Im Zuge dieser Digitalisierung ist oft vom Begriff „revisionssicher“ oder „Revisionssicherheit“ an unterschiedlichsten Stellen zu lesen. Doch was bedeutet dieser Begriff im Zusammenhang mit der (elektronischen) Speicherung von Dokumenten? Der Gesetzgeber hat den Begriff der Revisionssicherheit im Gesetzestext nicht definiert.
Allgemein wird unter einer revisionssicheren Archivierung verstanden, dass digitale Daten aufbewahrt werden und zwar so, dass die rechtlichen Anforderungen in Bezug auf Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz erfüllt sind.
Jedoch bezieht sich „revisionssicher“ im Zusammenhang mit der elektronischen Archivierung nicht nur auf die technischen Komponenten sondern auf die gesamte Lösung zur Dokumentenablage. Folglich kann es keine allgemein gültige Zertifizierung für die Revisionssicherheit einzelner Hardware- oder Softwaresysteme wie beispielsweise optische Speicher geben. Ein Prozessbezug ist zwingender Bestandteil der Beurteilung, ob ein System revisionssicher ist oder nicht.
Um zu prüfen, ob ein elektronisches Archiv als revisionssicher gelten kann, können die vom Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) definierten zehn Grundsätze zur Revisionssicherheit auf die Lösung angewendet werden.
Das folgende Positionspapier beleuchtet den Begriff „revisionssicher“ genauer, betrachtet die Rolle der Verfahrensdokumentation und geht auf die Grundsätze der Revisionssicherheit ein. An einem Beispiel wird die Revisionssicherheit eines digitalen Dokumentenablagesystems geprüft.
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