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E-Rechnungen im ZUGFeRD Format – Was steckt dahinter?

15. Juni 2020
Melanie Henschel
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Anteil an Rechnungen im ZUGFeRD Format nimmt im Mittelstand zu

Das ZUGFeRD Format ist in den Medien immer wieder ein Thema, wenn es um elektronische Rechnungen (kurz: E-Rechnungen) geht. In mittelständischen Unternehmen gilt das ZUGFeRD Format noch als Zukunftsmusik - es ist jedoch schon längst Realität. Insbesondere größere Unternehmen verarbeiten heute schon ZUGFeRD-Rechnungen und fordern ihre Lieferanten auf, dieses Format für die Rechnungsstellung zu nutzen. Auch im Mittelstand treffen vermehrt ZUGFeRD Rechnungen ein. Doch wie unterscheiden sich ZUGFeRD-Rechnungen von einer „normalen“ PDF-Rechnung? Was steckt genau dahinter? Von welchen Vorteilen profitieren Unternehmen in der täglichen Arbeit?

ZUGFeRD – eine kurze Beschreibung

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und bezeichnet ein einheitliches Format für elektronische Rechnungen. Durch das Format lassen sich sogenannte strukturierte Daten zwischen Rechnungssteller und -empfänger austauschen. Kurz gesagt: Es handelt sich um eine PDF-Datei, die die Rechnungsdaten als maschinell auswertbaren Text enthält. Diese Rechnungsdaten sind als XML (ein text-basiertes Format zum Austausch strukturierter Informationen) in das PDF (die sogenannte Sichtkomponente) eingebettet.

Unterschied zur PDF-Rechnung

E-Rechnungen treffen meist im PDF-Format als Anhang einer E-Mail beim Empfänger ein. Bei einer reinen PDF-Rechnung benötigt die Buchhaltung eine OCR-Software zur Übertragung der Informationen. Ist das nicht der Fall, müssen alle Rechnungsdaten per Hand in das Rechnungseingangsbuch übertragen werden. Auf diesem Weg kann die Rechnung digital weiterverarbeitet werden.

Aufgrund der zusätzlich enthaltenen XML-Datei in der ZUGFeRD Rechnung ist diese doppelt lesbar: Der Empfänger liest das PDF-Dokument, während die Rechnungswesensoftware die eingebetteten elektronischen Daten aufnimmt.

Das sind die Vorteile

Mit dem ZUGFeRD Format werden viele Daten schon direkt erkannt und in die entsprechenden Felder der Software übertragen. Eine manuelle Eingabe von beispielsweise Belegdatum oder Belegnummer entfällt. Somit erfolgt der Erfassungsprozess automatisiert und schneller ab.

Ein weiterer Vorteil: Das ZUGFeRD Format kann jedes Unternehmen unabhängig von der Unternehmensgröße nutzen. Es ist als Standard definiert. Dank des standardisierten Formats ist keine weitere Interpretation der Daten erforderlich. Eine vorherige Absprache zwischen Sender und Empfänger der Rechnung entfällt.

ZUGFeRD 2.0

Seit März 2019 ist ZUGFeRD 2.0 als Weiterentwicklung des ZUGFeRD Formats verfügbar. Worin liegt der Unterschied zu ZUGFeRD 1.0? ZUGFeRD 2.0 erfüllt zusätzlich europäische Normen zur elektronischen Rechnungsstellung. Damit ist dies ein Schritt zur Standardisierung der Rechnungsformate in Europa. Technisch ist ZUGFeRD 2.0 fast identisch mit dem französischen Standard "Factur-X 1.0".

Erkennungsmerkmale einer ZUGFeRD-Rechnung

Bei PDF-Rechnungen lohnt der Blick in die Details. Je nach eingesetztem PDF-Viewer kann sich zum Beispiel links vom Dokument im Menü eine Büroklammer befinden. Nach einem Klick auf diese Büroklammer werden eventuell im PDF-Format vorhandene Anhänge angezeigt. Ist hier eine XML-Datei hinterlegt, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass es sich um eine Rechnung im ZUGFeRD Format handelt. Der Text in dieser Datei wirkt für das menschliche Auge eher unübersichtlich. Die Software kann aber die verschiedenen Rechnungsdaten sicher auslesen.

ZUGFeRD-Rechnung-Beispielansicht

Bei der abgebildeten Rechnung handelt es sich um eine ZUGFeRD Rechnung. Rechts in der Grafik ist die XML-Datei zu sehen. Sie enthält alle wichtigen Daten für die Weiterverarbeitung der Rechnung. Um zu prüfen, ob es sich um eine ZUGFeRD Rechnung handelt, ist ein Klick auf die Büroklammer am linken Rand des PDF-Dokuments notwendig.

 

Für die Verarbeitung einer Rechnung im ZUGFeRD Format durch die Rechnungswesensoftware ist es nicht notwendig, die XML-Datei zu öffnen. Per Web Services werden die Daten automatisiert für die weitere Verarbeitung an die Software übergeben.

Ein Beitrag von
Melanie Henschel
Fachliches Know-how vermitteln, das einem wirklich weiterhilft - Das ist das Anliegen von Melanie und ihren Beiträgen im Diamant Blog. Bereits seit Bestehen des Blogs 2015 schreibt sie rund um die Themen Rechnungswesen und Controlling und hat dabei aktuelle Trends im Blick.

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