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E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format – Was steckt dahinter?

11. Mai 2017
Melanie Schiering

Anteil an ZUGFeRD-Rechnungen im Mittelstand nimmt zu

„ZUGFeRD“ – immer häufiger wird in den Medien und im Internet über dieses Format für elektronische Rechnungen gesprochen. In mittelständischen Unternehmen gilt das Format noch als Zukunftsmusik – es ist jedoch schon längst Realität! Insbesondere größere Unternehmen verarbeiten heute schon ZUGFeRD-Rechnungen und fordern ihre Lieferanten auf, dieses Format für die Rechnungsstellung zu nutzen. Auch im Mittelstand treffen vermehrt ZUGFeRD-Rechnungen ein. Doch wie unterscheiden sich ZUGFeRD-Rechnungen von einer „normalen“ PDF-Rechnung Und was sind die Besonderheiten und Vorteile, von denen Unternehmen in der täglichen Arbeit profitieren?

ZUGFeRD – eine kurze Beschreibung

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und bezeichnet ein einheitliches Format für elektronische Rechnungen, mit dem so genannte strukturierte Daten zwischen Rechnungssteller und -empfänger ausgetauscht werden. Kurz gesagt: Es handelt sich um eine PDF-Datei, die die Rechnungsdaten als maschinell auswertbaren Text enthält. Diese Rechnungsdaten sind als XML (ein text-basiertes Format zum Austausch strukturierter Informationen) in das PDF eingebettet.

Unterschied: PDF-Rechnung vs. ZUGFeRD-Rechnung

Elektronische Rechnungen treffen meist im PDF-Format als Anhang einer E-Mail beim Empfänger ein. Bei einer reinen PDF-Rechnung benötigt die Buchhaltung eine OCR-Software zur Übertragung der Informationen. Ist das nicht der Fall müssen alle Rechnungsdaten per Hand in das Rechnungseingangsbuch übertragen werden. Auf diesem Weg kann die Rechnung digital weiterverarbeitet werden kann.

Aufgrund der zusätzlich enthaltenen XML-Datei in der ZUGFeRD-Rechnung ist diese doppelt lesbar: Der Empfänger liest das PDF-Dokument, während die Rechnungswesensoftware die eingebetteten elektronischen Daten aufnimmt.

Vorteile des ZUGFeRD-Formats

Das ZUGFeRD-Format besitzt den Vorzug, dass viele Daten schon direkt erkannt und in die entsprechenden Felder der Software übertragen werden. Eine manuelle Eingabe von beispielsweise Belegdatum oder -nummer entfällt, der Erfassungsprozess läuft automatisiert und schneller ab.

Ein weiterer Vorteil: ZUGFeRD ist nicht auf eine bestimmte Unternehmensgröße ausgerichtet, sondern als Standard definiert, der von den unterschiedlichsten Unternehmen eingesetzt werden kann. Durch das standardisierte Format ist keine weitere Interpretation erforderlich und auch eine vorherige Absprache zwischen Sender und Empfänger der Rechnung entfällt.

Erkennungsmerkmale einer ZUGFeRD-Rechnung

Bei PDF-Rechnungen lohnt der Blick in die Details. Je nach eingesetztem PDF-Viewer kann sich zum Beispiel links vom Dokument im Menü eine Büroklammer befinden. Nach einem Klick auf diese Büroklammer werden eventuell im PDF-Format vorhandene Anhänge angezeigt. Ist hier eine XML-Datei hinterlegt, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass es sich um eine ZUGFeRD-Rechnung handelt. Der Text in dieser Datei wirkt für das menschliche Auge eher unübersichtlich, die Software kann aber die verschiedenen Rechnungsdaten sicher auslesen.

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Bei der abgebildeten Rechnung handelt es sich um eine ZUGFeRD-Rechnung. Rechts in der Grafik ist die XML-Datei zu sehen. Sie enthält alle wichtigen Daten für die Weiterverarbeitung der Rechnung. Um zu prüfen, ob es sich um eine ZUGFeRD-Rechnung handelt, ist ein Klick auf die Büroklammer am linken Rand des PDF-Dokuments notwendig.

Für die Verarbeitung einer ZUGFeRD-Rechnung durch die Rechnungswesensoftware ist es nicht notwendig, die XML-Datei zu öffnen. Per Web Services werden die Daten automatisiert für die weitere Verarbeitung an die Software übergeben.

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