E‑Rechnungspflicht ab 2025:

Die E-Rechnungspflicht wurde im Zuge des Wachstumschancengesetzes der Bundesregierung beschlossen. Die E-Rechnungspflicht schafft einen einheitlichen Standard für E-Rechnungen in Deutschland und fördert die Nutzung digitaler Technologien in Unternehmen. Sie ermöglicht einen einfacheren, standardisierten Rechnungsbearbeitungsprozess, der zu mehr Effizienz und Transparenz führt. Zudem können Finanzbehörden E-Rechnungen leichter maschinell und automatisiert auswerten und so mögliche Betrugsfälle besser und schneller erkennen. 

Durch die E-Rechnungspflicht werden Unternehmen in Deutschland gesetzlich dazu verpflichtet, für alle steuerbaren und steuerpflichtigen B2B-Transaktionen im Inland elektronische Rechnungen erstellen und empfangen zu können. 

Weitere Hintergründe zur E-Rechnungspflicht finden Sie in diesem Blogartikel.

Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU (EN 16931) und im Sinne der E-Rech-V ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung. Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Eine Bilddatei, ein PDF oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllen diese gesetzlichen Anforderungen nicht. 

Laut Bundesministerium der Finanzen (BMF) entsprechen sowohl die deutsche XRechnung als auch Rechnungen im deutschen ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 einer elektronischen Rechnung gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU (EN 16931).

Das europäische Komitee für Normung (CEN) wurde im Rahmen der EU-Richtlinie 2014/55/EU durch die Europäische Kommission beauftragt, eine europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung zu erarbeiten. Die erarbeitete Norm EN 16931 umfasst ein syntaxneutrales, semantisches Datenmodell für die Kernelemente einer E-Rechnung sowie eine Liste von zulässigen Syntaxen*. Ziel ist es, die Interoperabilität und den reibungslosen Datenaustausch von Rechnungen innerhalb der Europäischen Union zu gewährleisten. E-Rechnungen aus der EU sind also in der Regel miteinander kompatibel, aber nicht identisch. Sie unterscheiden sich in ihren Syntaxen. 

*Syntaxen definieren die Regeln und das Layout, wie Daten kodiert, organisiert und dargestellt werden, damit sie von Computersystemen gelesen und verarbeitet werden können.

Mit dem Wachstumschancengesetz der Bundesregierung (Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness) sollen Unternehmen steuerlich entlastet, Bürokratie abgebaut sowie neue Anreize für Investitionen und Innovationen gesetzt werden. Insgesamt soll dies die digitale Transformation und die Wettbewerbsfähigkeit des Wirtschaftsstandorts Deutschlands stärken. Der Bundesrat hat dem Gesetz am 22. März 2024 zugestimmt. 
  
Eine mit dem Gesetz beschlossene Maßnahme ist die sogenannte E-Rechnungspflicht, d. h. die schrittweise Einführung der verpflichtenden Verwendung von elektronischen Rechnungen. Für Eingangsrechnungen von inländischen Lieferanten/Kreditoren gilt die Annahmepflicht seit dem 01. Januar 2025. 

• Vereinfachte Rechnungsstellung 

• Verkürzte Durchlaufzeiten 

• Schnellere Bearbeitung und pünktlichere Zahlung 

• Einsparpotenziale im Rechnungsversand durch Einsparen von Papier und Porto 

• Steigerung der Prozessqualität durch automatische Erstellung und Validierung von Rechnungen 

• Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung

Die europäische Norm (EN 16931) gibt einen Standard für die Kernelemente von E-Rechnungen vor. Die Umsetzung dieses Standards erfolgt jedoch nicht einheitlich und länderübergreifend, sondern länderspezifisch auf nationaler Ebene. Dies führt dazu, dass manche Länder ihre Rechnungsformate auf den gleichen Syntaxen* (wie z. B. UBL und CII) umsetzen, andere jedoch eigene, landesspezifische Formate entwickeln. Im Ergebnis handelt es sich bei allen E-Rechnungsformaten zwar um strukturierte elektronische Rechnungsformate gemäß EN 16931, diese können jedoch auf unterschiedlichen XML-Feldsprachen basieren und deshalb nicht alle gleichermaßen von Softwarelösungen dargestellt und verarbeitet werden. 

Ein vergleichbares Beispiel aus dem Alltag sind Autokennzeichen: 
Obwohl es für Autokennzeichen eine EU-Norm gibt, die grundlegende Elemente wie das EU-Symbol und den Ländercode regelt, behält jedes Land zusätzliche Gestaltungsfreiheit. So kommt es auch hier zu landesspezifischen Besonderheiten, wie z. B. Einfärbungen oder andersfarbigen Buchstaben, die es so nur in bestimmten Ländern gibt. 

*Syntaxen definieren die Regeln und das Layout, wie Daten kodiert, organisiert und dargestellt werden, damit sie von Computersystemen gelesen und verarbeitet werden können. 

