Betriebsprüfung durch das Finanzamt: So bereiten Sie sich optimal vor

Die Anordnung zur Prüfung vom Finanzamt liegt vor: Das ist nun zu tun

Die Betriebsprüfung wird durch eine schriftliche Prüfungsanordnung vom Finanzamt eingeleitet. Sie legt den Umfang der Betriebsprüfung (Termin, Ort, Steuerart und Fiskaljahre) und den inhaltlichen Prüfungsschwerpunkt fest. Mindestens zwei Wochen vor der Außenprüfung erhalten Sie die Anordnung vom Finanzamt. Informieren Sie umgehend Geschäftsführung, die Rechnungswesenabteilung und den Steuerberater. Dabei ist es hilfreich Erfahrungen aus vorherigen Betriebsprüfungen durch das Finanzamt heranzuziehen, um gemeinsam Risiken zu identifizieren und eine Prüfungsstrategie abzuleiten. Generell heißt es aber nach Bekanntwerden der Prüfungsanordnung: Ruhe bewahren. Mit guter Vorbereitung bleiben böse Überraschungen bei der steuerlichen Betriebsprüfung aus.

Vorbereitung auf die Betriebsprüfung

Nach Erhalt der Prüfungsanordnung vom Finanzamt können Sie unmittelbar mit den Vorbereitungen beginnen: Gemeinsam mit dem Steuerberater tragen Sie alle erforderlichen Unterlagen zusammen. Dies ist die erste Möglichkeit, intern zu prüfen, ob alle relevanten Dokumente vollständig vorhanden sind. Das Finanzamt erwartet eine lückenlose Dokumentation Ihrer Buchführung. Denn eventuelle Lücken sind ein Ansatzpunkt für eine detaillierte Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Fällt bei der internen Vorabprüfung auf, dass sich Dokumentationsmängel in der Buchführung ergeben, ist noch etwas Zeit, Ersatzbelege zu erstellen.

Die Prüfung findet in den eigenen Räumlichkeiten statt. Dazu steht ein Prüfungsraum mit Zugang zum IT-System und entsprechender Leseberechtigung zur Verfügung. Nennen Sie dem Betriebsprüfer einen direkten Ansprechpartner. Über ihn werden sämtliche Anfragen kommuniziert. Dieser Ansprechpartner ist idealerweise die Rechnungswesen-Leitung. Alternativ kann der Steuerberater die Funktion des Ansprechpartners übernehmen. Dieser sollte dann möglichst leicht erreichbar sein.

Rechte und Pflichten

Bei der Betriebsprüfung besitzt ein Unternehmer sowohl Rechte als auch Pflichten. Wenn Sie die Spielregeln kennen und wissen, was von Ihnen erwartet wird, sind Sie auf der sicheren Seite.

• Mitwirkungspflicht: Unternehmer sind bei der Betriebsprüfung gesetzlich zur Mitwirkung verpflichtet. Unterlagen und Dokumente müssen zugänglich sein. Dem Betriebsprüfer die Dokumenteneinsicht zu verweigern ist nicht zielführend – der Prüfer könnte sogar ein Verzögerungsgeld festlegen.
• Auskunftspflicht: Unternehmer sind verpflichtet die Fragen des Betriebsprüfers zu beantworten. Es muss jedoch nicht die Person Auskunft geben, die vom Prüfer angesprochen wurde. Die Beantwortung der Fragen übernimmt am besten der Steuerberater.
• Zutrittsrecht: Ein Unternehmer ist verpflichtet, dem Prüfer den Zutritt in die Betriebs- und Geschäftsräume während der üblichen Geschäftszeiten zu gestatten.
• Unterbrechungsrecht: Sie haben das Recht, eine Unterbrechung der laufenden Prüfung zu fordern. Sind zum Beispiel für die Prüfung relevante Mitarbeiter, Auskunftspersonen oder der Steuerberater krank, kann die Prüfung für die Dauer der Krankheit unterbrochen werden.
• Rückgabepflicht: Zum Ende der Betriebsprüfung ist der Prüfer des Finanzamts verpflichtet, etwaige Datenträger (USB-Stick, CD-ROM), die ihm zu Prüfzwecken ausgehändigt wurden, zurückzugeben.

Verhalten Sie sich professionell

Ist der Betriebsprüfer im Haus, sind während der steuerlichen Außenprüfung einige Verhaltensregeln zu beachten. Besonders hilfreich sind die folgenden Tipps im Umgang mit dem Betriebsprüfer des Finanzamts:

