logo
mobile-menue-diamant-software Menü

Monatsabschluss automatisieren: Diese Teilaufgaben lassen sich digital erledigen

16. März 2020
Peter Diestelhorst
kalenderblatt-maerz2020

So lässt sich der zeitaufwendige Prozess des Monatsabschluss automatisieren

Der Monatsabschluss bindet jeden Monat viele Ressourcen: Es braucht Zeit alle relevanten Zahlen, Buchungen und Offenen Posten zusammenzutragen. Als Zwischenstatus stellt der Monatsabschluss die aktuelle finanzielle Situation des Unternehmens dar. Deshalb ist es um so wichtiger, dass Verantwortliche sich auf den Bericht verlassen können. Wie nutzen Unternehmen also moderne Technik, um einen komplexen Prozess wie den Monatsabschluss zu automatisieren? Lernen Sie die Stellschrauben kennen.

In mehreren Schritten zum Monatsabschluss

Der Monatsabschluss zeigt, ob sich ein Unternehmen wie gewünscht entwickelt oder ob Handlungsbedarf besteht und Maßnahmen ergriffen werden müssen. Welchen Umfang der Monatsabschluss besitzt, entscheidet jedes Unternehmen selbst. Entsprechend ist der Aufwand für den Monatsabschluss sehr unterschiedlich - manche Unternehmen erstellen nur einen sehr groben Zwischenbericht, bei anderen muss sich der Monatsabschluss hinter dem Jahresabschluss nicht verstecken.
Folgende Schritte zählen meist dazu:

  • Kontrollieren, ob alle Geschäftsvorfälle erfasst sind
  • Konten abstimmen und Offene Posten klären
  • Abschlussbuchungen vornehmen
  • Unterjährige Steuermeldungen erstellen, prüfen und versenden
  • Werte der Kostenrechnung prüfen, buchen und verteilen
  • Monatsreporting erstellen, besprechen und versenden
  • Planung aktualisieren

 

Monatsabschluss: Planvolles und gründliches Vorgehen ist unerlässlich

Bei einem umfangreichen Prozess mit mehreren Beteiligten wie dem Monatsabschluss ist eine feste Reihenfolge der einzelnen Aufgaben wichtig. Denn so wird nichts vergessen und ein belastbares Ergebnis erreicht. Viele Buchhaltungen führen dazu Checklisten, teilweise sogar noch handschriftlich. Oft ist Excel das Tool der Wahl, aber auch hier muss der Prozessfortschrift manuell dokumentiert werden.

Software unterstützt die Prozesssteuerung

Eine Checkliste direkt in der Rechnungswesen-Software bietet gleich mehrere Vorteile: Eine feste Reihenfolge der einzelnen Schritte, der Status quo und noch offene Aufgaben sind erkennbar. Durch Links lassen sich benötigte Funktionen direkt erreichen und Wege verkürzen.

Aufwand im Monatsabschluss reduzieren

Für die Buchhaltung im Unternehmen bedeutet der Monatsabschluss einen erheblichen zeitlichen, logistischen und nicht zuletzt personellen Aufwand. Der Prozess bindet viele Ressourcen und führt regelmäßig am Monatsende zu einer hohen Belastung des gesamten Buchhaltungsteams - Überstunden inklusive. Weil zahlreiche Schritte noch manuell erfolgen und ein Monatsabschluss eine Vielzahl von Aufgaben mit sich bringt, birgt er zusätzlich ein hohes Fehlerpotenzial. Das Unternehmen arbeitet im schlimmsten Fall mit falschen oder veralteten Zahlen und trifft schlechte Entscheidungen. Ziel muss es also sein den Monatsabschluss zu automatisieren und den Prozess sicher zu gestalten.

Teilaufgaben des Monatsabschlusses automatisieren

Ein Unternehmen sollte prüfen, welche Teilschritte im individuellen Monatsabschlussprozess automatisiert werden können. In der Rechnungswesen-Software bieten sich mehr Ansatzpunkte, als meist auf den ersten Blick erkennbar. Das sind beispielsweise:

Buchungen lassen sich direkt durch die Buchhaltungssoftware vornehmen.

