Die Bedeutung von Excel im Controlling
Excel hat seine Berechtigung. Vor allem im Bereich einfacher Auswertungen und überschaubarer Controlling-Prozesse.
- Die Oberfläche ist intuitiv und erfordert wenig Einarbeitung.
- Viele Nutzer sind bereits mit der Anwendung vertraut.
- Im Vergleich zu spezialisierter Software ist Excel günstig.
- Bei überschaubarem Datenbestand ist die Anwendung sehr performant.
- Es stehen viele Online-Hilfen zur Verfügung, mit denen Nutzer Probleme eigenständig beheben können.
Die Grenzen von Excel im digitalen Zeitalter
Die Anforderungen an Berichte und Analysen haben sich durch Big Data und das rasante Tempo der Digitalisierung verändert und tun dies weiter zunehmend. Bei der Auswertung großer Datenmengen kommt Excel irgendwann an seine Grenzen. Es wird immer aufwendiger und zeitintensiver Auswertungen zu erstellen. Speziell auf Analyse und Planung ausgerichtete Software verfügt über einen hohen Automatisierungsgrad. Somit lassen sich viel smarter Erkenntnisse aus den vorhandenen Daten herausfiltern. Die Entscheidungen sind strategisch und prozessorientiert ausgerichtet.
Excel im Controlling: Offenkundige Schwächen
Unternehmen verschenken Wettbewerbsvorteile und Effizienz, wenn sie weiter an Excel als Standard-Tool für Berichte und Analysen festhalten. Darüber hinaus hat Excel praktische Nachteile, ganz unabhängig von der technologischen Weiterentwicklung.
- Daten werden in Excel häufig manuell eingegeben. Damit wird jede größere Auswertung zu einem zeit- und kostenintensiven Unterfangen. Zudem steigt die Gefahr von Falscheingaben und daraus abgeleiteten Fehleinschätzungen.
- Eine Zugriffssteuerung innerhalb von Excel ist kaum möglich, was zu massiven Sicherheits- und Compliance-Problemen führen kann, wenn Mitarbeiter auf Inhalte zugreifen, die nicht für sie bestimmt sind.
- Verschiedene Datensätze zusammenzuführen, ist nicht ohne Weiteres in Excel möglich und führt häufig zu Fehlern.
- Bei der Erstellung umfangreicher Reportings sinkt die Performanz.
- Excel stellt keine Änderungshistorie zur Verfügung. Eine Kontrolle, wer welche Daten eingepflegt und verändert hat, kann so nicht erfolgen.
- Die Zusammenarbeit gestaltet sich schwierig, wenn Abteilungen nicht mit zentralen Dokumenten arbeiten, sondern lokale Versionen erstellen und ihre eigenen Makros verwenden. Schnell herrscht Unsicherheit, ob mit den aktuellen Daten gearbeitet wird.
- Ein einheitlicher Datenbestand ist nicht garantiert.
Wachsendes Interesse an spezialisierten Planungs- und Analyse-Tools
Trotz aller Vorteile, Nachteile und Grenzen, Excel ist und bleibt nach wie vor wichtig für die Bereiche Rechnungswesen und Controlling. Diese Erkenntnis bestätigt eine jüngst veröffentlichte Studie „Der ehrliche Blick in die kaufmännische Abteilung – Wo stehen Unternehmen bei der digitalen Transformation der kaufmännischen Abteilungen in Deutschland, 2024“.
Die anhaltend hohe Nutzung von Excel und anderen Spreadsheet-Softwarelösungen zeigt, dass trotz der Verfügbarkeit fortschrittlicherer Tools bewährte Methoden weiterhin eine wichtige Rolle in vielen Unternehmen spielen. Ein bemerkenswerter Anteil (18,2 Prozent) plant jedoch eine Reduzierung der Nutzung. Lediglich 8,5 Prozent planen den weiteren Ausbau von Excel und Spreadsheet-Software. Sehr erfreulich ist: Das Interesse an der Erweiterung von Finanzplanungs- und Analyse-Tools (29,8 %) sowie Business Intelligence Lösungen (28,5 %) wie Power BI und Tableau deutet darauf hin, dass Unternehmen zunehmend mehr Wert auf datengestützte Entscheidungsfindung legen.
Integrierter Einsatz von Excel im Controlling
Die moderne Web Services Technologie der bidirektionalen Excel-Integration ermöglicht, dass alle für den Datenaustausch benötigten Unternehmenszahlen aus dem Rechnungswesen in Excel eingebunden und direkt dort genutzt werden können. Die Arbeit mit Excel wird somit weiter automatisiert, beschleunigt und vereinfacht. Ein großer Nachteil von Excel, die Fehleranfälligkeit manuell aufgesetzter und gepflegter Tabellenwerke im Berichtswesen und Controlling, entfällt nun endgültig.
Hochwertige Berichte (Lageberichte, Kostenstellenreporting, Quartalsberichte für die Banken, etc.) lassen sich flexibel nach individuellen Anforderungen wie gewohnt in Excel erstellen. Sind diese einmal erstellt, befüllt die Rechnungswesensoftware sie künftig per Knopfdruck mit aktualisierten Echtdaten aus dem Rechnungswesen. So sind die Berichte ad hoc abrufbar und immer aktuell.
In der bereichsübergreifenden Planung hat sich das so genannte „Gegenstromverfahren“ etabliert: Die kaufmännische Leitung erstellt einen Planentwurf und sendet diesen an die Fachabteilungen zur detaillierten Ausarbeitung und Kommentierung. Diese detaillierten Planungen werden zur Abstimmung und Freigabe an die Leitung zurückgesandt. Sowohl Grob-, als auch Detailplanung werden in Excel vorgenommen und nach Freigabe per Knopfdruck mit dem Rechnungswesen und Controlling synchronisiert. Alle Beteiligten arbeiten mit aktuellen Zahlen.
KI-Technologien bei Planung und Analyse im Aufwind
Die Aufgaben im Rechnungswesen und Controlling verändern sich bereits jetzt. Durch die zunehmende Digitalisierung und dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz ergeben sich für den kaufmännischen Bereich, und auch insbesondere für das Controlling ganz andere Möglichkeiten. Excel ist zwar wichtig, aber um zukunftsfähig zu bleiben, sollten Unternehmen in Sachen Planung und Analyse über den Tellerrand schauen. In der folgenden Studie lesen Sie mehr über den Status Quo und die Herausforderungen kaufmännischer Abteilungen im Kontext der digitalen Transformation.
Studie 2024
Der ehrliche Blick in die kaufmännische Abteilung
Die Realität zeigt, dass die kaufmännischen Abteilungen sich in einer digitalen Grauzone bewegen. Dies regt mit Blick auf die aktuellen Herausforderungen zum Nachdenken an.
Machen Sie den Check: Wo stehen Sie mit Ihrem Unternehmen?
