E-Rechnungspflicht 2025 – Hintergründe und Zeitplan

Die elektronische Rechnungstellung wird ab 2025 zur Pflicht für alle Unternehmen in Deutschland. Basis für diese Entscheidung ist das Wachstumschancengesetz. Spätestens 2028 soll hier jede Rechnung elektronisch gestellt werden. Welche Übergangsfristen es gibt und was Sie darüber hinaus noch beachten müssen erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Die E-Rechnungspflicht 2025 kommt

Das Thema E-Rechnungen ist alles andere als neu, bekommt aber durch den Entwurf des Wachstumschancengesetzes neue Aufmerksamkeit. Rechnungen finden ihren Empfänger immer seltener mittels Papierbrief und Postweg. Doch eine E-Mail mit PDF-Anhang ist noch lange keine elektronische Rechnung. Dies sagt zumindest die neue Definition, die sich im Entwurf des Wachstumschancengesetz befindet. Das geplante Wachstumschancengesetz sieht Änderungen im Umsatzsteuergesetz vor, die die Rechnungsstellung im Business-to-Business (B2B) betreffen. Ein Grund mehr sich zu verdeutlichen, was eine E-Rechnung eigentlich ist.

E-Rechnung oder Elektronische Rechnung: Was ist zukünftig darunter zu verstehen?

Grundlegend sind diese Aspekte

  • Eine E-Rechnung ist im „strukturierten elektronischen Format“ erstellt. Die Daten aus E-Rechnungen können also ohne Medienbruch (z.B. Scan eines Ausdrucks) elektronisch weiterverarbeitet werden. Sie beruhen auf dem XML-Format, können also nur maschinell gelesen werden.
  • Übermittlung und Empfang sind nur im strukturierten elektronischen Format möglich.
  • E-Rechnungen entsprechen den europäischen Normen (z.B. gemäß Syntax-Liste RL 2014/55/EU bzw. Norm EN16931)
  • XRechnung sowie ZUGFeRD sind bekannte Formate, die E-Rechnungen erstellen, empfangen und bearbeiten können.

Was müssen Unternehmen bei der Umstellung beachten?

Die grundlegenden Regeln zur Rechnungsstellung ändern sich nicht. Jeder, der bisher verpflichtet war Rechnungen auszustellen, muss dies weiterhin tun. Grundsätzlich muss ab 2023 jede Rechnung zwischen Unternehmen elektronisch erstellt und versandt sein. Sowohl Rechnungssteller als auch Rechnungsempfänger müssen einen Sitz/ Betriebsstätte in Deutschland haben.

Rechnungen an private Personen (z.B. für Handwerksdienstleistungen) sind ausgenommen. Dennoch: Auch der Rechnungsempfänger sollte ab 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen der neuen Definition empfangen zu können!

Wie ist der Zeitplan für die Umstellung auf E-Rechnungen?

Zeitplan für elektronische Rechnungen im B2B innerhalb Deutschlands laut Entwurf des Wachstumschancengesetzes.

Mögliches Szenario in der Praxis

Ein größerer Handwerksbetrieb führt 2025 Dienstleistungen bei einem Kunden aus. Als B2C-Segment kann der Betrieb seine Rechnung in Papierform stellen. Ein Lieferant für den Handwerksbetrieb möchte seine Rechnungen zunächst weiter als Papierrechnung schicken. Der Handwerksbetrieb kann diesem Vorgehen widersprechen und auf die neue E-Rechnung bestehen. Ein anderer Lieferant des Handwerksbetriebs schickt seine Rechnungen dagegen bereits als E-Rechnung. In diesem Fall kann der Handwerksbetrieb nicht widersprechen, selbst wenn er gerne noch Papierrechnungen oder eine Mail mit PDF-Anhang bekommen möchte.

Fazit: Die E-Rechnungspflicht 2025 kommt in jedem Fall

Auch wenn das Wachstumschancengesetz noch nicht verabschiedet ist, greift es schon jetzt kommenden EU-Richtlinien vor. Das Wichtigste in Kürze:

  • Unternehmen müssen ab 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen und versenden zu können.
  • Sollte das Thema E-Rechnungen im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie noch nicht bedacht sein, ist es sinnvoll, die Umstellung bereits jetzt anzugehen.
  • Die Aufwände eines solchen Projekts resultieren in deutlichen Effizienzgewinnen in der Rechnungsverarbeitung, insbesondere wenn KI-unterstützte Systeme zum Einsatz kommen.
  • Die EU-Kommission plant ein elektronisches Meldesystem, durch das auch die sog. zusammenfassenden Meldungen obsolet werden. 2028 sollen die Änderungen in Kraft treten, wobei ab 2024 die geänderte Definition von elektronischen Regeln gelten soll.

E-Rechnungspflicht 2025 - Und jetzt?

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Mirja Garisch
Den Blick in den Markt gerichtet, dabei aber nah beim Kunden – das ist Mirjas Mission. Als Market Research Analyst sammelt sie wertvolle Impulse aus dem Marktgeschehen für die Weiterentwicklung des Diamant Rechnungswesens.

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