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Instrumente für ein ganzheitliches Forderungsmanagement

14. Juni 2016
Linda Staude

Transparenz steigern & Optimierungspotenzial erkennen

Branchenübergreifend sieht sich jedes Unternehmen mit Forderungsausfällen konfrontiert, die angesichts limitierter Kapitaldecken im Mittelstand existentielle Folgen nach sich ziehen können. Ein ganzheitliches Forderungsmanagement führt nicht dazu, dass die Debitoren schneller zahlen. Es steigert aber die Transparenz über die Unternehmensdaten und liefert somit Anknüpfungspunkte für eine nachhaltige Verbesserung der finanziellen Situation.

Das Management offener Posten

Ein Forderungsausfall von 3 % ist durchaus nichts Ungewöhnliches, beträgt aber bei einem Forderungsbestand von einer Million Euro beachtliche 30.000 Euro. Der Anteil des Forderungsbestands an der Bilanzsumme kann zwischen 25 % und 30 % liegen, in Einzelfällen sogar noch deutlich höher. Auch das Risiko von Zinsverlusten darf nicht außer Acht gelassen werden. Angenommen, ein Kunde begleicht eine Rechnung über 50.000 Euro neun Tage nach Fälligkeit; bei einer Verzinsung von 4 % liegt der Zinsverlust dann bei rund 50 Euro. Offenbar zunächst nicht viel, was eine Hochrechnung allerdings schnell widerlegt (vgl. Grafik). Ein konsequentes Forderungsmanagement verkürzt den Zeitraum bis zum Zahlungseingang und sichert damit sowohl Rentabilität als auch Liquidität.

Grafik_Forderungsmanagement

Debitoren, die ihre Rechnungen erst begleichen, wenn sie überfällig sind, werden ermittelt. Durch diese Informationen erhalten die Unternehmen erst die Chance zu handeln: ggf. wird bei bestimmten Debitoren demnächst genauer hingeguckt oder eine Vorauszahlung vereinbart, um die fristgerechte Zahlung sicherzustellen.

BI-gestütztes Forderungscontrolling

Wie lässt sich aktiv die Transparenz eines Forderungsmanagement steigern? Die Antwort: Umfassende Analysemöglichkeiten und Management-Reports . Ein Business Intelligence (BI) gestütztes Controlling erlaubt eine bisher nie dagewesene Transparenz im Forderungsmanagement.Kennzahlen helfen den Blick nach innen zu richten und Sachverhalte objektiv und vergleichbar zu betrachten. Sie unterstützen bei der Formulierung von Handlungsalternativen und geben Antworten auf diese Fragen:

  • Welche Kunden sind die schlechtesten Zahler?
  • Welche Kunden sind am weitesten in Verzug?
  • Welche Kunden befinden sich in oberen Mahnstufen?
  • Wie verteilen sich die offenen Posten auf die Kunden?
  • Wie verteilen sich die offenen Posten auf die Fälligkeitsklassen?

 

Mit Hilfe der im Folgenden erläuterten Instrumente des BI-gestützten Forderungscontrollings sind Verantwortliche für das Forderungsmanagement zu jeder Tages- und Nachtzeit zu ihren Forderungen auskunftsfähig. Mit Hilfe von Frühwarnsystemen und aussagekräftigen Grafiken lassen sich Unregelmäßigkeiten auf einen Blick erkennen.

Instrumente für ein aktives Risikomanagement im Forderungsbestand

Dashboard
Das Forderungsdashboard zeigt nach dem morgendlichen Start der Rechnungswesensoftware eine prägnante Übersicht zum aktuellen Stand der Dinge. Es unterstützt, frühzeitig drohende dubiose und risikobehaftete Forderungen zu erkennen.

Fälligkeitsübersicht
Eine Fälligkeitsübersicht enthält tabellarisch aufgeführt sämtliche Debitoren mit den Anteilen ihrer offenen Posten (OP) in den Fälligkeitsklassen.

Forderungs-Cockpit
Nach dem „One Page only“-Prinzip zeigt ein Forderungs-Cockpit die wichtigsten Informationen auf einer Seite. Dies ermöglicht einen kompakten Überblick über die aktuelle Forderungslage eines Unternehmens. Bestandteile des Cockpits sind zum Beispiel die Größenordnung der offenen Rechnungsbeträge mit kritischen Fälligkeitsklassen, Beträge in hohen Mahnstufen, schlechteste Zahlungsmoral und die Mahnquote.

XYZ-Dashboard
Analog der absatzorientierten ABC-Analyse klassifiziert die XYZ-Analyse die Debitoren nach Ausfallrisiko. Fallen zum Beispiel fast 50% der offenen Posten auf nur zwei Debitoren, wäre ein Ausfall dieser offenen Posten höchst kritisch. Das XYZ-Dashboard ist eine gute Basis für anstehende Entscheidungen und die Formulierung von Handlungsempfehlungen.

Mahnquotenanalyse
Gibt es Debitoren, die kurz vor dem Rechtsfall stehen? Gibt es offene Posten, die überfällig sind, aber noch nicht gemahnt wurden? Gibt es gehäuft offene Posten, die wiederholt nicht in Mahnvorschläge aufgenommen wurden? Diese und andere Fragen lassen sich schnell auf einen Blick beantworten und ermöglicht das Einleiten entsprechender Maßnahmen im Mahnwesen.

Debitorenregister Deutschland
Eine Integration des Debitorenregisters Deutschlands (DRD) der Creditrefom unterstützt, die Zahlungsmoral der Kunden besser zu überwachen. Die Abnahme der Zahlungsmoral ist unter Umständen der erste Indikator einer dubiosen Forderung oder eines drohenden Forderungsausfalls.

Über die Autorin

Linda Staude, Produktmanagerin bei Diamant Software, veröffentlichte 2016 die 2. Auflage ihres Fachbuchs „Controlling – klar und einfach – Der Aufbau eines mittelstandsgerechten Controllings“. Im 12. Kapitel widmet sie sich dem Thema Forderungsmanagement und zeigt auf wie BI-gestütztes Forderungscontrolling dabei unterstützt, den Umgang mit offenen Posten nachhaltig zu verbessern.

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