Liquidität verbessern – Maßnahmen im Forderungsmanagement

Bedeutung des Forderungsmanagements

Spätestens wenn die rechtzeitige Zahlung ausbleibt, kommt das Forderungsmanagement, oder auch Mahnwesen genannt, ins Spiel. Es ist eine Paradedisziplin der Buchhaltung. Hier laufen alle Zahlen zusammen. Offene Posten werden verwaltet und säumige Zahler gemahnt. Ziel des Forderungsmanagements ist es, Forderungsausfälle gar nicht erst entstehen zu lassen. So trägt es zur Verbesserung der Liquidität bei. Denn sehr hohe Zahlungsausfälle führen im Extremfall zur Zahlungsunfähigkeit. Deshalb kommt dem Forderungsmanagement eine wichtige Funktion zu.

Forderungsmanagement steuern

Das Forderungsmanagement lässt sich, wie (fast) jeder Unternehmensprozess, per Kennzahlen beurteilen und steuern. Die Buchhaltung sollte sich beispielsweise folgende Fragen stellen, wenn sie die Wirksamkeit und Effizienz des eigenen Forderungsmanagements beurteilen möchte:

• Nach wie vielen Tagen werden Rechnungen gemahnt? Ein Unternehmen kann eine Mahnung ab dem Tag ausstellen, an dem die Zahlungsfrist abgelaufen ist. Doch lässt die Buchhaltung noch Tage bis zur ersten Mahnung verstreichen, verschenkt sie wertvolle Zeit. Hier entstehen Potenziale zur Optimierung im Prozess.
• Wie viel Prozent der überfälligen Rechnungen werden überhaupt gemahnt? Der prozentuale Anteil der gemahnten Rechnung ist eine weitere Kennzahl, die sich zu überwachen lohnt. Werden überfälligen Rechnungen nicht gemahnt, kommt es zu Verzögerungen der Zahlung. Um dies zu vermeiden, gilt es die Struktur der Forderungen täglich aufmerksam überwachen. Hier bietet sich eine weitere Möglichkeit die Liquidität zu verbessern.
• Wie viel Wert liegt in den Mahnstufen? Um hohe Ausfallraten zu verhindern, ist es sinnvoll die Höhe der Forderungen in den einzelnen Mahnstufen im Blick zu haben. Denn das ist eine wichtige Information für das Risikomanagement. Ist erkennbar, dass in einer Mahnstufe besonders hohe Werte auflaufen, sollte die Buchhaltung tätig werden. Ein hoher Wert in der letzten Mahnstufe bedeutet ein hohes Risiko, dass es zum Forderungsausfall kommt und Liquidität verloren geht.

Transparenz ist die Basis

Die Kennzahlen und Werte decken Ansatzpunkte aus Prozess- und Risikosicht auf. Voraussetzung zur einfachen Überwachung der Forderungen und zugehörigen Kennzahlen ist ein Reporting im Forderungsmanagement, das die erforderliche Transparenz über den aktuellen Status aller Offenen Posten schafft. Es versetzt die Buchhaltung erst in der Lage, die erforderlichen Schritte einzuleiten, um die Liquidität zu verbessern.

Mahnprozesse automatisieren – Zahlungen schneller erhalten

Das manuelle Nachverfolgen von überfälligen Rechnungen benötigt viel Zeit für zahlreiche Telefonate, Briefe und Mails. Ein Ergebnis: Viele Unternehmen mahnen nur wöchentlich. Mit automatisierten Prozessen lassen sich Mahnungen täglich per E-Mail versenden, um säumige Zahler an ihre Pflichten zu erinnern.

Wer jetzt entgegnet, dass vorschnelle Mahnungen langjährige, wichtige Kunden verärgern: Mit moderner Software lässt sich konfigurieren, welche Kunden direkt gemahnt werden dürfen – und welche nicht. Schlüsselkunden sind von diesem automatisierten Prozess ausgeschlossen und bekommen erst nach einer manuellen Überprüfung eine Mahnung. Auch das Gegenargument der verlorenen Prozesskontrolle gilt nicht zwingend. In der Rechnungswesen-Software kann ein Unternehmen detailliert festlegen, wen die Software mahnen soll und wie schnell sie das tut.

Tipps: Forderungsmanagement vermeiden & Liquidität verbessern

So wird das Forderungsmanagement gar nicht erst notwendig:

• Schicken Sie Rechnungen selbstverständlich korrekt gestellt mit den gesetzlich vorgeschrieben Informationen frühzeitig digital an Kunden, Klienten, Kostenträger raus
• Setzen Sie Zahlungsfrist, falls die Konditionen nicht anderweitig geregelt sind, um die Zahlung zu beschleunigen
• Prüfen Sie die Bonität vor allem bei neuen Geschäftsbeziehungen
• Holen Sie Informationen zum Zahlungsverhalten beim Debitorenregister Deutschland ein und legen Sie darauf aufbauend Zahlungskonditionen fest

Was geht noch: Liquidität verbessern mit Verbindlichkeitsmanagement

Neben dem Forderungsmanagement gibt es weitere Möglichkeiten, um gebundenes Kapital zu reduzieren und die Liquidität des Unternehmens zu verbessern. Das Verbindlichkeitsmanagement betrachtet Verbindlichkeiten als eine kurzfristige Finanzierungsquelle. Hier werden Lieferanten mit langen Zahlungszielen bevorzugt, um das Entstehen von Mahnkosten zu verhindern.

Zudem kann ein Unternehmen entscheiden, ob es Skonto in Anspruch nimmt oder stattdessen die Zahlungsziele komplett ausreizt, um kurzfristig die liquiden Mittel an anderer Stelle einzusetzen. Neben den Verbindlichkeiten lohnt ein Blick auf die Lagerhaltung. Hier schlummern oft Liquiditätsreserven. Um die Kapitalbindung zu verringern, sollten die Lagerbestände so gering wie möglich gehalten werden.