Die elektronische Rechnungsverarbeitung betrifft sowohl den Rechnungsausgang als auch den Rechnungseingang. Der Rechnungsausgang umfasst die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen in einem geeigneten Format. Der Rechnungseingang umfasst die Erfassung und die Verarbeitung von E-Rechnungen bis zur Bezahlung. Somit betrifft die E-Rechnungspflicht sowohl die Faktura, als auch das Rechnungseingangsmanagement mit revisionssicherer Ablage in Diamant/4. 

Wie die Umstellung auf E-Rechnungen gelingt, lesen Sie im Detail in unserem aktuellen Blogartikel. 

Zudem können Sie sich jederzeit gerne an Ihren Berater bei Diamant Software wenden. Wir unterstützen Sie gerne!

Mit Diamant/4 sind alle Kunden, die für die Rechnungsverarbeitung das Rechnungseingangsmanagement, die revisionssichere Ablage und die Faktura nutzen, für die E-Rechnungspflicht auf der sicheren Seite.* In Kombination mit den genannten Produktkomponenten erfüllt die Software die gesetzlichen Anforderungen des  Wachstumschancengesetzes. 

*Hinweis: Kunden, die eine Diamantversion nutzen, die sich nicht mehr im Standardsupport befindet, entstehen bei der Verarbeitung von E-Rechnungen gegebenenfalls manuelle Zusatzaufwände, z. B. bei der lesbaren (visualisierten) Darstellung von XRechnungen.

Für den Rechnungseingang: Rechnungseingangsmanagement 
Für den Rechnungsausgang: Faktura 
Für die Beleg-Archivierung: Revisionssichere Ablage* 

*Die Darstellung von XRechnungen ist im Diamant Rechnungseingangsmanagement, während der Beleg im Rechnungseingangsbuch ist, immer möglich, solange ein Cloud-Konto gemäß unseren Vertragsbedingungen aktiviert ist. Weiterhin ist zu beachten, dass nach der Buchung des Rechnungsbelegs ausschließlich das Archivsystem für die Darstellung einer XRechnung verantwortlich ist. Wenn statt der revisionssicheren Ablage kein revisionssicheres Archivsystem verwendet wird oder ein Archivsystem, das XRechnungen nicht selbst darstellen kann, sieht der Anwender kein für ihn nutzbares Rechnungsdokument.

• Entgegennahme der E-Rechnung aus dem E-Mail Postfach 

• Auslesen von Rechnungsdaten 

• Generierung der visuellen Darstellung bei XRechnungen 

• Anzeige der visuellen Darstellung im Diamant Rechnungseingangsmanagement

Nein, eine Stand-alone-Lösung des Diamant Rechnungseingangsmanagements ist nicht erhältlich. Wir empfehlen das  Diamant/4 Rechnungswesen und Controlling als ganzheitliche Lösung für das Rechnungswesen.

Wenden Sie sich an Ihren Berater bei Diamant Software und sprechen Sie über Ihre aktuelle Situation und Ihre Anforderungen. So können die Möglichkeiten gemeinsam besprochen und Lösungen gefunden werden. 

Das Diamant Consulting unterstützt Sie bei Bedarf zudem in Form einer Systemprüfung, Bestandsanalyse sowie bei der reibungslosen Einrichtung erforderlicher Produktkomponenten.

Entscheidet sich ein Diamant/4 Kunde für das Rechnungseingangsmanagement oder die Faktura, sind diese vergleichsweise schnell implementiert. 

• Nach Klärung der Anforderungen werden die Zusatzmodule entsprechend eingerichtet. 

• Das Rechnungseingangsmanagement wird mit dem E-Mail-Server bzw. die Faktura* mit Diamant/4 verbunden. 

• Eine Schulung der Mitarbeitenden schließt die Einführung beim Kunden ab. 

Implementierung des Rechnungseingangsmanagements: ca. 2-3 Tage 
Einrichtung der Faktura: ca. 2-3 Tage 

*Hinweis: Die Faktura wird lokal (on-premise) betrieben. Die entsprechenden Systemvoraussetzungen sind zu erfüllen.

Mit einem Upgrade auf Diamant/4 erhält der Kunde nicht nur neue Funktionen, mehr automatische Prozesse und eine noch bessere Integration, sondern ist auch für die E-Rechnungspflicht optimal aufgestellt. Die Dauer eines Upgrades hängt dabei von vielen individuellen Faktoren ab. Deshalb wird dies zusammen mit dem weiteren Vorgehen kundenspezifisch besprochen und erarbeitet. Wenden Sie sich für weitere Details gerne an Ihren Berater bei Diamant Software.

Damit Sie alle Informationen erhalten, die Sie benötigen, bieten wir Ihnen verschiedene Informations- und Beratungsangebote zur E-Rechnungspflicht an: 

• Live-Webinare 

• E-Learning-Kurs für Kunden