  • Kalkulatorische Kosten und Abschreibungen über Dauerbelege automatisch abbilden und buchen
  • Abschreibung der Wirtschaftsgüter automatisch ermitteln und buchen
  • Unterjährige Rechnungsabgrenzungsposten durch die Software verwalten und monatlich automatisch auflösen

Rund um die Offenen Posten gibt es einiges zu tun. Auch hier unterstützt die Software einen schnellen Abschluss.

  • Alle unbezahlten Restbeträge unter 1 Euro automatisiert ausbuchen
  • Sich gegenseitig aufhebende Offene Posten automatisiert erkennen und ausziffern
  • Pauschalwertberichtigung (PWB) auf nicht einzelwertberichtigte Forderungen mit gewünschtem Prozentsatz automatisch ermitteln
  • Einzelwertberichtigungen von auffälligen Offenen Posten direkt am OP pflegen und zusammen mit der PWB in einer OP-Wertberichtigungsliste ausgeben lassen
  • Notwendige Wertberichtigungen von Forderungen und Verbindlichkeiten in Fremdwährungen bei Kursveränderungen automatisch ermitteln
  • Intercompany-Umsätze automatisiert aus dem abgebenden Unternehmen ins Rechnungseingangsbuch des empfangenden Unternehmens einstellen oder gleich buchen lassen

Auch weitere Aufgaben lassen sich einfacher digital erledigen.

  • USt-IdNr. ausländischer Kunden über den Massenvalidierungslauf der einfachen oder qualifizierten Prüfung unterziehen
  • Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Zusammenfassende Meldungen automatisiert erstellen und melden
  • Bestandsveränderungen von Vorräten, Halb- und Fertigprodukten maschinell aus den Vorsystemen übernehmen und einbuchen
  • Saldenbestätigungen automatisch erstellen und versenden

Rechnungswesen digitalisieren

Der kaufmännische Bereich profitiert stark durch automatisierte, beschleunigte Prozesse. Der Monatsabschluss ist nur ein Beispiel. Zahlreiche Aufgaben im Rechnungswesen lassen sich durch Software erleichtern und digital effizienter erledigen. Verbesserungspotenziale heben Unternehmen wenn sie beispielsweise:

  • Belege und Dokumente digital archivieren
  • Eingangsrechnungen digital bearbeiten und freigeben
  • Umsatzsteuer-Voranmeldung, Dauerfristverlängerung, Zusammenfassende Meldung und E-Bilanz digital an die Finanzbehörde übermitteln

Automatisierung führt zu mehr Sicherheit und Fast Close

Der Monatsabschluss ist ein wichtiger Zwischenstatus, um die finanzielle Entwicklung eines Unternehmens zu beurteilen. Um rasch das Ziel „Monatsabschluss“ zu erreichen, ist die Automatisierung der Aufgaben ein wichtiger Hebel. Ein effizienter, sicherer Prozess ermöglicht es dem Unternehmen schnell auf belastbare Zahlen für Unternehmensentscheidungen zuzugreifen.

studie-ki-titel

Studie: KI & Automatisierung im Rechnungswesen und Controlling

Aktuelle Erkenntnisse fasst die Studie "Wer wollen wir sein? Der kaufmännische Bereich erfindet sich neu." zusammen.

Studie anfordern

Ein Beitrag von
Peter Diestelhorst
Peter beschäftigt sich seit über 25 Jahren mit den Themen Finanzen und Rechnungswesen. Als Produktmanager bei Diamant Software ist er maßgeblich an der Entwicklung eines zukunftsfähigen Rechnungswesens beteiligt. Im Diamant Blog gibt er sein Know-How rund um rechtliche Themen weiter.

Wissenswertes & aktuelle News

Aktuelle News und Wissenswertes zu den Themen Rechnungswesen und Controlling der Zukunft, zu rechtlichen Fragestellungen sowie Tipps für den Buchhaltungsalltag erhalten Sie einmal im Monat direkt in Ihr Postfach.