Tipps & Tricks: Abläufe im Mahnwesen optimal gestalten

In jedem Unternehmen ist ein zuverlässiges und effektives Mahnwesen von zentraler Bedeutung für die Liquidität. Die Herausforderung: Kundenbeziehungen nicht zu gefährden. Die folgenden Tipps und Tricks helfen Ihnen dabei die Abläufe im Mahnwesen kundenorientiert zu gestalten. So sichern Sie Ihren Zahlungseingang und pflegen Kundenbeziehungen.

Die erfolgreiche Mahnstrategie

Klare Zahlungsbedingungen

Unternehmen sollten ihre Zahlungsbedingungen von Anfang an klar definieren und kommunizieren. In allen Vertragsdokumenten, auf Rechnungen und auf der Website des Unternehmens sollten diese leicht zugänglich sein. Durch klare Richtlinien wissen die Kunden , was sie in punkto Mahnwesen erwartet und welche Fristen einzuhalten sind.

Frühzeitige Kommunikation

Ein Schlüssel zum Erfolg ist es, frühzeitig den Dialog mit dem Kunden zu suchen. Bei den ersten Anzeichen von Zahlungsverzug sollten freundliche Zahlungserinnerungen verschickt werden. Oft reicht eine einfache Erinnerung aus, um den Kunden zur Zahlung zu bewegen, ohne dass eine formelle Mahnung erforderlich ist.

Personalisierter Ansatz

Jeder Kunde ist anders, und dies sollte sich in der Kommunikation widerspiegeln. Ist bei Neukunden ein standardisiertes Erinnerungsschreiben angemessen, kann es bei langjährigen Kunden sinnvoller sein, einen persönlicheren und direkteren Kontakt zu wählen. Dies zeigt dem Kunden, dass dem Unternehmen die Geschäftsbeziehung wichtig ist und man bereit ist, auf seine individuelle Situation einzugehen.

Flexibilität

In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, Flexibilität bei den Zahlungsbedingungen zu zeigen. Insbesondere dann, wenn es sich um treue Kunden handelt, die vorübergehend in Schwierigkeiten sind. Angebote wie Zahlungsaufschub oder Ratenzahlung können in solchen Fällen die Kundenbeziehung stärken und gleichzeitig die Zahlung sicherstellen.

Software-Tipp: Geschäftsbeziehungen durch kundenzentriertes Mahnwesen verbessern

Jeder Kunde ist anders. In Diamant/4 können Sie deshalb ganz genau festlegen, wie Sie Ihre Abläufe im Mahnwesen gestalten und Ihre Debitoren ansprechen. So sorgen Sie langfristig für gute Geschäftsbeziehungen.

Die Mahnung: Was steht drin?

Obwohl das Gesetz (§ 286 BGB) des Bürgerlichen Gesetzbuches für Mahnungen keine Schriftform vorschreibt, empfiehlt es sich, die Mahnung schriftlich zu versenden. Im Falle eines gerichtlichen Mahnverfahrens kann sie als Beweismittel dienen. Damit die Mahnung rechtsgültig ist, muss der Inhalt der Mahnung bestimmte Punkte enthalten:

  • Details der Forderung: Dies umfasst die Rechnungsnummer, das Datum der Rechnung, das Fälligkeitsdatum und den offenen Betrag inklusive aller Zinsen oder Gebühren.
  • Zahlungsaufforderung: Ein höflicher, aber bestimmter Text, der zur Zahlung des ausstehenden Betrags auffordert.
  • Zahlungsoptionen: Klare Anweisungen, wie die Zahlung vorgenommen werden kann, inklusive aller relevanten Kontodaten.
  • Fristsetzung: Eine angemessene Frist für die Zahlung, nach der weitere Schritte eingeleitet werden könnten.
  • Konsequenzen bei Nichtzahlung: Information über weitere Mahngebühren oder rechtliche Schritte, formuliert in einem sachlichen und respektvollen Ton.

Gestaltung von Mahnstufen

Ein gestaffeltes Mahnverfahren hilft den Ton und die Dringlichkeit der Kommunikation schrittweise zu erhöhen:

  • Erste Mahnung: Eine freundliche Erinnerung, dass die Zahlung fällig ist.
  • Zweite Mahnung: Ein nachdrücklicher Hinweis auf die überfällige Zahlung und mögliche Konsequenzen.
  • Dritte Mahnung: Eine formelle Mitteilung, dass rechtliche Schritte eingeleitet werden können, falls keine Zahlung erfolgt.

Software-Tipp: Mahnwesen automatisieren - Von der ersten bis zur letzten Mahnung

Mit dem Diamant/4 Mahnwesen verwalten Sie Ihre offenen Forderungen und überfällige Zahlungen effizient und haben somit die Abläufe im Mahnwesen immer im Blick:

Mahngebühren und Verzugszinsen

Mahngebühren und Verzugszinsensollten fair und transparent sein. Kunden müssen über potenzielle Gebühren bei Vertragsabschluss informiert werden. Mahngebühren müssen den tatsächlichen Aufwendungen entsprechen und rechtlich zulässig sein.

Umgang mit wichtigen Kunden

Der Schlüssel zum Umgang mit wichtigen Kunden liegt in der personalisierten Kommunikation. Ein persönliches Gespräch ist in der Regel effektiver als eine schriftliche Mahnung. Verständnis für die Situation des Kunden und gemeinsame Lösungssuche können die Beziehung stärken.

Umgang mit schwierigen Kunden

Bei schwierigen Kunden ist Konsequenz wichtig. Alle Kontaktversuche sin dazu dokumentieren, um bei Bedarf entsprechende Maßnahmen nachweisen zu können. Ein professioneller, aber bestimmter Ton hilft, die Ernsthaftigkeit der Situation zu vermitteln.

Abläufe im Mahnwesen ganzheitlich gestalten

Gut durchdachte Abläufe im Mahnwesen sind nicht nur ein Instrument zur Sicherung der Liquidität, sondern ein wichtiger Bestandteil der Kundenpflege. Durch einen ausgewogenen Ansatz lässt sich sicherstellen, dass Zahlungen pünktlich eingehen, während die Kundenbeziehungen erhalten und gestärkt werden.

Checkliste

Forderungen managen & Liquidität verbessern

Jessica Jonack
Prozesse in der Buchhaltung zu optimieren und so mehr Raum für das Wesentliche zu schaffen, dies ist das Ziel der Account Managerin. Dies zeigt sich auch in ihren Texten: Tagesgeschäft vereinfachen und auf ein neues Level bringen.

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