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Cloud im Rechnungswesen

Die Cloud als Treiber des digitalen Wandels

 Seit 2004 betreiben wir für unsere Kunden das Diamant Rechnungswesen+Controlling im Rechenzentrum. Als Spezialist für Rechnungswesen und Controlling kennen wir seit 40 Jahren die Anforderungen an eine moderne Softwarelösung und ihren Betrieb.

Zunehmende Arbeitserleichterung

  • Der Betrieb der Rechnungswesensoftware erfolgt in einem Rechenzentrum, das einen Grad an Qualität, Performance und Sicherheit bietet, wie es höchstens Großunternehmen für sich in eigenen Rechenzentren rentabel herstellen können.
  • Sie haben einen Ansprechpartner für die Rechnungswesensoftware als auch deren Betrieb und damit „kurze“ Wege.
  • Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft, entlasten Ihre eigene IT, die wiederum Ressourcen für andere Aufgaben und Innovationsprojekte erhält.

Kostenersparnis & hohe Flexibilität

  • Sie teilen sich die Kosten für die Infrastruktur mit anderen Unternehmen.
  • Sie zahlen nur für Module, User, Belegvolumen und Sicherungsplatz nach Ihrem individuellen Bedarf.
  • Sie müssen kein spezielles IT-Know-how im eigenen Unternehmen aufbauen.
  • Ihre Daten sind zusammen mit der Anwendung unabhängig von Zeit und Ort verfügbar und permanent abrufbar – auch an dezentralen Standorten oder im Homeoffice.

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Cloud-Beispiele im Rechnungswesen

Revisionssichere Ablage

Im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung verlagern sich Archivsysteme ebenfalls immer weiter in die Cloud. So kann ein Unternehmen seine Buchhaltung On-Premise betreiben, aber gleichzeitig Belege revisisonssicher in der Cloud archivieren. Um die Aufbewahrung und Bereitstellung der Dokumente kümmert sich der Softwareanbieter der Rechnungswesensoftware.

ELSTER

Zu den gängigsten Cloud-Diensten im Bereich der Rechnungswesen gehört z.B. ELSTER. Das Unternehmen übermittelt Daten aus der Buchhaltung mit Hilfe des ELSTER-Service elektronisch an das Finanzamt. Das Finanzamt betreibt den Service und kümmert sich um die komplette Bereitstellung, Wartung und Support.

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    Software as a Service (SaaS)

    100% Auslagerung der Rechnungswesen Software in die Cloud. Der Softwareanbieter der Rechnungswesen Software kümmert sich um den kompletten Betrieb, um Wartung, Back-ups und Support. Interne IT-Ressoucen beim Unternehmen werden hierfür nicht benötigt.

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    Hybride Cloud

    Ein Unternehmen kombiniert Software aus verschiedenen Betriebsformen. Das kann beispielsweise die Buchhaltungssoftware aus der Cloud sein, während andere Softwarelösungen im Eigenbetrieb laufen. Eine hybride Cloud liegt auch vor, wenn ein Teil der Buchhaltungssoftware lokal, On-Premise betrieben und verwaltet wird und ein anderer Teil, z. B. bestimmte Funktionen, über Cloud-Dienste genutzt wird.

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    Private Cloud

    Das Unternehmen nutzt eine Cloud-Umgebung, die ausschließlich für diese Organisation betrieben wird. Das Hosten und Verwalten der Cloud-Plattform kann über firmeneigene Rechenzentren aber auch durch Dritte erfolgen. Das Unternehmen betreibt also seine Rechnungswesen Software in einer Cloud oder lagert die Software an einen Dienstleister aus.

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    Multi Cloud

    Werden mehrere Cloud-Dienste oder Clouds parallel genutzt, spricht man auch von Multi-Cloud. Streng genommen nutzen alle Unternehmen ein Multi-Cloud-Modell, da Dienste wie ELSTER, Online-Banking oder USt-ID-Validierung ausschließlich als Cloud-Dienste verfügbar sind.

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    On-Premises

    Das Unternehmen kauft oder mietet die Rechnungswesensoftware und betreibt diese auf eigener Hardware und Systemsoftware, die nicht vom Anbieter der lizensierten Software bereitgestellt wird. Um den Betrieb, die Wartung, Back-ups und den Support kümmert sich das Unternehmen eigenverantwortlich.

