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Monatsabschluss erstellen – Auch mit mehreren Mandanten kein Problem

10. Dezember 2019
Ulrike Zimmermann

Automatische Prozesse und mehr Transparenz machen den Monatsabschluss zur Lieblingsaufgabe

Effizienz folgt aus Transparenz. Selten wird dies deutlicher als im Monatsabschluss: Undurchsichtige Strukturen und fehlende Statusübersichten sorgen für Verzögerungen im Tagesgeschäft und Monatsabschluss – insbesondere bei mehreren Mandanten. Eine zentrale Übersicht und die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben sind der Schlüssel für den Monatsabschluss der Zukunft.

Status Quo: Hohe Manuelle Aufwände, viele Wiederholungen

Der Monatsabschluss steht – wie der Name schon sagt – jeden Monat auf der Agenda. Das heißt: Jeden Monat sind die gleichen Prozessschritte zu erledigen. Bei nur einem Mandanten ist das überschaubar. Im Monatsabschluss mit mehreren Mandanten steigt die Zahl der Aufgaben, die wiederholt manuell bearbeitet werden müssen. Das kostet viel Zeit – und macht nicht gerade Spaß. Oft heißt es dann im Monatsabschluss: Mandant aufrufen, Status recherchieren, Status merken , Status ändern, Mandant wechseln, Status recherchieren…

Fehlende Transparenz im Prozess

Die fehlende Transparenz über den Status des Monatsabschlussprozesses ist eine weitere große Herausforderung: Was wurde von wem bereits in welchem Mandanten bearbeitet? Denn obwohl die meisten Softwarelösungen für die Buchhaltung mittlerweile mehrmandantenfähig sind, fehlt meist eine zentrale Übersicht, die klar anzeigt, wie weit der gesamte Monatsabschlussprozess bereits vorangeschritten ist. Die Verantwortlichen für den Monatsabschluss wie z.B. die kaufmännische Leitung oder die Leitung Rechnungswesen ist für einen Prozess verantwortlich, über den er oder sie kaum einen Überblick hat. Das ist unbefriedigend und sorgt für Unsicherheit.

Oft wird in Excel-Checklisten oder sogar handschriftlich der jeweilige Bearbeitungsstatus festgehalten. Diese Dokumentation frisst Zeit und bietet dabei keine belastbare Information über den tatsächlichen Status in den einzelnen Mandanten. Eine Kontrolle der Aufgabenerledigung kostet wiederum Zeit, denn dafür muss erneut die Funktion im jeweiligen Mandanten aufgerufen werden. Rückfragen der Geschäftsführung („Wie weit sind wir schon?“) können mitunter gar nicht oder erst nach stundenlanger Informationssammlung beantwortet werden.

Zusammenarbeit im Team ist oft mühsam

Um den Monatsabschluss zu erstellen, haben viele Unternehmen ein kompliziertes Geflecht von Hol- und Bringschuld aufgebaut: Mitarbeitender A erledigt Schritt 1 und trägt den Status in eine Excel-Liste ein. Aus der Liste erfahren Mitarbeitende B und C, dass sie nun ihrerseits tätig werden können. Dann wird die Liste wiederum manuell aktualisiert. Erkrankt ein Mitarbeitender müssen die Kollegen zunächst den aktuellen Status recherchieren, um dann die nächsten Aufgaben innerhalb des Monatsabschluss bearbeiten zu können.

Monatsabschluss erstellen - Software unterstützt erheblich

Der Monatsabschluss der Zukunft ist transparent und automatisiert. Kurz: ein effizienter Prozess sein. Was ist dafür nötig?

1. Mandantenfähige Rechnungswesen-Software

Grundvoraussetzung: Die Rechnungswesen-Software führt mehrere Mandanten getrennt voneinander.

2. Zentrale Übersicht für den Monatsabschluss

Insbesondere bei mehreren Mandanten ist eine zentrale Übersicht äußerst hilfreich, um den gesamten Prozess zum Monatsanschluss zu steuern. Sämtliche Informationen zum jeweiligen Status innerhalb des Abschlussprozesses liegen an einer Stelle vor. Alle Beteiligten können sich orientieren, Nachfragen und Abstimmungen im Prozess reduzieren sich deutlich. Der jeweilige Status und der nächste Prozessschritt sind klar ersichtlich, eine Anfrage kann ad hoc beantwortet werden – mit einer sicheren, aktuellen Datengrundlage. Das sorgt nicht nur für ein gutes Gefühl, sondern auch objektiv für mehr Sicherheit und Qualität im Prozess.

Optimal ist es, wenn die Beteiligten aus der Übersicht heraus direkt die einzelnen Aufgaben und Prozessschritte erreichen. Solch kurzen Wege in der Software helfen Zeit zu sparen und steigern die Effizienz.

3. Automatisierte Aufgaben

Der Monatsabschluss beinhaltet viele eher banale Aufgaben, die sich in jedem Mandanten wiederholen. Ein Beispiel ist das Öffnen oder Schließen von Perioden. Gerade hier bietet es sich an Aufgaben zu automatisieren, so dass mit nur wenigen Klicks die vergangene Buchungsperiode in allen oder den zuvor ausgewählten Mandanten geschlossen wird. Noch komfortabler ist es Aufgaben zeitgesteuert automatisieren zu lassen, beispielsweise die wöchentliche Bearbeitung der Dauerbelege. Das spart Zeit. Der gesamte Prozess „Monatsabschluss erstellen“ wird spürbar schneller und effizienter. Mitarbeitende können sich auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren und sind motivierter.

4. Gepflegte Daten

Eine Voraussetzung für die effiziente Buchhaltung mit mehreren Mandanten sind zentrale Stammdaten. Damit lassen sich z.B. Sachkonten direkt für alle Mandanten einfügen und müssen nicht einzeln in jeden Mandanten manuell gepflegt werden. Sachkonten sind in allen Mandanten (bzw. dort wo es gewünscht ist) einheitlich vorhanden, was die Arbeit innerhalb der Mandanten erleichtert. Positiver Nebeneffekt für das Reporting: Ein Vergleich der Mandanten wird einfacher und aussagekräftiger.

Fazit: So erstellen Sie zukünftig den Monatsabschluss

Wiederkehrende Aufgaben im Monatsabschluss wird es auch in Zukunft geben. Entscheidend ist, wie diese Aufgaben erledigt werden – nämlich nicht mehr rein manuell und mit hohem Abstimmungsaufwand. Mit geeigneter Software lässt sich der Prozess deutlich effizienter gestalten. Denn wenn der Status klar ist, lässt sich der Monatsabschluss besser steuern und der Prozess gewinnt an Qualität und Geschwindigkeit. Und so macht auch der Monatsabschluss Spaß!

Ein Beitrag von
Ulrike Zimmermann
Das Rechnungswesen wird oft unterschätzt und erhält nicht die Wertschätzung, die es verdient - Das zu ändern hat sich Ulrike Zimmermann vorgenommen. Sie schreibt im Diamant Blog zu den Themen Digitalisierung von Prozessen, Automatisierung und KI im Rechnungswesen sowie zur Weiterentwicklung des Controllings.

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