RPA im Rechnungswesen - Zwei Praxisbeispiele
Um sich besser vorstellen zu können, wie RPA im Rechnungswesen unterstützen kann: Zwei Praxisbeispiele aus dem Bereich der Buchhaltung und dem Berichtswesen.
Praxisbeispiel 1: Zahlungsvorschlag erstellen
Regelmäßig treffen Rechnungen ein, regelmäßig müssen diese fristgerecht bezahlt werden. Um einen Zahlungsvorschlag zu erstellen, gibt es folgende manuelle Prozessschritte in der Rechnungswesen-Software:
- Zahlungsformat wählen
- Absenderbank auswählen
- Offene Posten selektieren und hinzufügen
- Kreditoren auswählen
- Zahlung durchführen
Dieser Vorgang wiederholt sich jede Woche mit den gleichen Teilschritten und kostet Zeit. Durch den Einsatz von RPA im Rechnungswesen führt die Software die Prozessschritte vollständig oder in Teilen aus. Beispielsweise kann der Mitarbeitende den Zahlungsvorschlag zuerst prüfen, bevor die finale Zahlung ausgelöst wird.
Praxisbeispiel 2: Berichtswesen-Prozess aus dem Alltag eines deutschen Großunternehmens
Auch im Berichtswesen gibt es zahlreiche – oftmals manuelle – Vorgänge, die Prozessautomation unmittelbar optimiert. Ein weiterer Vorteil ist die deutliche Reduktion von Fehlern.
- Eine Liste mit säumigen Großkunden wird von einem Buchhalter aus der Rechnungswesen Software als Excel Datei exportiert.
- Diese Liste wird von Unternehmen bereinigt, die üblicherweise außerhalb der Zahlungsfrist bezahlen.
- Die Daten der Liste werden in eine Infografik nach Regionen gegliedert aufbereitet.
- Der Finanzvorstand erhält diesen Bericht jeden Freitag per E-Mail zugeschickt.
Bei der Erstellung der Liste kommt es regelmäßig zu Flüchtigkeitsfehlern, Übertragungsfehlern und anderen Problemen. So ist der Anteil manueller Arbeit unverhältnismäßig hoch. Im Ergebnis ist die Belastbarkeit der Zahlen sowie die Verfügbarkeit des Berichtes stark verbesserungswürdig.
Lösung mit Robotic Process Automation (RPA)
RPA im Rechnungswesen verbindet und automatisiert diese fehleranfälligen Prozesse. Die Software übernimmt die einzelnen Bearbeitungsschritte: eine Liste der säumigen wird erstellt und diejenigen Unternehmen automatisch außenvorgelassen, die regelmäßig außerhalb der Zahlungsfrist zahlen. Dieser Vorschlag wird dann dem Sachbearbeiter im System zur Verfügung gestellt, der ihn prüft und freigibt. Anschließend bereitet die Software automatisch eine Infografik nach Regionen auf, welche dem Finanzvorstand auf seinem Management-Dashboard angezeigt wird.
In diesem automatisierten Prozess beschränken sich die manuellen Tätigkeiten auf die Prüfung und Freigabe durch den Sachbearbeiter. So hat der Finanzvorstand täglich statt wöchentlich die aktuellen Infos über die säumigen Kunden.
Vorteile von Robotic Process Automation (RPA)
RPA im Rechnungswesen ist vor allem dort gut zur Automatisierung geeignet: Wo Prozesse verhältnismäßig einfach und standardisiert sind, klare Regeln und Entscheidungspunkte besitzen sowie regelmäßig anstehen. RPA übernimmt und erledigt diese Prozesse schneller und mit weniger Fehlern als der Mensch.
Einer der größten Vorteile von RPA: einen Prozess einmalig zu automatisieren ist recht schnell durchführbar und erzeugt deswegen schnell Ergebnisse bei niedrigem zeitlichem Risiko. RPA-Projekte lassen sich daher typischerweise gut kontrollieren. Einmalige Risiken sind relativ überschaubar.
Einschränkungen von Robotic Process Automation (RPA)
Eine gute RPA-Software besitzt eine einfach zu bedienende Oberfläche. So braucht man keine Programmierkenntnisse, um einen Prozess zu automatisieren. Trotzdem sollte der Anwender IT-affin sein und Basics der Technologie kennen. Zugleich sollten Kenntnisse der Prozesse vorhanden sein, um auch entscheiden zu können, welche Prozesse RPA automatisiert. Ersatzweise lässt sich ein Unternehmen vom Consulting des RPA-Anbieters unterstützen, der im Idealfall gute Branchenkenntnisse besitzen sollte.
Die Automatisierung per RPA im Rechnungswesen stößt dann an ihre Grenzen: wenn Prozesse nicht standardisiert sind, sondern komplexere Entscheidungssituationen beinhalten. In diesem Fall sind KI-Elemente erforderlich, wie sie in Cognitive Process Automation oder Intelligent Process Automation zur Anwendung kommen.
RPA im Rechnungswesen: Weitere Beispiele
Auch im Rechnungswesen sind einige Prozesse zu finden, die nach klaren Regeln immer und immer wieder ablaufen und sich daher gut für eine Automatisierung per RPA eignen. Zwei Beispiele stehen oben. Weitere Ansatzpunkte für RPA im Rechnungswesen können sein:
- Lastschriften erstellen
- Mahnungen erstellen
- Zahlungen erstellen
- Dauerbelege durchführen
- Verbuchung von immer gleichen Zahlungen
- Rechnungsabgrenzungsposten buchen
Es empfiehlt sich also insbesondere im kaufmännischen Bereich ein detaillierter Blick auf die Prozesslandschaft, um weitere Potenziale zu erkennen.
Wohin mit der gewonnenen Zeit im Rechnungswesen und Controlling?
Prozessautomatisierung per RPA im Rechnungswesen ist eine gute Möglichkeit, um kaufmännischen Abläufe schneller und effizienter zu gestalten: Standardaufgaben sind automatisiert, werden von der Software übernommen und bedürfen nur noch der Kontrolle oder Steuerung. Dies unterstützt die aktuelle Entwicklung in den kaufmännischen Teams: die Transformation des Rechnungswesens zum Business Partner. Das bedeutet unter anderem die Verschiebung von bisherigen verwaltenden Aufgaben hin zu mehr Reporting, Datenanalyse, Prozessoptimierung und -steuerung. Damit kommen dem kaufmännischen Bereich zunehmend Aufgaben zu, die einen wesentlichen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten – Rechnungswesen und Controlling wandeln sich zum gefragten Business-Partner.
