Status Quo: Hohe Manuelle Aufwände, viele Wiederholungen
Den Monatsabschluss erstellen steht – wie der Name schon sagt – jeden Monat auf der Agenda. Das heißt: jeden Monat sind die gleichen Prozessschritte zu erledigen. Bei nur einem Mandanten ist das überschaubar. Im Monatsabschluss mit mehreren Mandanten steigt die Zahl der manuellen Aufgaben. Das kostet viel Zeit – und macht nicht gerade Spaß. Oft heißt es dann im Monatsabschluss: Mandant aufrufen, Status recherchieren, Status merken , Status ändern, Mandant wechseln, Status recherchieren …
Fehlende Transparenz im Prozess
Eine weitere große Herausforderung ist die fehlende Transparenz über den Status bei der Erstellung des Monatsabschlusses: Was wurde von wem in welchem Mandanten bereits bearbeitet? Denn obwohl die meisten Softwarelösungen für die Buchhaltung mittlerweile mehrmandantenfähig sind: Meist fehlt eine zentrale Übersicht, die klar anzeigt, wie weit der gesamte Monatsabschlussprozess bereits vorangeschritten ist. Die Verantwortlichen für den Monatsabschluss wie z.B. die kaufmännische Leitung oder die Leitung Rechnungswesen haben kaum einen Überblick über den Prozess. Dies ist unbefriedigend und führt zu Unsicherheit.
Häufig wird der jeweilige Bearbeitungsstatus in Excel-Checklisten oder sogar handschriftlich festgehalten. Diese Dokumentation frisst Zeit und bietet dabei keine belastbare Information über den tatsächlichen Status in den einzelnen Mandanten. Eine Kontrolle der Aufgabenerledigung kostet wiederum Zeit. Rückfragen der Geschäftsführung („Wie weit sind wir schon?“) können mitunter gar nicht oder erst nach stundenlanger Informationssammlung beantwortet werden.
Zusammenarbeit im Team ist oft mühsam
Um den Monatsabschluss zu erstellen, haben viele Unternehmen ein kompliziertes Geflecht von Hol- und Bringschuld aufgebaut: Mitarbeitender A erledigt Schritt 1 und trägt den Status in eine Excel-Liste ein. Aus der Liste erfahren Mitarbeitende B und C, dass sie nun tätig werden können. Dann manuelle Aktualisierung der Liste. Erkrankt ein Mitarbeitender, müssen die Kollegen zunächst den aktuellen Status recherchieren, um dann die nächsten Aufgaben innerhalb des Monatsabschluss bearbeiten zu können.
Monatsabschluss erstellen - Software unterstützt erheblich
Der Monatsabschluss der Zukunft ist transparent und automatisiert. Kurz: ein effizienter Prozess sein. Was braucht es dazu?
1. Mandantenfähige Rechnungswesen-Software
Grundvoraussetzung: Die Rechnungswesen-Software führt mehrere Mandanten getrennt voneinander.
2. Zentrale Übersicht für den Monatsabschluss
Insbesondere bei mehreren Mandanten ist eine zentrale Übersicht äußerst hilfreich, um den gesamten Prozess des Monatsanschlusses zu steuern. Sämtliche Informationen zum jeweiligen Status innerhalb des Abschlussprozesses sind an einer Stelle verfügbar. Alle Beteiligten können sich orientieren, wodurch Rückfragen und Abstimmungen im Prozess deutlich reduziert werden. Der jeweilige Status und der nächste Prozessschritt sind klar ersichtlich, eine Anfrage kann ad hoc beantwortet werden – auf einer sicheren und aktuellen Datenbasis. Das sorgt nicht nur für ein gutes Gefühl, sondern auch objektiv für mehr Sicherheit und Qualität im Prozess.
Optimal ist es, wenn die Beteiligten aus der Übersicht heraus direkt die einzelnen Aufgaben und Prozessschritte erreichen. Solche kurzen Wege in der Software sparen Zeit und steigern die Effizienz.
3. Automatisierte Aufgaben
Der Monatsabschluss beinhaltet viele eher banale Aufgaben, die sich in jedem Mandanten wiederholen. Ein Beispiel ist das Öffnen oder Schließen von Perioden. Gerade hier bietet es sich an Aufgaben zu automatisieren, so dass mit nur wenigen Klicks die vergangene Buchungsperiode in allen oder den zuvor ausgewählten Mandanten geschlossen wird. Noch komfortabler ist es Aufgaben zeitgesteuert automatisieren zu lassen, beispielsweise die wöchentliche Bearbeitung der Dauerbelege. Das spart Zeit. Der gesamte Prozess „Monatsabschluss erstellen“ wird spürbar schneller und effizienter. Die Mitarbeitenden können sich auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren und sind motivierter.
4. Gepflegte Daten
Eine Voraussetzung für die effiziente Buchhaltung mit mehreren Mandanten sind zentrale Stammdaten. Damit lassen sich z.B. Sachkonten direkt für alle Mandanten einfügen und müssen nicht einzeln in jeden Mandanten manuell gepflegt werden. Sachkonten sind in allen Mandanten (bzw. dort wo es gewünscht ist) einheitlich vorhanden, was die Arbeit innerhalb der Mandanten erleichtert. Positiver Nebeneffekt für das Reporting: Ein Vergleich der Mandanten wird einfacher und aussagekräftiger.
Fazit: So erstellen Sie zukünftig den Monatsabschluss
Wiederkehrende Aufgaben beim Monatsabschluss erstellen wird es auch in Zukunft geben. Entscheidend ist, wie diese Aufgaben erledigt werden – nämlich nicht mehr rein manuell und mit hohem Abstimmungsaufwand. Mit geeigneter Software lässt sich der Prozess deutlich effizienter gestalten. Denn wenn der Status klar ist, lässt sich der Monatsabschluss besser steuern und der Prozess gewinnt an Qualität und Geschwindigkeit. Und so macht auch der Monatsabschluss Spaß!
