Prozessoptimierung in der Buchhaltung: Abläufe über Dashboards abbilden

Buchen, Zahlen, Mahnen und das möglichst schnell und effizient. Das sind Anforderungen, die jeder Buchhalter kennt. Dabei ist der optimale Workflow gar nicht so leicht zu realisieren. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie trotz begrenzter Ressourcen niemals den Überblick über die Aufgaben des Tagesgeschäfts verlieren.

Optimale Prozesse mit begrenzten Ressourcen

Die Anforderungen an die Buchhaltung steigen: Immer mehr Daten wollen verarbeitet und immer spezifischere Reports wollen erstellt werden. Das alles mit den vorhandenen Arbeitskräften, denn der Fachkräftemangel ist auch im kaufmännischen Bereich präsent. Umso wichtiger ist es, dass die internen Prozessoptimierung in der Buchhaltung stets im Fokus bleibt.

Wie eine gut designte Softwareoberfläche unterstützt

Laut Studien sind Bedienbarkeit und Funktionalitäten die entscheidenden Kriterien, wenn es um den Wechsel zu einer neuen Rechnungswesen-Software geht. Denn die Oberfläche ist ein wichtiger Indikator, ob Anwender*innen gern und zügig mit der Software arbeiten können. Was heißt das konkret? Was macht eine intuitiv bedienbare Oberfläche aus?

  • Prozessorientierung: Kurze Wege zwischen den Funktionen
  • Individualisierung von Oberflächen, Tabellen und Ansichten
  • Übersichtliche und selbsterklärende Dashboards und Masken – das spart Schulungsaufwand
  • Aufgabenbearbeitung mit wenigen Klicks

Eigene Abläufe abbilden für Prozessoptimierung in der Buchhaltung

Eine moderne, flexible Software ermöglicht es Anwender*innen sich die Oberfläche so zusammenzustellen, wie sie bestmöglich zu den eigenen Prozessen und Anforderungen passt. Es geht nicht um die schnöde Erledigung der anfallenden Aufgaben, sondern um die Prozessoptimierung in der Buchhaltung. 

Beispiel: Dashboards für die Wochenplanung

Besitzt die Rechnungswesen-Software eine flexible Oberfläche, so lassen sich beispielsweise Dashboards gestalten, die die eigene Wochenplanung abbilden. Dabei werden auf dem Dashboard die Aufgaben über Kacheln den einzelnen Arbeitstagen zugeordnet. Das hilft den Überblick zu behalten und die eigene Arbeit besser zu strukturieren. Mit einem Klick auf die jeweilige Kachel erreichen Anwender*innen direkt die zugehörige Maske oder Aufgabe.

Nicht nur die Arbeitswoche lässt sich so strukturieren: Auch wiederkehrende Aufgaben und Abläufe (beispielsweise der Monatsabschluss) lassen sich über Dashboards abbilden. Dabei ist es egal, ob es um das manuelle Erledigen einer Aufgabe oder das Überwachen des jeweiligen Prozesses geht. Ein Template lässt sich bei Bedarf mit wenigen Klicks auf die aktuellen Aufgaben anpassen – ganz ohne Unterstützung durch die interne IT. Übrigens ist solch ein Wochen-Dashboard auch wertvoll, wenn eine Vertretung die Tätigkeiten übernimmt.

Beispiel: Dashboard als zentrale Arbeitsoberfläche

Die Rechnungswesen-Software wird zum zentralen Werkzeug: Auf einem flexiblen Dashboard lassen sich Links zum Banking Tool, zum Intranet oder zu externen Websites wie dem Bundesanzeiger einbinden. So sind alle Informationsquellen auf einer „Seite“ versammelt und direkt erreichbar.

Beispiel: Übersicht nach eigenen Anforderungen

Prozessoptimierung erstreckt sich nicht nur auf klassische Dashboards, sondern ist auch relevant, wenn es um die Bearbeitung vieler Daten geht. Hier kann der User beispielsweise über flexible Spalten, Gliederungsebenen oder Filter, die Daten so anzeigen lassen, wie es für die jeweilige Aufgabe am sinnvollsten ist. Solch individuelle Ansichten lassen sich abspeichern und beim nächsten Einsatz direkt abrufen. Das schafft Transparenz, spart Klicks und Zeit.

Prozessoptimierung in der Buchhaltung:
Sinnvolle Funktionen für effizientes Arbeiten

Neben einer variablen Oberfläche bringt moderne Rechnungswesen-Software auch noch weitere Features mit, die effizientes Arbeiten – und somit die Prozessoptimierung – fördern. Dazu zählen Checklisten oder Aufgabencockpits mit offenen Genehmigungen oder Wiedervorlagen. Damit gerät keine Tätigkeit in Vergessenheit. Die einfache Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben ist ein weiteres wichtiges Puzzlestück, um jederzeit aktuelle Zahlen für die Unternehmenssteuerung zu liefern. 

"Bis zu 90 % der täglich wiederkehrenden Aufgaben - wie Zahlungsgeschäfte - können wir für unser Rechnungswesen Team direkt auf dem neuen Dashboard abbilden. Das macht die Arbeit einfacher, intuitiver und übersichtlicher."

Jürgen Krafczyk, IT-Koordinator Bereich Finanzen, IDEAL Lebensversicherung a.G.
Ulrike Zimmermann
Das Rechnungswesen wird oft unterschätzt und erhält nicht die Wertschätzung, die es verdient - Das zu ändern hat sich Ulrike Zimmermann vorgenommen. Sie schreibt im Diamant Blog zu den Themen Digitalisierung von Prozessen, Automatisierung und KI im Rechnungswesen sowie zur Weiterentwicklung des Controllings.

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