Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt gibt es klare Spielregeln, an die sich Prüfer und Unternehmer halten müssen. Wer richtig vorbereitet ist, braucht sich keine Sorgen zu machen. Mit den folgenden praxisnahen Tipps gelingt eine optimale Vorbereitung.
Die Betriebsprüfung wird durch eine schriftliche Prüfungsanordnung vom Finanzamt eingeleitet. Sie legt den Umfang der Betriebsprüfung (Termin, Ort, Steuerart und Fiskaljahre) und den inhaltlichen Prüfungsschwerpunkt fest. Mindestens zwei Wochen vor der Außenprüfung erhalten Sie die Anordnung vom Finanzamt. Informieren Sie umgehend Geschäftsführung, die Rechnungswesenabteilung und den Steuerberater. Dabei ist es hilfreich Erfahrungen aus vorherigen Betriebsprüfungen durch das Finanzamt heranzuziehen, um gemeinsam Risiken zu identifizieren und eine Prüfungsstrategie abzuleiten. Generell heißt es aber nach Bekanntwerden der Prüfungsanordnung: Ruhe bewahren. Mit guter Vorbereitung bleiben böse Überraschungen bei der steuerlichen Betriebsprüfung aus.
Nach Erhalt der Prüfungsanordnung vom Finanzamt können Sie unmittelbar mit den Vorbereitungen beginnen: Gemeinsam mit dem Steuerberater tragen Sie alle erforderlichen Unterlagen zusammen. Dies ist die erste Möglichkeit, intern zu prüfen, ob alle relevanten Dokumente vollständig vorhanden sind. Das Finanzamt erwartet eine lückenlose Dokumentation Ihrer Buchführung. Denn eventuelle Lücken sind ein Ansatzpunkt für eine detaillierte Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Fällt bei der internen Vorabprüfung auf, dass sich Dokumentationsmängel in der Buchführung ergeben, ist noch etwas Zeit, Ersatzbelege zu erstellen.
Die Prüfung findet in den eigenen Räumlichkeiten statt. Dazu steht ein Prüfungsraum mit Zugang zum IT-System und entsprechender Leseberechtigung zur Verfügung. Nennen Sie dem Betriebsprüfer einen direkten Ansprechpartner. Über ihn werden sämtliche Anfragen kommuniziert. Dieser Ansprechpartner ist idealerweise die Rechnungswesen-Leitung. Alternativ kann der Steuerberater die Funktion des Ansprechpartners übernehmen. Dieser sollte dann möglichst leicht erreichbar sein.
Bei der Betriebsprüfung besitzt ein Unternehmer sowohl Rechte als auch Pflichten. Wenn Sie die Spielregeln kennen und wissen, was von Ihnen erwartet wird, sind Sie auf der sicheren Seite.
Ist der Betriebsprüfer im Haus, sind während der steuerlichen Außenprüfung einige Verhaltensregeln zu beachten. Besonders hilfreich sind die folgenden Tipps im Umgang mit dem Betriebsprüfer des Finanzamts:
Vermeiden Sie, dass der Betriebsprüfer unbegleitet durch das Unternehmen geht und Gespräche mit beliebigen Mitarbeitenden führt. Informieren Sie möglichst alle Mitarbeitende im Vorfeld über die anstehende Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Mitarbeitende verweisen dann einfach auf den offiziellen Ansprechpartner, falls der Prüfer sie unerwartet anspricht.
Geben Sie ohne Abstimmung mit dem Steuerberater keine Unterlagen heraus. Werden Fehler festgestellt, einen kühlen Kopf bewahren! Nehmen Sie Mängel zur Kenntnis und versuchen Sie nicht diese zu rechtfertigen. Wieder gilt: Immer eine schriftliche Feststellung mit Gesetzesstellen verlangen und diese sofort an den Steuerberater und die Rechnungswesen-Leitung weitergeben, damit sie sich über den Umgang mit den etwaigen Feststellungen beraten können. Gehen Sie grundsätzlich davon aus, dass sich der Steueraufwand in der Regel nach jeder Feststellung ändert, denn jeder Prüfer besitzt eine Strategie und eine Vorgabe zum Mindestvolumen. Erst wenn dieses Volumen erreicht ist, wird die Betriebsprüfung beendet.
Wie reibungslos der Prüfer arbeiten kann und wie lückenlos Unternehmen ihre Buchführung für die Betriebsprüfung durch das Finanzamt dokumentieren können, hängt auch von der verwendeten Rechnungswesen-Software ab. Eine bedienerfreundliche Software mit revisionssicherer digitaler Dokumentenablage macht die Arbeit für den Betriebsprüfer angenehmer. Eine intuitive Bedienung und Eingabemasken, die Geschäftsvorfälle systematisch abfragen, stellen eine korrekte Kontierung sicher. Auch eine weitgehende Vernetzung mit anderen Softwaresystemen und die daraus resultierende automatische Verarbeitung von Buchungen fördert eine fehlerfreie, lückenlose Buchhaltung.
Wie kommt der Prüfer nun an die notwendigen Informationen Ihrer Buchhaltung? Die Buchhaltungssoftware bietet in der Regel verschiedene Optionen wie der Betriebsprüfer auf die Unternehmensdaten zugreifen kann. Entweder lässt sich direkt in der Buchhaltungssoftware ein spezieller Nutzer einrichten, der dem Prüfer Lesezugriff zu steuerrelevanten Daten und bestimmten Wirtschaftsjahren gewährt und gleichzeitig alle Aktivitäten des Prüfers dokumentiert. Dank eines direkt angeschlossenen, digitalen Archivs hat der Betriebsprüfer auch selbst die Möglichkeit Belege aus dem System aufzurufen. Alternativ werden die gewünschten Daten gemäß GoBD als Datenträgerüberlassung (Z3-Datenzugriff) aus der Buchführungssoftware ausgegeben und an den Betriebsprüfer weitergeleitet.
An der Schlussbesprechung nehmen neben dem Betriebsprüfer idealerweise Steuerberater und die Leitung des Rechnungswesens teil. Der Prüfer sollte vor dem Gespräch einen Entwurf des abschließenden Prüfungsberichts aushändigen, damit sich die involvierten Personen auf die Besprechung vorbereiten können. So lassen sich auch mögliche Unstimmigkeiten bereits im Vorfeld beseitigen, damit in der eigentlichen Schlussbesprechung kein weiterer Klärungsbedarf besteht.
Studie: KI & Automatisierung im Rechnungswesen und Controlling
Aktuelle Erkenntnisse fasst die Studie "Wer wollen wir sein? Der kaufmännische Bereich erfindet sich neu." zusammen.
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