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Verfahrensdokumentation nach GoBD – Antworten auf die wichtigsten Fragen

7. April 2020
Martin Finke
gesetz-wuerfel

Alles Wissenswerte zur Verfahrensdokumentation

Die GoBD - die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff schreiben sie vor, aber in vielen Unternehmen ist sie ein unbeliebtes Thema: die Verfahrensdokumentation. Was muss sie beinhalten? Warum ist eine Verfahrensdokumentation notwendig? Und wie können sich Unternehmen das Schreiben leichter machen? Wir liefern Antworten auf die wesentlichen Fragen.

Verfahrensdokumentation nach GoBD – darum geht es

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD beschreibt die Aufzeichnung und Aufbewahrung der steuerlich und buchhaltungsrelevanten Geschäftsvorfälle sowie ergänzender Informationen. Dabei spielen sowohl organisatorische als auch technische Aspekte eine Rolle. Alle bedeutenden Punkte sind so zu dokumentieren, damit ein unabhängiger Dritter, beispielsweise der Betriebsprüfer, die Prozesse nachvollziehen und nachprüfen kann. Die Verfahrensdokumentation betrachte folgende Geschäftsvorfälle:

  • Entstehung (Erfassung)
  • Indizierung
  • Verarbeitung und Speicherung
  • Eindeutiges Wiederfinden
  • Maschinelle Auswertbarkeit
  • Absicherung gegen Verlust und Verfälschung
  • Reproduktion archivierter Informationen

Wer muss eine Verfahrensdokumentation erstellen?

Im Prinzip muss jeder, der verpflichtet ist Bücher zu führen oder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung aufzustellen, eine Verfahrensdokumentation erstellen. Einzelunternehmer und Freiberufler ohne Mitarbeitende dürfen auf eine schriftliche Verfahrensdokumentation verzichten. Voraussetzung ist, dass der Prozess so einfach ist, dass er dem Betriebsprüfer in wenigen Sätzen erklärt werden kann. Kleinere Unternehmen sollten ihren Steuerberater zurate ziehen.

Warum ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD notwendig?

Die Verfahrensdokumentation beweist, dass ein Unternehmen die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Löschung von Daten und Belegen erfüllt. Die Pflicht eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, leitet sich aus den GoBD ab. Der Bundesfinanzhof stärkt in mehreren Urteilen die Rechte der Betriebsprüfer, so dass diese die Vorlage der Verfahrensdokumentation verlangen können.

Wie muss eine Verfahrensdokumentation aussehen?

Es gibt keine Standardlösung für die Verfahrensdokumentation. Jeder bzw. jedes Unternehmen muss eine eigene, unternehmensindividuelle Verfahrensdokumentation erstellen. Die GoBD schreiben Aufbau und Umfang der Verfahrensdokumentation nicht konkret vor. Folgende Faktoren spielen bei der Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation eine Rolle:

  • Größe und Organisation des Unternehmens
  • Komplexität des Geschäftsfeldes
  • Organisationsstruktur des eingesetzten Softwaresystems

Tipps für den Weg zur Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation nach GoBD„auf der grünen Wiese“ zu erstellen, ist aufwendig. Häufig buchen Unternehmen spezialisierte Berater, um die Anforderung des Gesetzgebers zu erfüllen. Im Internet lassen sich zahlreiche Vorlagen und Muster finden. Diese sind hilfreich, müssen aber zwingend auf die individuellen Gegebenheiten angepasst werden. Besser ist es, wenn die eingesetzte Rechnungswesen-Software einen elektronischen Assistenten enthält, der anhand von Fragen den Ersteller der Verfahrensdokumentation durch den Prozess führt. So ist sichergestellt, dass kein relevanter Punkt vergessen wird. Grundsätzlich empfiehlt es sich, während des Schreibens in die Dokumentation der Software zu schauen oder direkt beim Hersteller Informationen einzuholen.

Verfahrensdokumentation nach GoBD geschafft – und jetzt?

Eine Verfahrensdokumentation ist ein „lebendes “ Dokument, das heißt: Ändern sich Prozesse, muss auch die Verfahrensdokumentation angepasst werden. Daher ist eine regelmäßige Review empfehlenswert. Wenn sich der Betriebsprüfer ankündigt, sollte ein Unternehmen die aktuelle Verfahrensdokumentation bereithalten. Grundsätzlich gilt eine fehlende Verfahrensdokumentation nicht als Prüfungsrisiko, also nicht als Grund für eine besonders hohe Steuerschätzung durch den Betriebsprüfer. Aber es macht keinen guten Eindruck, wenn das Unternehmen erst mit der Verfahrensdokumentation der relevanten Prozesse beginnt, wenn der Betriebsprüfer bereits im Haus ist.

Ein Beitrag von
Martin Finke
Martin nutzt seine langjährigen Erfahrungen im Finanz- und Rechnungswesen um als Produktmanager bei Diamant Software das Rechnungswesen und die Konzernbuchhaltung weiterzuentwickeln. Im Diamant Blog gibt er nützliche Tipps zu Compliance und Themen aus dem Handels- bzw. Steuerrecht.

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