1. Automatisierung von Routineaufgaben
- Manuelle Dateneingabe (45,8 Prozent)
- Informationen aus verschiedenen Systemen zusammenführen (41,6 Prozent)
- Datensuche und Datenabgleich (33,7 Prozent)
- Mehrfache Dateneingabe (26,2 Prozent)
- Manuelle Berichterstattung (22,3 Prozent)
Beispiele aus dem Arbeitsalltag
- Bearbeitung und Freigabe der Eingangsrechnungen: Hier lassen sich mit einer digitalen Verwaltung E-Rechnungen sowie Papier-Rechnungen durch das Unternehmen leiten. Die Belege erreichen die richtigen Empfänger. Diese geben sie orts- und zeitunabhängig frei. Am Zeitaufwand wird schnell deutlich: Automatisierte Bearbeitungs- und Freigabeprozesse beschleunigen den Rechnungsumlauf um bis zu 65 Prozent. Von dieser Effizienz profitieren alle Abteilungen im Unternehmen.
- Avisverarbeitung: Zahlungsavise zuzuordnen ist mühselig. Mit einer automatisierten Avisverarbeitung lässt sich die Fehlerquote reduzieren und vor allem Zeit sparen.
- E-Payment-Integration: Die nahtlose Integration von Diensten wie z.B. PayPal, HeidelPay oder Klarna ermöglicht es, Buchungen effizient zu bewältigen und einen Echtzeit-Überblick über alle Zahlungsflüsse zu bekommen.
- Bank-Import: Ein automatischer Import der Bankauszüge sowie ein Saldenabgleich sämtlicher Bankkonten bieten wertvolle Echtzeit-Informationen auf einen Blick.
- Mahnungen erstellen und versenden: Die Software prüft, welche Offenen Posten überfällig sind und kümmert sich um das frühzeitige Mahnen offener Rechnungen. Der Mitarbeitende kontrolliert, welche Mahnungen vom Versand auszuschließen sind und bringt mit wenigen Klicks alle gewünschten Mahnungen per E-Mail auf den Weg.
- Tätigkeiten im Monatsabschluss: Der Monatsabschluss ist ein umfangreicher Prozess, der jeden Monat ansteht. Hier hilft die Rechnungswesen-Software die Effizienz zu steigern, beispielsweise durch das automatisierte Ausbuchen der Restbeträge unter 1 Euro.
2. Echtzeit-Daten und verbesserte Berichterstattung
Eine weitere Chance der Digitalisierung im Rechnungswesen ist die gesteigerte Transparenz in der Berichterstattung und den Unternehmenskennzahlen. In der Studie „Der ehrliche Blick in die kaufmännische Abteilung – Wo stehen wir bei der digitalen Transformation der kaufmännischen Abteilungen in Deutschland“ ist der Nachholbedarf bei den Themen „Automatisierung in der Finanzanalyse und der Berichterstattung sowie bei Abschlüssen“ mit 70 Prozent sehr hoch.
Der kaufmännische Bereich ist der Partner des Managements, der in der gesamten Organisation als Impulsgeber fungiert. Spezialisierte Planungs- und Analyse-Tools rücken daher in den Fokus, um schnell, genau und in Echtzeit die Berichte, Finanzberichte, Bilanzen und Cashflow-Analysen zur Verfügung zu stellen. 79,7 Prozent der Befragten wollen ihre Analyse-/Planungslösungen ausbauen. Auch der Einsatz von Künstlicher Intelligenz ist hier ein Thema.
Digitales Rechnungseingangsmanagement
Setzen Unternehmen zum Beispiel auf ein digitales Rechnungseingangsmanagement werden Eingangs- und Ausgangsrechnungen in den aktuellen Zahlen berücksichtigt, selbst wenn sie noch nicht freigegeben sind.
3. Neue Rollen und verbesserte Zusammenarbeit
Unternehmen, die die Chancen der Digitalisierung im Rechnungswesens nutzen, stellen sich nachhaltig für die Zukunft auf. Ein flexibles Arbeitsumfeld und eine moderne Arbeitsumgebung sind dabei von großer Bedeutung.
Arbeitserleichterung und Transparenz im Team
Digitale Plattformen ermöglichen eine verbesserte Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens und mit externen Partnern. Durch den einfachen Zugang zu Finanzdaten und Dokumenten können Teams standortübergreifend effizient zusammenarbeiten. Dies fördert die Kommunikation und den Informationsaustausch und trägt zu einer besseren Abstimmung und Effizienz bei.
