Digitalisierung im Rechnungswesen – Worauf es jetzt ankommt!

Längst erkennen Unternehmen, dass die digitale Transformation eine wichtige Voraussetzung für die Zukunftsfähigkeit des eigenen Unternehmens ist. Ohne Digitalisierung ist das Automatisieren von Prozessen nicht möglich. Das gilt auch für die Digitalisierung im Rechnungswesen. Mithilfe der papierlosen Buchhaltung steigt nicht nur die Flexibilität des kaufmännischen Bereichs in Pandemiezeiten, sondern Abläufe werden schneller und sicherer. Worauf es jetzt ankommt!

Vorteile der Digitalisierung im Rechnungswesen

Die digitale Transformation bringt viele Vorteile für Unternehmen mit sich:

Zeitersparnis
Die Buchhaltung ist geprägt von Aufgaben, die sich regelmäßig wiederholen und jedes Mal ein hohes Maß an Arbeit erfordern. Bei diesen Prozessen ergibt sich ein großes Potenzial für Automatisierung: Viele Schritte können digital und zeitgesteuert durchgeführt werden.

Reduzierung der Kosten
Fehler kosten Zeit und somit Geld. Durch die Digitalisierung von manuellen Prozessen lassen sich Fehler reduzieren und somit Kosten einsparen.

Zeit für wichtige Aufgaben
Durch den Wegfall zeitintensiver Routinearbeiten, die automatisiert ablaufen, können sich Mitarbeitende auf anspruchsvollere Tätigkeiten im Reporting oder Monatsabschluss konzentrieren.

Was läuft besser digital

Beispiele für die Digitalisierung im Rechnungswesen:

Bearbeitung und Freigabe der Eingangsrechnungen
Die manuelle Eingabe von Rechnungen und das Verteilen an den zuständigen Mitarbeitenden nimmt viel Zeit in Anspruch. Werden Eingangsrechnungen digitalisiert bearbeitet, liegt die Freigabe früher vor und Skontogewinne werden realisiert.

Avisverarbeitung
Zahlungsavise zuzuordnen ist mühselig. Mit einer automatisierten Avisverarbeitung lässt sich die Fehlerquote reduzieren und vor allem Zeit sparen.

Mahnungen erstellen und versenden
Die Software prüft, welche Offenen Posten überfällig sind und kümmert sich um das frühzeitige Mahnen offener Rechnungen. Der Mitarbeitende kontrolliert, welche Mahnungen vom Versand auszuschließen sind und bringt mit wenigen Klicks alle gewünschten Mahnungen per E-Mail auf den Weg.

Tätigkeiten im Monatsabschluss
Der Monatsabschluss ist ein umfangreicher Prozess, der jeden Monat ansteht. Hier hilft die Rechnungswesen-Software die Effizienz zu steigern, beispielsweise durch das automatisierte Ausbuchen der Restbeträge unter 1 Euro.

Neue Rollen wahrnehmen

Unternehmen, die sich für die Digitalisierung ihres Rechnungswesens entscheiden, profitieren in vielerlei Hinsicht. Gleichzeitig verändert sich die Rolle der Buchhaltung mit dem Einsatz automatisierter Prozesse und dem Wegfall manueller Tätigkeiten.

So wandelt sich das Rechnungswesen zum Business Partner. Es versorgt die Geschäftsführung noch zielgerichteter mit wichtigen Informationen für die Unternehmenssteuerung. Ein Aspekt, der mit Blick auf die Zukunftsfähigkeit der Organisation eine große Relevanz bekommt.

Digitalisierung im Rechnungswesen mithilfe von Cloudlösungen

Geht es um die Digitalisierung im Rechnungswesen, spielt die Buchhaltung aus der Cloud eine wichtige Rolle. Denn mit der passenden Cloudlösung wird das Rechnungswesen flexibler und moderner. Daten werden in der Cloud gespeichert und sind von berechtigten Mitarbeitenden von überall und zu jeder Zeit erreichbar.

Vernetzung als Basis

Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist kein Selbstzweck. Sie entfaltet ihre volle Kraft, wenn der kaufmännische Bereich mit anderen Abteilungen vernetzt ist. Damit die gesamte Organisation von den Daten aus Rechnungswesen und Controlling profitiert, braucht es einen effizienten, bereichsübergreifenden Datenaustausch. Erst dann lassen sich unternehmensweite Prozesse automatisieren und umsetzen.

Von Nebeneffekten profitieren

Durch die Automatisierung lassen sich Compliance-Anforderungen viel leichter erfüllen. Denn automatische Prozesse laufen zuverlässig mit den notwendigen Schritten in der korrekten Reihenfolge ab. Mit entsprechend zertifizierter Software wird die Digitalisierung im Rechnungswesen GoBD-konform umgesetzt. Ein weiterer Nebeneffekt: Das (mobile) Arbeiten im Home-Office lässt sich durch die Nutzung der Cloud in der Buchhaltung einfach umsetzen. Auch gewinnt der kaufmännische Bereich in Zeiten von Fachkräftemangel durch die sich verändernden Aufgaben weiter an Attraktivität.

Die Schritte zur Digitalisierung im Rechnungswesen

Vorteile, Beispiele und auf welche Themen es im Kontext der Digitalisierung im Rechnungswesen ankommt sind nun bekannt. Doch wie geht es weiter? Wo finden Unternehmen Ansatzsatzpunkte für die Digitalisierung im Rechnungswesen? Machen Sie eine Bestandsaufnahme und überprüfen Sie, welche Prozesse regelmäßig am meisten Zeit und Nerven kosten. Überlegen Sie, wie diese Abläufe idealerweise aussähen. Oft beginnen Unternehmen mit einem klassischen Buchhaltungsprozess, dem Rechnungseingang. Hier lässt sich in Sachen Digitalisierung im Rechnungswesen schon eine Menge erreichen.

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Ulrike Zimmermann
Das Rechnungswesen wird oft unterschätzt und erhält nicht die Wertschätzung, die es verdient - Das zu ändern hat sich Ulrike Zimmermann vorgenommen. Sie schreibt im Diamant Blog zu den Themen Digitalisierung von Prozessen, Automatisierung und KI im Rechnungswesen sowie zur Weiterentwicklung des Controllings.

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