Liquidität sichern und zahlungsfähig bleiben. Nicht nur in Pandemie-Zeiten ist dies eine essentielle Anforderung an Unternehmen und Organisationen. Ohne liquide Mittel geht es nicht. Das Rechnungswesen und Controlling ist entsprechend verantwortlich die Liquidität zu sichern. Wir werfen einen Blick auf das Forderungsmanagement und weitere Ansatzpunkte, die die Liquidität verbessern.
Spätestens wenn die rechtzeitige Zahlung ausbleibt, kommt das Forderungsmanagement, oder auch Mahnwesen genannt, ins Spiel. Es ist eine Paradedisziplin der Buchhaltung. Hier laufen alle Zahlen zusammen. Offene Posten werden verwaltet und säumige Zahler gemahnt. Ziel des Forderungsmanagements ist es, Forderungsausfälle gar nicht erst entstehen zu lassen. So trägt es zur Verbesserung der Liquidität bei. Denn sehr hohe Zahlungsausfälle führen im Extremfall zur Zahlungsunfähigkeit. Deshalb kommt dem Forderungsmanagement eine wichtige Funktion zu.
Forderungsmanagement steuern
Das Forderungsmanagement lässt sich, wie (fast) jeder Unternehmensprozess, per Kennzahlen beurteilen und steuern. Die Buchhaltung sollte sich beispielsweise folgende Fragen stellen, wenn sie die Wirksamkeit und Effizienz des eigenen Forderungsmanagements beurteilen möchte:
Die Kennzahlen und Werte decken Ansatzpunkte aus Prozess- und Risikosicht auf. Voraussetzung zur einfachen Überwachung der Forderungen und zugehörigen Kennzahlen ist ein Reporting im Forderungsmanagement, das die erforderliche Transparenz über den aktuellen Status aller Offenen Posten schafft. Es versetzt die Buchhaltung erst in der Lage, die erforderlichen Schritte einzuleiten, um die Liquidität zu verbessern.
Das manuelle Nachverfolgen von überfälligen Rechnungen benötigt viel Zeit für zahlreiche Telefonate, Briefe und Mails. Ein Ergebnis: Viele Unternehmen mahnen nur wöchentlich. Mit automatisierten Prozessen lassen sich Mahnungen täglich per E-Mail versenden, um säumige Zahler an ihre Pflichten zu erinnern.
Wer jetzt entgegnet, dass vorschnelle Mahnungen langjährige, wichtige Kunden verärgern: Mit moderner Software lässt sich konfigurieren, welche Kunden direkt gemahnt werden dürfen – und welche nicht. Schlüsselkunden sind von diesem automatisierten Prozess ausgeschlossen und bekommen erst nach einer manuellen Überprüfung eine Mahnung. Auch das Gegenargument der verlorenen Prozesskontrolle gilt nicht zwingend. In der Rechnungswesen-Software kann ein Unternehmen detailliert festlegen, wen die Software mahnen soll und wie schnell sie das tut.
So wird das Forderungsmanagement gar nicht erst notwendig:
Neben dem Forderungsmanagement gibt es weitere Möglichkeiten, um gebundenes Kapital zu reduzieren und die Liquidität des Unternehmens zu verbessern. Das Verbindlichkeitsmanagement betrachtet Verbindlichkeiten als eine kurzfristige Finanzierungsquelle. Hier werden Lieferanten mit langen Zahlungszielen bevorzugt, um das Entstehen von Mahnkosten zu verhindern.
Zudem kann ein Unternehmen entscheiden, ob es Skonto in Anspruch nimmt oder stattdessen die Zahlungsziele komplett ausreizt, um kurzfristig die liquiden Mittel an anderer Stelle einzusetzen. Neben den Verbindlichkeiten lohnt ein Blick auf die Lagerhaltung. Hier schlummern oft Liquiditätsreserven. Um die Kapitalbindung zu verringern, sollten die Lagerbestände so gering wie möglich gehalten werden.
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