie dies funktioniert. Das Praxisbeispiel liefert die effexx GmbH. Peter Rotthoff, Kaufmännischer Leiter, spricht über den Prozess der Einführung des digitalen Rechnungseingangsmanagements, über die Bedenken seiner Mitarbeiter sowie über die Möglichkeiten der Prozessoptimierung.

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    Digital - Von A bis Z

    Das Diamant Rechnungseingangsmanagement bietet Ihnen einen schnellen, transparenten Prozess von der Erfassung der Rechnung bis zur Ablage. Unabhängig ob die Eingangsrechnungen auf Papier oder als PDF (auch ZUGFeRD-Format) eintreffen, werden sie innerhalb eines einheitlichen Prozesses bearbeitet. Durch die Anzahl und Reihenfolge der Prüfschritte können Sie den Prozess nach Ihren individuellen Anforderungen gestalten.
    Der Erfassungsaufwand der Rechnungen minimiert sich dank OCR-Interpretation, Lieferantenerkennung und Workflowvorlagen.

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    Rechnungen digital freigeben – Mobil und einfach

    Dokumente lassen sich mit einem Klick freigeben und Anmerkungen direkt in der Freigabeapp erfassen – auch von unterwegs, im Homeoffice oder in dezentralen Standorten. Durch das intuitive Oberflächendesign finden sich auch Kollegen aus anderen Abteilungen zurecht.  Dank der Erinnerungsfunktion wird kein Beleg vergessen und der gesamte Prozess deutlich beschleunigt. Alle Dokumente zu einem Beleg werden an einem Ort gespeichert. Während der Freigabe können die Prüfer weitere Dokumente zum Beleg hinzufügen und revisionssicher speichern.

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    Rechnungen - Volle Transparenz und Kontrolle

    Im Diamant Rechnungseingangsmanagement lassen sich Eingangsrechnungen vorerfassen, durch Beteiligte prüfen und anschließend buchen. Auch ein nur teilweise kontierter Beleg kann in Umlauf gegeben und durch den Prüfer mit weiteren Daten ergänzt werden. Die Buchhaltung überblickt alle im Umlauf befindlichen Rechnungen und ist dank Icons zum Prüfstatus und Verbleib der Belege immer auskunftsfähig. Da auch noch nicht gebuchte Rechnungen bereits in Auswertungen berücksichtigt werden können, sind die Auswirkungen der Rechnungen auf die Liquidität detailliert ersichtlich. Das erleichtert die Budgetkontrolle.

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    Sicherheit – Zuverlässig gewährleistet

    Das Diamant Rechnungseingangsmanagement besitzt verschiedene Funktionen, die einen sicheren Prozess unterstützen und gewährleisten:

    • Durch die Protokollierung der Bearbeitungsschritte und Kommentare lässt sich der Freigabeprozess detailliert nachvollziehen.
    • Mit der Vertretungsregelung ist eine schnelle Bearbeitung der Eingangsrechnungen auch bei Urlaub oder im Krankheitsfall sichergestellt.
    • Der integrierte Diamant Verfahrenslotse hilft bei der Dokumentation des Prozesses. So lässt sich die Pflicht zur Verfahrensdokumentation deutlich einfacher erledigen und die GoBD einhalten.
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DIAMANT 2020 ERLEBEN

Demo-Video

Erleben Sie, wie Diamant 2020 den Blick auf das
Wesentliche einfacher macht und Ihre individuellen
Prozesse optimal unterstützt.


DIAMANT 2020 IM ÜBERBLICK

Informationspaket

Alle wichtigen Infos rund um das Diamant 2020 Rechnungswesen+Controlling kompakt für Sie zusammengestellt.