Software für den Rechnungseingang
Intelligentes Rechnungseingangsmanagement, das mitdenkt. Erreichen Sie einen hohen Automatisierungsgrad indem Sie mit Diamant/4 Ihre Eingangsrechnungen digitalisieren.
Digitalisieren Sie Ihre Eingangsrechnungen
Alle Vorteile von Diamant/4 im Überblick.
Papierlose Prüfung
Einheitlicher, digitaler Prozess für alle Rechnungen.
Handlungsbedarf erkennen
Jederzeit Überblick über den Bearbeitungsstand der Rechnungen behalten.
KI-gestützte Automatisierung
Smarte Rechnungserkennung als Cloud-Service.
Einfache Freigabe
Von unterwegs und auch für Personen aus anderen Abteilungen.
Kompletter Überblick
Vollständige Transparenz über den Finanzstatus stellt Liquidität sicher.
Sicherer Prozess
GoBD-konforme Archivierung digitalisierter Dokumente in der Cloud.
Wie Sie von Diamant/4 profitieren können
Rechnungsbearbeitung trifft auf Künstliche Intelligenz
Unterstützt durch Künstliche Intelligenz erkennt das Diamant/4 Rechnungseingangsmanagement Rechnungsdaten und überträgt sie in das Rechnungswesen.
- Manueller Aufwand sinkt, kein Pflegeaufwand für die Rechnungserkennung
- Papierloser Rechnungseingangsprozess wird immer effizienter und sicherer
Vollständige Transparenz über den Finanzstatus
Ob Liquiditätsplanung oder Budgetkontrolle – Sie arbeiten immer mit den aktuellen Zahlen. Noch nicht gebuchte Rechnungen können in Reports berücksichtigt werden – auch wenn sich die Rechnungen noch im Freigabeprozess des Rechnungseingangsmanagement befinden. Bei Fragen zum Beleg ist das Öffnen der Rechnung auf Knopfdruck möglich.
Die Bearbeitung immer im Blick
Sie steuern mit der digitalen Rechnungseingangsmanagement Software nach wie vor den Bearbeitungsprozess von Eingangsrechnungen. Jeder Mitarbeitende im Rechnungswesen kann aktuell nachvollziehen, welche Rechnung sich mit welchem Status bei welchem Genehmiger in der Prüfung befindet.
- Minimaler Aufwand für die Rechnungserfassung
- Sicherer und flexibler Bearbeitungsprozess nach Ihren Anforderungen
- Keine Suche nach verlorengegangenen Rechnungen mehr
- Zeit- und Kosteneinsparung durch digitale Prozesse
Eingangsrechnungen von überall auf der Welt genehmigen
Ganz gleich ob vom Schreibtisch oder von unterwegs, berechtigte Personen geben Rechnungen schnell und einfach frei. Dank der intuitiven Maske finden sich auch Kollegen ohne Buchhaltungskenntnisse zurecht.
- Freigabe per Smartphone, Tablet, Laptop oder am Desktop
- Rechnungen per Klick freigeben und Anmerkungen digital erfassen Beleg wird direkt bei der Freigabe angezeigt
Schnelle Einführung & flexible Prozessabbildung
Das Rechnungseingangsmanagement als Bestandteil von Diamant/4 bildet Ihren individuellen Rechnungseingang flexibel ab. Dabei lassen sich weitere Softwarelösungen integrieren.
- Bereitstellung erkannter Rechnungsmerkmale für weitere Systeme
- Freigaben können auch direkt z.B. in der Warenwirtschaft erfolgen, die Prüfdaten werden direkt an Diamant/4 übertragen
- Schlanke Lösung mit kurzer Einführungszeit
Alle Vorteile im Überblick
- Alle Rechnungsformate verarbeiten
Verarbeiten Sie problemlos digitale Rechnungsformate wie xRechnung, ZUGFeRD 2.0 sowie QR- Rechnung oder ganz klassisch Rechnungen als PDF-Datei oder auf Papier.
- Skonto- und Zahlungsziele einhalten
Der digitale Rechnungseingangsprozess ist deutlich schneller, sodass Sie Fristen und Zahlungsziele besser einhalten, auch bei dezentraler Organisation der Buchhaltung.
- Erinnerungsfunktion
Alle am Prozess der Rechnungsbearbeitung Beteiligten erhalten Benachrichtigungen zu ihren Aufgaben und Erinnerungen, falls die Frist verstrichen ist.
- Durchgängiger Prozess mit Oberflächenintegration
Die Diamant/4 Freigabemaske lässt sich direkt in andere Systeme, wie beispielsweise eine Warenwirtschaft, einbinden, so dass kein Systemwechsel nötig ist.
- Protokoll jederzeit abrufen
Über das Protokoll sind alle Bearbeitungsschritte und Kommentare eines Belegs ersichtlich. Immer nachvollziehbar, immer transparent.
