Forderungscontrolling: Instrumente für ein ganzheitliches Forderungsmanagement

Branchenübergreifend sieht sich jedes Unternehmen mit Forderungsausfällen konfrontiert, die angesichts limitierter Kapitaldecken im Mittelstand existentielle Folgen nach sich ziehen können. Ein aktives Forderungscontrolling mit passenden Instrumenten wirkt sich positiv auf das Forderungsmanagement aus.

Forderungsausfälle bedrohen Rentabilität und Liquidität

Ein Forderungsausfall von 3 Prozent ist durchaus nichts Ungewöhnliches, beträgt aber bei einem Forderungsbestand von 1 Mio. Euro beachtliche 30.000 Euro. Der Anteil des Forderungsbestands an der Bilanzsumme kann zwischen 25 Prozent und 30 Prozent liegen, in Einzelfällen sogar noch deutlich höher. Auch das Risiko von Zinsverlusten darf nicht außer Acht gelassen werden. Angenommen, ein Kunde begleicht eine Rechnung über 50.000 Euro neun Tage nach Fälligkeit; bei einer Verzinsung von 4 Prozent liegt der Zinsverlust dann bei rund 50 Euro. Offenbar zunächst nicht viel, was eine Hochrechnung allerdings schnell widerlegt. Ein offensichtlicher Grund sich aktiver mit dem Thema Forderungscontrolling zu beschäftigen.

Ein ganzheitliches Forderungscontrolling ist gefragt

Ein ganzheitliches und konsequentes Forderungscontrolling führt nicht direkt dazu, dass die Debitoren schneller zahlen. Es steigert aber die Transparenz über die Unternehmensdaten und liefert somit Anknüpfungspunkte für eine nachhaltige Verbesserung der finanziellen Situation. Beispielsweise fallen die Debitoren auf, die ihre Rechnungen grundsätzlich erst begleichen, wenn sie überfällig sind. Durch diese Informationen erhalten die Unternehmen die Chance zu handeln: ggf. wird bei bestimmten Debitoren demnächst genauer hingeguckt oder eine Vorauszahlung vereinbart, um die fristgerechte Zahlung sicherzustellen.

Ein BI-gestütztes Forderungscontrolling als Werkzeug einsetzen

Wie lässt sich aktiv die Transparenz des Forderungsmanagements steigern? Die Antwort: Mit umfassenden Analysemöglichkeiten und Management-Reports, zum Beispiel mit Hilfe eines Business Intelligence (BI) gestützten Forderungscontrollings. Kennzahlen helfen den Blick nach innen zu richten und Sachverhalte objektiv und vergleichbar zu betrachten. Sie unterstützen bei der Formulierung von Handlungsalternativen und geben Antworten auf diese Fragen:

  • Welche Kunden sind die schlechtesten Zahler?
  • Welche Kunden sind am weitesten in Verzug?
  • Welche Kunden befinden sich in oberen Mahnstufen?
  • Wie verteilen sich die offenen Posten auf die Kunden?
  • Wie verteilen sich die offenen Posten auf die Fälligkeitsklassen?

Mit Hilfe der im Folgenden erläuterten Instrumente des BI-gestützten Forderungscontrollings sind Verantwortliche für das Forderungsmanagement zu jeder Tages- und Nachtzeit zu ihren Forderungen auskunftsfähig. Mit Hilfe von Frühwarnsystemen und aussagekräftigen Grafiken lassen sich Unregelmäßigkeiten auf einen Blick erkennen.

Instrumente für ein aktives Risikomanagement im Forderungscontrolling

Forderungs-Cockpit

Nach dem „One Page only“-Prinzip zeigt ein Forderungs-Cockpit die wichtigsten Informationen auf einer Seite. Dies ermöglicht einen kompakten Überblick über die aktuelle Forderungslage eines Unternehmens. Bestandteile des Cockpits sind zum Beispiel die Größenordnung der offenen Rechnungsbeträge mit kritischen Fälligkeitsklassen, Beträge in hohen Mahnstufen, schlechteste Zahlungsmoral und die Mahnquote.

Mahnquotenanalyse

Gibt es Debitoren, die kurz vor dem Rechtsfall stehen? Sind offene Posten vorhanden, die überfällig sind, aber noch nicht gemahnt wurden? Gibt es gehäuft offene Posten, die wiederholt nicht in Mahnvorschläge aufgenommen wurden? Diese und andere Fragen lassen sich schnell auf einen Blick beantworten und ermöglicht das Einleiten entsprechender Maßnahmen im Mahnwesen.

Fälligkeitsübersicht

Eine Fälligkeitsübersicht enthält tabellarisch aufgeführt sämtliche Debitoren mit den Anteilen ihrer offenen Posten (OP) in den Fälligkeitsklassen.

XYZ-Dashboard

Analog der absatzorientierten ABC-Analyse klassifiziert die XYZ-Analyse die Debitoren nach Ausfallrisiko. Fallen zum Beispiel fast 50% der offenen Posten auf nur zwei Debitoren, wäre ein Ausfall dieser offenen Posten höchst kritisch. Das XYZ-Dashboard ist eine gute Basis für anstehende Entscheidungen und die Formulierung von Handlungsempfehlungen.

Debitorenregister Deutschland

Eine Integration des Debitorenregisters Deutschlands (DRD) der Creditrefom unterstützt, die Zahlungsmoral der Kunden besser zu überwachen. Die Abnahme der Zahlungsmoral ist unter Umständen der erste Indikator einer dubiosen Forderung oder eines drohenden Forderungsausfalls.

Melanie Henschel
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