Die erfolgreiche Mahnstrategie
Klare Zahlungsbedingungen
Unternehmen sollten ihre Zahlungsbedingungen von Anfang an klar definieren und kommunizieren. In allen Vertragsdokumenten, auf Rechnungen und auf der Website des Unternehmens sollten diese leicht zugänglich sein. Durch klare Richtlinien wissen die Kunden , was sie in punkto Mahnwesen erwartet und welche Fristen einzuhalten sind.
Frühzeitige Kommunikation
Ein Schlüssel zum Erfolg ist es, frühzeitig den Dialog mit dem Kunden zu suchen. Bei den ersten Anzeichen von Zahlungsverzug sollten freundliche Zahlungserinnerungen verschickt werden. Oft reicht eine einfache Erinnerung aus, um den Kunden zur Zahlung zu bewegen, ohne dass eine formelle Mahnung erforderlich ist.
Personalisierter Ansatz
Jeder Kunde ist anders, und dies sollte sich in der Kommunikation widerspiegeln. Ist bei Neukunden ein standardisiertes Erinnerungsschreiben angemessen, kann es bei langjährigen Kunden sinnvoller sein, einen persönlicheren und direkteren Kontakt zu wählen. Dies zeigt dem Kunden, dass dem Unternehmen die Geschäftsbeziehung wichtig ist und man bereit ist, auf seine individuelle Situation einzugehen.
Flexibilität
In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, Flexibilität bei den Zahlungsbedingungen zu zeigen. Insbesondere dann, wenn es sich um treue Kunden handelt, die vorübergehend in Schwierigkeiten sind. Angebote wie Zahlungsaufschub oder Ratenzahlung können in solchen Fällen die Kundenbeziehung stärken und gleichzeitig die Zahlung sicherstellen.
Software-Tipp: Geschäftsbeziehungen durch kundenzentriertes Mahnwesen verbessern
Jeder Kunde ist anders. In Diamant/4 können Sie deshalb ganz genau festlegen, wie Sie Ihre Abläufe im Mahnwesen gestalten und Ihre Debitoren ansprechen. So sorgen Sie langfristig für gute Geschäftsbeziehungen.
- Individuelle Mahntexte je nach Kundengruppe und Rechnungsart anlegen
- Abläufe individualisieren mit rollen- oder aufgabenorientierten Dashboards (Debitoren-/ Kreditorenbuchhalter*in oder lieber Mahn- und Forderungsdashboard)
- Zahlungskonditionen direkt an Personenkonto pflegen
- Einzelne Offene Posten oder ganze Personenkonten ausschließen
- OP-Analyse nach Mahnsperrgründen durchführen
- Archivieren Sie Rechtsfälle in der Revisionssicheren Ablage
- Frühwarnsystem: Auf das „Debitorenregister Deutschland“ der Creditreform zugreifen und Rückschlüsse auf das zukünftige Zahlungsverhalten des Kunden ziehen
Die Mahnung: Was steht drin?
Obwohl das Gesetz (§ 286 BGB) des Bürgerlichen Gesetzbuches für Mahnungen keine Schriftform vorschreibt, empfiehlt es sich, die Mahnung schriftlich zu versenden. Im Falle eines gerichtlichen Mahnverfahrens kann sie als Beweismittel dienen. Damit die Mahnung rechtsgültig ist, muss der Inhalt der Mahnung bestimmte Punkte enthalten:
- Details der Forderung: Dies umfasst die Rechnungsnummer, das Datum der Rechnung, das Fälligkeitsdatum und den offenen Betrag inklusive aller Zinsen oder Gebühren.
- Zahlungsaufforderung: Ein höflicher, aber bestimmter Text, der zur Zahlung des ausstehenden Betrags auffordert.
- Zahlungsoptionen: Klare Anweisungen, wie die Zahlung vorgenommen werden kann, inklusive aller relevanten Kontodaten.
- Fristsetzung: Eine angemessene Frist für die Zahlung, nach der weitere Schritte eingeleitet werden könnten.
- Konsequenzen bei Nichtzahlung: Information über weitere Mahngebühren oder rechtliche Schritte, formuliert in einem sachlichen und respektvollen Ton.
Gestaltung von Mahnstufen
Ein gestaffeltes Mahnverfahren hilft den Ton und die Dringlichkeit der Kommunikation schrittweise zu erhöhen:
- Erste Mahnung: Eine freundliche Erinnerung, dass die Zahlung fällig ist.
- Zweite Mahnung: Ein nachdrücklicher Hinweis auf die überfällige Zahlung und mögliche Konsequenzen.
- Dritte Mahnung: Eine formelle Mitteilung, dass rechtliche Schritte eingeleitet werden können, falls keine Zahlung erfolgt.
Software-Tipp: Mahnwesen automatisieren - Von der ersten bis zur letzten Mahnung
Mit dem Diamant/4 Mahnwesen verwalten Sie Ihre offenen Forderungen und überfällige Zahlungen effizient und haben somit die Abläufe im Mahnwesen immer im Blick:
- Erinnerungs- sowie Mahnvorschläge automatisieren
- Parallel mehrere Mahnvorschläge durchführen lassen
- Umfassendes Rechtsfallmanagement, zum Beispiel mit Teil- oder Vollrückziehung
Mahngebühren und Verzugszinsen
Mahngebühren und Verzugszinsensollten fair und transparent sein. Kunden müssen über potenzielle Gebühren bei Vertragsabschluss informiert werden. Mahngebühren müssen den tatsächlichen Aufwendungen entsprechen und rechtlich zulässig sein.
Umgang mit wichtigen Kunden
Der Schlüssel zum Umgang mit wichtigen Kunden liegt in der personalisierten Kommunikation. Ein persönliches Gespräch ist in der Regel effektiver als eine schriftliche Mahnung. Verständnis für die Situation des Kunden und gemeinsame Lösungssuche können die Beziehung stärken.
Umgang mit schwierigen Kunden
Bei schwierigen Kunden ist Konsequenz wichtig. Alle Kontaktversuche sin dazu dokumentieren, um bei Bedarf entsprechende Maßnahmen nachweisen zu können. Ein professioneller, aber bestimmter Ton hilft, die Ernsthaftigkeit der Situation zu vermitteln.
Abläufe im Mahnwesen ganzheitlich gestalten
Gut durchdachte Abläufe im Mahnwesen sind nicht nur ein Instrument zur Sicherung der Liquidität, sondern ein wichtiger Bestandteil der Kundenpflege. Durch einen ausgewogenen Ansatz lässt sich sicherstellen, dass Zahlungen pünktlich eingehen, während die Kundenbeziehungen erhalten und gestärkt werden.
Checkliste
Forderungen managen & Liquidität verbessern
- Holen Sie sich Tipps & Tricks für ein effizienteres Debitorenmanagement
- Bestimmen Sie SOLL-Werte für eine ausgewogene Risiko- und Vertriebspolitik im Unternehmen
- Erfahren Sie, welche Automatisierungsmöglichkeiten es im Mahnwesen gibt
