Praxisbeispiel: Zahlungsvorschlag erstellen
Eine klassische Aufgabe im Rechnungswesen-Alltag ist der Rechnungsworkflow. Regelmäßig treffen Rechnungen ein, regelmäßig müssen diese fristgerecht bezahlt werden. Um einen Zahlungsvorschlag zu erstellen, geht man in der Rechnungswesensoftware in der Regel so vor:
- Zahlungsformat wählen
- Absenderbank auswählen
- Offene Posten selektieren und hinzufügen
- Kreditoren auswählen
- Zahlung durchführen
Dieser Vorgang wiederholt sich jede Woche mit den gleichen Teilschritten und ist zeitintensiv. Durch den Einsatz von RPA im Rechnungswesen führt die Software die Prozessschritte vollständig oder in Teilen eigenständig aus. So kann beispielsweise der Mitarbeitende den Zahlungsvorschlag abschließend prüfen, bevor die finale Zahlung ausgelöst wird. Alle vorherigen Schritte sind bereits durch die Software übernommen worden.
Praxisbeispiel: Tägliches Berichts-Update für die Geschäftsleitung
Auch im Berichtswesen gibt es zahlreiche manuelle Vorgänge, die Prozessautomation unmittelbar optimieren kann. Hierbei zeigt sich neben der Zeitersparnis ein weiterer Vorteil der Automatisierung: Fehler werden deutlich reduziert. Anhand dieser beispielhaften Arbeitsschritte lässt sich auch hier sehr gut sehen, an welchen Stellen automatisiert werden kann.
- Eine Liste mit säumigen Großkunden wird von einem Buchhalter aus der Rechnungswesen Software als Excel Datei exportiert.
- Diese Liste wird von Unternehmen bereinigt, die üblicherweise außerhalb der Zahlungsfrist bezahlen.
- Die Daten der Liste werden in eine Infografik nach Regionen gegliedert aufbereitet.
- Der Finanzvorstand erhält diesen Bericht jeden Freitag per E-Mail zugeschickt.
Bei der Erstellung der Liste kommt es regelmäßig zu Flüchtigkeitsfehlern, Übertragungsfehlern und anderen Problemen. Im Ergebnis ist die Belastbarkeit der Zahlen sowie die Verfügbarkeit des Berichtes stark verbesserungswürdig. Außerdem ist die Datengrundlage von der Erstellung bis zur Nutzung der Berichts nicht mehr aktuell.
RPA im Rechnungswesen verbindet und automatisiert diese fehleranfälligen Prozesse. Die Software übernimmt hier diese Bearbeitungsschritte: eine Liste der säumigen wird erstellt und diejenigen Unternehmen automatisch außenvorgelassen, die regelmäßig außerhalb der Zahlungsfrist zahlen. Dieser Vorschlag wird dann dem Sachbearbeiter im System zur Verfügung gestellt, der ihn prüft und freigibt. Anschließend bereitet die Software automatisch eine Infografik nach Regionen auf, welche dem Finanzvorstand auf seinem Management-Dashboard angezeigt wird.
Hier unterstützt Robotic Process Automation (RPA)
Anhand der obigen Beispiele zeigt sich deutlich, welche Vorteile RPA im Rechnungswesen für alle Beteiligten bringen kann: weniger Routinen, mehr Zeit, schnelle und fehlerfreie Ergebnisse. Wo kann man RPA also noch einsetzen? RPA kann Prozesse automatisieren:
- Wenn sie verhältnismäßig einfach und standardisiert sind.
- Wenn sie klaren Regeln und Entscheidungspunkte unterliegen.
- Wenn sie regelmäßig anstehen.
Tempo ist ein weiterer Vorteil von RPA: Einen Prozess einmalig zu automatisieren ist recht schnell durchführbar und erzeugt ebenso schnell Ergebnisse bei niedrigem zeitlichem Risiko. RPA-Projekte lassen sich daher typischerweise gut kontrollieren. Einmalige Risiken sind relativ überschaubar.
Einschränkungen von Robotic Process Automation (RPA)
Eine gute RPA-Software besitzt eine einfach zu bedienende Oberfläche. So braucht man keine Programmierkenntnisse, um einen Prozess zu automatisieren. Trotzdem sollte der Anwender IT-affin sein und Basics der Technologie kennen. Zugleich sollten Kenntnisse der Prozesse vorhanden sein, um auch entscheiden zu können, welche Prozesse RPA automatisiert. Ersatzweise lässt sich ein Unternehmen vom Consulting des RPA-Anbieters unterstützen.
Die Automatisierung per RPA im Rechnungswesen stößt dann an ihre Grenzen, wenn Prozesse nicht standardisiert sind und komplexere Entscheidungssituationen beinhalten. In diesem Fall sind KI-Elemente erforderlich, wie sie in Cognitive Process Automation oder Intelligent Process Automation zur Anwendung kommen.
RPA im Rechnungswesen: Weitere Beispiele
Im Rechnungswesen und Controlling sind einige Prozesse zu finden, die nach klaren Regeln immer und immer wieder ablaufen und sich daher gut für eine Automatisierung per RPA eignen. Neben den Beispielen oben können das sein:
- Lastschriften erstellen
- Mahnungen erstellen
- Zahlungen erstellen
- Dauerbelege durchführen
- Verbuchung von immer gleichen Zahlungen
- Rechnungsabgrenzungsposten buchen
Eine eingehende Analyse der Prozesse und Arbeitsschritte in kaufmännischen Abteilungen empfiehlt sich also besonders, um weitere Potenziale zu erkennen.
Wohin mit der gewonnenen Zeit im Rechnungswesen und Controlling?
Prozessautomatisierung per RPA im Rechnungswesen ist eine gute Möglichkeit, um kaufmännischen Abläufe schneller und effizienter zu gestalten: Standardaufgaben sind automatisiert, werden von der Software übernommen und bedürfen nur noch der Kontrolle oder Steuerung. Dies unterstützt die aktuelle Entwicklung in den kaufmännischen Teams: die Transformation des Rechnungswesens zum Business Partner. Das bedeutet unter anderem die Verschiebung von bisherigen verwaltenden Aufgaben hin zu mehr Reporting, Datenanalyse, Prozessoptimierung und -Steuerung. Damit kommen dem kaufmännischen Bereich zunehmend Aufgaben zu, die einen wesentlichen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten – Rechnungswesen und Controlling wandeln sich zum gefragten Business-Partner.