• Eröffnungsgespräch: Dieses findet üblicherweise zusammen mit dem Betriebsprüfer, dem internen Ansprechpartner und dem Steuerberater statt. Im Gespräch überreichen Sie dem Prüfer die in der Prüfungsanordnung angeforderten Unterlagen.
• Äußerlicher Eindruck: Halten Sie während des gesamten Prüfungszeitraums Gespräche stets auf formeller Ebene - ohne auf private Themen abzuschweifen. Es besteht die Gefahr, steuerlich relevante Sachverhalte "auszuplaudern". Selbstverständlich sind höfliches Auftreten aller Kontaktpersonen ein Muss. Auch das Servieren von Heißgetränken, Wasser, Gebäck oder Essen spricht für einen guten Gastgeber.
• Anfragen des Betriebsprüfers: Der Prüfer ist berechtigt jederzeit zusätzliche Anfragen zu stellen. Empfehlenswert ist, diese nur in Schriftform entgegenzunehmen und direkt an den Steuerberater weiterzuleiten. So vergessen Sie nichts und der Steuerberater erhält eine vollständige Übersicht der Nachfragen. Legen Sie einen separaten Ordner für die Betriebsprüfung an, in dem Sie alle Anfragen sammeln. Der Ordner kann elektronisch oder in Papierform erstellt und geführt werden. Wichtig ist, dass nur die involvierten Personen freien Zugriff auf den Ordner haben.
• Unterlagen übergeben: Unerlässlich für eine geräuschlose Prüfung ist die frühzeitige Lieferung angeforderter Unterlagen an den Betriebsprüfer. Können Sie die gewünschten Unterlagen nicht sofort liefern oder ist der interne Abstimmungsaufwand hoch, sollte der Prüfer mindestens eine Empfangsbestätigung seiner Anfrage bekommen. So demonstrieren Sie Kooperationsbereitschaft.

Fallstricke vermeiden

Vermeiden Sie, dass der Betriebsprüfer unbegleitet durch das Unternehmen geht und Gespräche mit beliebigen Mitarbeitenden führt. Informieren Sie möglichst alle Mitarbeitende im Vorfeld über die anstehende Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Mitarbeitende verweisen dann einfach auf den offiziellen Ansprechpartner, falls der Prüfer sie unerwartet anspricht.

Geben Sie ohne Abstimmung mit dem Steuerberater keine Unterlagen heraus. Werden Fehler festgestellt, einen kühlen Kopf bewahren! Nehmen Sie Mängel zur Kenntnis und versuchen Sie nicht diese zu rechtfertigen. Wieder gilt: Immer eine schriftliche Feststellung mit Gesetzesstellen verlangen und diese sofort an den Steuerberater und die Rechnungswesen-Leitung weitergeben, damit sie sich über den Umgang mit den etwaigen Feststellungen beraten können. Gehen Sie grundsätzlich davon aus, dass sich der Steueraufwand in der Regel nach jeder Feststellung ändert, denn jeder Prüfer besitzt eine Strategie und eine Vorgabe zum Mindestvolumen. Erst wenn dieses Volumen erreicht ist, wird die Betriebsprüfung beendet.

Rechnungswesen-Software: Wichtiger Unterstützer für Sie und den Prüfer

Wie reibungslos der Prüfer arbeiten kann und wie lückenlos Unternehmen ihre Buchführung für die Betriebsprüfung durch das Finanzamt dokumentieren können, hängt auch von der verwendeten Rechnungswesen-Software ab. Eine bedienerfreundliche Software mit revisionssicherer digitaler Dokumentenablage macht die Arbeit für den Betriebsprüfer angenehmer. Eine intuitive Bedienung und Eingabemasken, die Geschäftsvorfälle systematisch abfragen, stellen eine korrekte Kontierung sicher. Auch eine weitgehende Vernetzung mit anderen Softwaresystemen und die daraus resultierende automatische Verarbeitung von Buchungen fördert eine fehlerfreie, lückenlose Buchhaltung.

Dem Betriebsprüfer Zugang gewähren: Einfach und sicher

Wie kommt der Prüfer nun an die notwendigen Informationen Ihrer Buchhaltung? Die Buchhaltungssoftware bietet in der Regel verschiedene Optionen wie der Betriebsprüfer auf die Unternehmensdaten zugreifen kann. Entweder lässt sich direkt in der Buchhaltungssoftware ein spezieller Nutzer einrichten, der dem Prüfer Lesezugriff zu steuerrelevanten Daten und bestimmten Wirtschaftsjahren gewährt und gleichzeitig alle Aktivitäten des Prüfers dokumentiert. Dank eines direkt angeschlossenen, digitalen Archivs hat der Betriebsprüfer auch selbst die Möglichkeit Belege aus dem System aufzurufen. Alternativ werden die gewünschten Daten gemäß GoBD als Datenträgerüberlassung (Z3-Datenzugriff) aus der Buchführungssoftware ausgegeben und an den Betriebsprüfer weitergeleitet.

Schlussbesprechung: Der Prüfbericht liegt vor

An der Schlussbesprechung nehmen neben dem Betriebsprüfer idealerweise Steuerberater und die Leitung des Rechnungswesens teil. Der Prüfer sollte vor dem Gespräch einen Entwurf des abschließenden Prüfungsberichts aushändigen, damit sich die involvierten Personen auf die Besprechung vorbereiten können. So lassen sich auch mögliche Unstimmigkeiten bereits im Vorfeld beseitigen, damit in der eigentlichen Schlussbesprechung kein weiterer Klärungsbedarf besteht.