"Wir archivieren unsere Eingangsrechnungen komplett in der Diamant Revisionssicheren Ablage. So sind die Dokumente nicht nur sicher und geschützt im Rechenzentrum gespeichert, sondern was für uns entscheidend ist: Sie werden auch gesetzeskonform archiviert. Der Aufruf der Dokumente funktioniert gut, wir hatten noch nie einen Ausfall. Und wir sparen uns das umständliche Heraussuchen der Rechnungen aus den Akten im Lager."
Lars Büker, Leiter Rechnungswesen, ruf Reisen GmbH

Unser Angebot: Diamant Cloud

Diamant Software betreibt für Sie das Diamant Rechnungswesen+Controlling in der Cloud als Service in einem Rechenzentrum. Dabei übernehmen wir für Sie den gesamten Softwarebetrieb, inklusive Administration und IT-Support. Ihre IT wird entlastet und Sie können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

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    Sind meine Daten sicher? Worauf ist bei der Auswahl eines Hosting-Partners zu achten?

    Wichtig ist zu prüfen, wo genau Ihre Daten gespeichert werden. In der Regel sind dies Rechenzentren, die die Infrastrukur vorhalten und sich um Compliance, Verschlüsselung, Zugriffsicherheit und die Unversehrtheit der Daten kümmern. Achten Sie auf folgende Merkmale

    • Hosting der Daten zu 100% in Deutschland
    • Deutsches Datenschutzrecht
    • Zertifizierung nach ISO27001
    • Dokumentenverschlüsselung nach AES 256
    • Mehrfach und unabhängig gesicherte Back-ups
    • Die Daten liegen streng isoliert für jeden Mandanten in einer eigenen Datenbank auf den Servern
    • Der Zugriff erfolgt mit HTTP-Verschlüsselung via Webbrowser – auf Wunsch auch per VPN-Verbindung

     

    Wie in einer exklusiven Penthouse-Wohnung teilen Sie sich in der Cloud die kostspieligen Komponenten wie Leitungen und Haustechnik – die Wohnung nutzen Sie allein und exklusiv nur für sich. Durch zuverlässige Datensicherungs- und Restoreverfahren mit einem täglichen Backup gehen Ihre Daten nicht verloren. Durch örtlich getrennt aufbewahrte Sicherungen werden diese selbst im Notfall innerhalb eines Tages wiederhergestellt. Auf Wunsch können Sie die gesicherten Daten per Download zusätzlich auf Ihrem eigenen System archivieren.

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    Welche Voraussetzungen sind für den Cloud-Betrieb der Buchhaltung notwendig?

    Grundsätzlich ist die Eintrittsschwelle für Unternehmen gering. Sie benötigen einen aktuellen, handelsüblichen Rechner und eine Internetverbindung. Lokal betriebene Vorsysteme wie ERP, Lohn- oder DMS-Systeme können je nach Lösung via Integration an die Cloud angebunden werden. Beachten Sie dennoch zwei Dinge:

    Internetbandbreite
    Obwohl in den deutschen Ballungszentren die Internetbandbreiten sehr hochwertig sind, gibt es noch Bereiche in der Peripherie von Städten, Kreisen und Gemeinden, in denen die Kapazität optimierungsbedürftig ist. Lassen Sie sich im Vorfeld einen Zugriff auf eine Testumgebung einrichten. So können Sie im Testbetrieb von Original-Mandanten im Rechenzentrum ausführlich testen.

    Systemvoraussetzungen
    Wenn Ihre Server die aktuellen Systemvoraussetzungen erfüllen, dann bleiben Sie beim Thema Cloud „am Ball“. Betrachten Sie die Plattform-Roadmap der eingesetzten Rechnungswesensoftware und reagieren Sie, wenn ein Update auf die kommende Servergeneration ansteht.

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    Kann ich bestehende Systeme an die Buchhaltung anbinden?

