Routineprozesse in der Buchhaltung automatisieren
Was viele nicht wissen: Selbst mit Standardbordmitteln lässt sich schon viel automatisieren (im Rechnungseingang sind das bspw. 65%). Das heißt Sie müssen keine individuellen Regeln oder Schnittstellen zu Drittanwendungen implementieren. Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Prozesse vor, mit denen Sie Ihr Tagesgeschäft effizienter gestalten können.
1. Buchungsperiode für mehrere Firmen / Mandanten öffnen und schließen
Die Formel ist einfach: Je mehr Buchungsperioden Sie öffnen und schließen müssen, desto höher der zeitliche Aufwand. Bei Firmen mit mehreren Tochterfirmen, Filialen oder weiteren Mandanten kann da pro Monat schon mal ein kompletter Arbeitstag das zeitliche Invest sein.
2. Dauerbelege / wiederkehrende Buchungen
Sie möchten Dauerbelege immer am ersten Werktag buchen? Oder eine Checkliste für andere Kolleg*innen anlegen, die Sie an zu anstehende Buchungen erinnert? In Diamant/4 erledigen Sie wiederkehrende Buchungen regelbasiert, so wie Sie es im System festlegen:
3. Unterjährige Rechnungsabgrenzungen immer am ersten Werktag auflösen
In vielen Organisationen muss für das Finanzamt eine monatsgenaue Rechnungsabgrenzung erfolgen. Das trifft speziell auf Aufwendungen und Erträge zu, die Sie monatlich abgrenzen. In der Software können Sie dafür die Abgrenzungsmonate hinterlegen. Das ist ein Standardprozess, mit dem Sie je nach Anzahl Ihrer Mandanten viel Zeit sparen können.
4. Mahnen und Zahlen
Die Routinen Zahlungsverkehr, Lastschriftenlauf und Mahnwesen bestehen aus drei Schritten: Vorschlag ermitteln, bearbeiten und durchführen. Den größten Effizienzvorteil erhalten Sie durch die Automatisierung der Vorschlagsermittlung. Die Voraussetzung dafür ist, dass die (bspw. Fälligkeitsbehandlung, Kundengruppen, Rechnungsarten oder Zahlwege) bekannt sind.
Hier ein paar Beispiele
- Zahlungsvorschläge: Die Software erstellt jeden Montag gegen sechs Uhr Zahlungsvorschläge. Da der Rechnungseingangsworkflow alle Freigabeinstanzen beinhaltet, könnten auch alle Belege (Betragsobergrenzen sind auch möglich) in einem selektierten Lauf durchgeführt werden.
- Mahnvorschläge: Mahnvorschläge werden jeden Dienstag um sieben Uhr erstellt. Die Software kategorisiert dabei nach Kundengruppen und / oder Rechnungsarten. Dienstleistungsrechnungen mahnen Sie ggf. anders als Produktrechnungen. Abhängig davon können Sie alle oder bestimmte Mahnläufe ebenfalls komplett automatisiert durchführen.
5. OP-Liste bereinigen
Vielleicht kennen Sie das Dilemma: Die OP-Liste wird immer länger, weil Gutschriften und Rechnungen nicht verrechnet wurden oder weil Kleindifferenzen offen sind. Hier kann ein Prozess helfen, der Konten mit Saldo 0 oder mit derselben Belegnummer ausziffert bzw. Kleindifferenzen bis zu Betrag X ausbucht.
Wohin mit der gewonnenen Zeit im Rechnungswesen und Controlling?
Prozessautomatisierung im Rechnungswesen ist eine gute Möglichkeit, um kaufmännischen Abläufe schneller und effizienter zu gestalten: Standardaufgaben sind automatisiert, werden von der Software übernommen und bedürfen nur noch der Kontrolle oder Steuerung. Dies unterstützt die aktuelle Entwicklung in den kaufmännischen Teams: die Transformation des Rechnungswesens zum Business Partner. Das bedeutet unter anderem die Verschiebung von bisherigen verwaltenden Aufgaben hin zu mehr Reporting, Datenanalyse, Prozessoptimierung und -steuerung. Damit kommen dem kaufmännischen Bereich zunehmend Aufgaben zu, die einen wesentlichen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten – Rechnungswesen und Controlling wandeln sich zum gefragten Business-Partner.
Mehr Zeit für die wichtigen Dinge mit Diamant/4
- Tägliche Routinen automatisieren
- Administrationskosten senken
- Auf das konzentrieren können, was Sie wirklich nach vorn bringt