- Revisionssichere Ablage
Archivieren Sie Belege und Dokumente GoBD-konform in der Diamant Revisionssicheren Ablage und greifen Sie jederzeit digital darauf zu.
Funktionen im Detail
Das Diamant Rechnungseingangsmanagement bietet Ihnen einen schnellen, transparenten Prozess von der Erfassung der Rechnung bis zur Ablage. Unabhängig ob die Eingangsrechnungen auf Papier, als PDF oder originär elektronische Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD 2.0, QR-Rechnung) eintreffen, werden sie innerhalb eines einheitlichen Prozesses bearbeitet. Durch die Anzahl und Reihenfolge der Prüfschritte können Sie den Prozess nach Ihren individuellen Anforderungen gestalten.
Der Erfassungsaufwand der Rechnungen minimiert sich dank der KI-gestützten OCR-Interpretation, mit der Rechnungsdaten erkannt und direkt in das Rechnungseingangsbuch eingetragen werden. Dank der individuellen Integration mit Warenwirtschaft, Bestellsystem etc. lassen sich Positionsdaten bereitstellen und koppeln.
Dokumente lassen sich mit einem Klick freigeben und Anmerkungen direkt in der Freigabeapp erfassen – auch von unterwegs, im Homeoffice oder in dezentralen Standorten. Durch das intuitive Oberflächendesign finden sich auch Kollegen aus anderen Abteilungen zurecht. Dank der Erinnerungsfunktion wird kein Beleg vergessen und der gesamte Prozess deutlich beschleunigt. Alle Dokumente zu einem Beleg werden an einem Ort gespeichert. Während der Freigabe können die Prüfer weitere Dokumente zum Beleg hinzufügen und revisionssicher speichern.
Im Diamant Rechnungseingangsmanagement lassen sich Eingangsrechnungen vorerfassen, durch Beteiligte prüfen und anschließend buchen. Auch ein nur teilweise kontierter Beleg kann in Umlauf gegeben und durch den Prüfer mit weiteren Daten ergänzt werden. Die Buchhaltung überblickt alle im Umlauf befindlichen Rechnungen und ist dank Icons zum Prüfstatus und Verbleib der Belege immer auskunftsfähig. Da auch noch nicht gebuchte Rechnungen bereits in Auswertungen berücksichtigt werden können, sind die Auswirkungen der Rechnungen auf die Liquidität detailliert ersichtlich. Das erleichtert die Budgetkontrolle.
Das Diamant Rechnungseingangsmanagement besitzt verschiedene Funktionen, die einen sicheren Prozess unterstützen und gewährleisten:
Durch die Protokollierung der Bearbeitungsschritte und Kommentare lässt sich der Freigabeprozess detailliert nachvollziehen.
Mit der Vertretungsregelung ist eine schnelle Bearbeitung der Eingangsrechnungen auch bei Urlaub oder im Krankheitsfall sichergestellt.
Der Verfahrenslotse unterstützt schnell und sicher bei der Verfahrensdokumentation.
Das durchdachte Benutzerkonzept stellt den geschützten Zugriff auf vertrauliche Daten sicher.
Die Diamant Revisionssichere Ablage archiviert digitalisierter Dokumente gemäß GoBD. Das können Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen oder deren Anhänge sein, aber auch Belege, die im Rechnungswesen entstehen. Die Aufbewahrungsfrist der Buchhaltungsdaten ist selbstverständlich berücksichtigt. Von überall in der Buchhaltung können Anwender auf gespeicherte Belege und Dokumente zugreifen, was den Archivierungsprozess vereinfacht. Betrieb und Verfügbarkeit der Revisionssicheren Ablage lässt Diamant Software regelmäßig testieren. Ein zertifiziertes deutsches Rechenzentrum und die verschlüsselte Datenübertragung und Datenzugriff sorgen für ein hohes Sicherheitsniveau. Es gilt das deutsche Datenschutzrecht.
Das Rechnungseingangsmanagement als Bestandteil von Diamant/4 Rechnungswesen+Controlling bietet verschiedene Integrationsmöglichkeiten mit Ihren weiteren Softwarelösungen. Dank der Anbindung per Webservices mit Benutzerintegration werden die Anforderungen der GoBD erfüllt.
Durch die Vernetzung mit Warenwirtschaft oder ERP-System können Freigaben in diesen Systemen erfolgen, die Prüfdaten werden direkt an Diamant/4 übertragen. Auch bei der Archivierung der Belege besitzen Sie verschiedene Optionen: Diamant Revisionssichere Ablage, Dokumentenmanagementsystem oder ein anderes Archivsystem.
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Sie wünschen sich eine kurze Beratung, um herauszufinden, ob Diamant/4 zu Ihren Anforderungen passt? Unsere Diamant/4 Experten setzen sich schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung!
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