    Lassen Sie Ihre bestehenden Anwendungen an Ihre Rechnungswesensoftware prüfen und holen Sie sich ggf. bei Ihrem Anbieter Unterstützung. Systeme, die auf den eigenen Servern im On-Premise Betrieb laufen, lassen sich in der Regel mit dem Betrieb der Buchhaltung in der Cloud verknüpfen. So profitieren Sie von einer hybriden Cloud mit zwei kombinierten Softwarebetriebsarten: Cloud Computing und On-Premise.

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    Ist ein Wechsel von der Cloud zu einem lokalen Betrieb möglich?

    Ein Wechsel aus der Cloud zum On-Premise-Betrieb – oder umgekehrt – sollte jederzeit möglich sein. Vergewissern Sie sich bei der Auswahl Ihres Softwarepartners, dass dieser Ihnen im Falle eines Wechsels eine aktuelle Datensicherung zur Verfügung stellen würde.

Abrechnung

Die erbrachten Leistungen werden monatlich im Voraus berechnet und richten sich nach den zur Verfügung gestellten Modulen, Belegvolumen, Speichervolumen, Usern und erweiterten Sicherheitsmaßnahmen.

Vertragslaufzeit

Es gibt keine Mindestvertragslaufzeit. Der Vertrag beginnt mit dem Tag der betriebsfähigen Bereitstellung.

Kündigungsfristen

Die ordentliche Kündigungsfrist beträgt beiderseitig 3 Monate zum Ende eines Kalenderjahres. Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

Sicheres Hosting im deutschen Rechenzentrum

Verfügbarkeit 24/7

Die Anwendungs- und Datenbankserver laufen im Rechenzentrum in einer Serverfarm und werden von Diamant Software auf Verfügbarkeit und Funktionstüchtigkeit überwacht. Eventuelle Engpässe werden so frühzeitig erkannt und können proaktiv behoben werden.

Datensicherung

Ihre Daten sind gesichert und gehen nicht verloren! Über örtlich separat aufbewahrte Sicherungen können Daten selbst im Katastrophenfall innerhalb eines Tages wiederhergestellt werden. Auf Wunsch werden Sicherungen auch länger aufbewahrt oder per Download zur Archivierung angeboten.

Sicherheitsmaßnahmen

Ihre Daten befinden sich nach deutschem Datenschutzrecht in einem zertifizierten, ausfallsicheren Rechenzentrum in Deutschland Die Sicherheit der Zugriffe und Daten wird durch Maßnahmen auf jeder Ebene gewährleistet.

"Mit Diamant im Shared Hosting umgehen wir eine längerfristige Kapitalbindung und sparen uns die Investitionen in neue Hardware. Dass unsere Daten in einem deutschen Rechenzentrum nach hiesigen Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien behandelt werden, war für uns ein weiteres entscheidendes Argument."
Torsten Nischk, Leiter Finanzen & Controlling, Interbros GmbH

Technisches Rund-um-Sorglos-Paket

Hardware

Diamant Software setzt die Systeme auf, richtet sie vollständig ein und übernimmt die Integration in die bestehende Infrastruktur. Bei Diamant/3 im Shared Hosting teilen sich mehrere Kunden die Hardware und Infrastruktur – und so auch die Kosten.

Betriebssysteme und Datenbanken

Diamant Software kümmert sich um die Erneuerung und Einrichtung von Betriebssystemen, Sicherungs-, Überwachungs- und Antivirensoftware.

Updates

Um jederzeit mit der bestmöglichen Softwarelösung arbeiten zu können, sind regelmäßige Updates notwendig. Diamant Software erledigt alle Updates auf den Servern – egal ob es sich um das Betriebssystem, die Datenbanken, die Sicherungs-, Antiviren- (serverseitig), Überwachungssoftware oder Diamant/3 selbst handelt. Ihre IT braucht sich nicht mit dem Updateprozess oder der Datensicherung beschäftigen – Sie melden sich einfach am nächsten Tag an der neuen Version an.

"Diamant im Shared Hosting ist für uns ein Rundum-Sorglos-Paket. Wir müssen uns nicht mehr um Updates kümmern, denn alle notwendigen Schritte für den Betrieb übernimmt Diamant Software."
Robert Fritz, Geschäftsführer, S+L Spedition Fritz GmbH & Co. KG
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IHR ANSPRECHPARTNER

Jörg Keilert

Tel.: 0521 - 94 260 20
E-Mail: info@diamant-software.de


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