Rollenwandel als Chance
Die Rollen der Mitarbeitenden in der Buchhaltung verändern sich mit dem Einsatz automatisierter Prozesse und dem Wegfall manueller Tätigkeiten. Dies haben Unternehmen bereits erkannt. Laut der Studie „Der ehrliche Blick in die kaufmännische Abteilung – Wo stehen wir bei der digitalen Transformation der kaufmännischen Abteilungen in Deutschland“ setzen Unternehmen in Sachen Digitalisierung des kaufmännischen Bereichs vor allem auf eine regelmäßige und transparente Kommunikation (60,5 Prozent) und auf die Weiterbildung der Mitarbeitenden (59,4 Prozent). Dies unterstreicht die Notwendigkeit, sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte für die Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung zu rüsten, wobei die Schwerpunkte auf Kompetenzentwicklung und effektiver Kommunikation liegen.
4. Mit der Cloud in die Vollvernetzung
Die Digitalisierung im Rechnungswesen bietet Unternehmen die Chance die Flexibilität ihrer Systeme und Prozesse schnell anzupassen und zu skalieren. Ein wichtiger Prozess mit enormem Digitalisierungspotential sind Stammdaten, zum Beispiel aus ERP- und PPS-Systemen, Lohnbuchhaltung, Personalmanagement- und Dokumentenmanagement. Dies ist besonders wichtig in einer sich ständig verändernden Geschäftsumgebung. Cloud-basierte Rechnungswesen-Software kann leicht an die Bedürfnisse eines wachsenden Unternehmens angepasst werden, ohne dass umfangreiche Investitionen in neue Hardware oder Software erforderlich sind. Die Studie „Der ehrliche Blick in die kaufmännische Abteilung – Wo stehen wir bei der digitalen Transformation der kaufmännischen Abteilungen in Deutschland“ zeigt, dass der Mehrwert von Cloud-Technologien im kaufmännischen Bereich erkannt wurde. 63,9 Prozent der Befragten nutzen diese bereits.
Nebeneffekte von Cloud-Software:
- Die wachsenden Anforderungen an den Datenschutz, an Compliance und Revisionssicherheit (GoBD) lassen sich in der Cloud zusammenführen. Denn automatische Prozesse laufen zuverlässig mit den notwendigen Schritten in der korrekten Reihenfolge ab.
- Das (mobile) Arbeiten im Home-Office lässt sich durch die Nutzung der Cloud in der Buchhaltung einfach umsetzen.
5. Mit verbesserte Datenanalyse bessere Entscheidungen treffen
Einsatz von Big Data und fortschrittlichen Analysetools können Unternehmen Muster und Trends erkennen, die zuvor verborgen waren. Diese Erkenntnisse können genutzt werden, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen, Risiken zu minimieren und neue Geschäftsmöglichkeiten zu identifizieren. Durch die Implementierung moderner Technologien können Unternehmen sicherstellen, dass sie nicht nur den aktuellen Anforderungen gerecht werden, sondern auch zukunftsbereit sind.
Und jetzt?
Die digitale Transformation im Rechnungswesen ist ein kontinuierlicher Prozess, der ständige Anpassung und Weiterentwicklung erfordert. Damit die gesamte Organisation von den Daten aus Rechnungswesen und Controlling profitiert, braucht es einen effizienten, bereichsübergreifenden Datenaustausch. Erst dann lassen sich unternehmensweite Prozesse automatisieren und umsetzen. Aber wo finden Unternehmen Ansatzsatzpunkte für die Digitalisierung im Rechnungswesen? Wie können Sie die Chancen für sich optimal nutzen? Lesen Sie dazu mehr in der aktuellen Studie „Der ehrliche Blick in die kaufmännische Abteilung – Wo steht der kaufmännische Bereich beim Thema digitale Transformation.“
Studie 2024
Der ehrliche Blick in die kaufmännische Abteilung
Die Realität zeigt, dass die kaufmännischen Abteilungen sich in einer digitalen Grauzone bewegen. Dies regt mit Blick auf die aktuellen Herausforderungen zum Nachdenken an.
Machen Sie den Check und reflektieren:
Wo stehen Sie mit Ihrem Unternehmen?
