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RPA im Rechnungswesen: Die Chance lästige Routinen endlich zu automatisieren

17. Oktober 2019
Christian Hofmann

Was bedeutet Robotic Process Automation (RPA)?

Robotic Process Automation, kurz RPA, bedeutet frei übersetzt „Programmierte Prozess Automation“. Teile einer Software werden so konfiguriert, dass sie standardisierte Prozesse automatisiert erledigen können. Dies sind häufig manuell durchgeführte, stark schematische („regelbasierte“) Aufgaben im Tagesgeschäft, die sich oft wiederholen. Von diesen Aufgaben gibt es einige im Rechnungswesen und Controlling. Anhand weniger Praxisbeispiele wird schnell ersichtlich, ob und wie man echte Automatisierungen umsetzen kann.

RPA im Rechnungswesen - Zwei Praxisbeispiele

Um sich besser vorstellen zu können, wie RPA im Rechnungswesen unterstützen kann, folgen nun zwei Praxisbeispiele aus dem Bereich der Buchhaltung und dem Berichtswesen.

Praxisbeispiel 1:
Zahlungsvorschlag erstellen

Regelmäßig treffen Rechnungen ein, regelmäßig müssen diese fristgerecht bezahlt werden. Um einen Zahlungsvorschlag zu erstellen, werden in der Regel die folgenden Prozessschritte in der Rechnungswesen-Software manuell abgearbeitet.

  1. Zahlungsformat wählen
  2. Absenderbank auswählen
  3. Offene Posten selektieren und hinzufügen
  4. Kreditoren auswählen
  5. Zahlung durchführen

Dieser Vorgang wiederholt sich jede Woche mit den gleichen Teilschritten und kostet Zeit. Durch den Einsatz von RPA werden die Prozessschritte vollständig oder in Teilen direkt durch die Software ausgeführt. Beispielsweise kann der Mitarbeitende den Zahlungsvorschlag zuerst prüfen, bevor die finale Zahlung ausgelöst wird.

Praxisbeispiel 2:
Berichtswesen-Prozess aus dem Alltag eines deutschen Großunternehmens

Auch im Berichtswesen gibt es zahlreiche - oftmals manuelle - Vorgänge, die unmittelbar durch Prozessautomation optimiert werden. Ein weiterer Vorteil ist die deutliche Reduktion von Fehlern.

  1. Eine Liste mit säumigen Großkunden wird von einem Buchhalter aus der Rechnungswesen Software als Excel Datei exportiert.
  2. Diese Liste wird von Unternehmen bereinigt, die üblicherweise außerhalb der Zahlungsfrist bezahlen.
  3. Die Daten der Liste werden in eine Infografik nach Regionen gegliedert aufbereitet.
  4. Der Finanzvorstand erhält diesen Bericht jeden Freitag per E-Mail zugeschickt.

Bei der Erstellung der Liste kommt es regelmäßig zu Flüchtigkeitsfehlern, Übertragungsfehlern und anderen Problemen, so dass der Anteil manueller Arbeit unverhältnismäßig hoch ist. Im Ergebnis ist die Belastbarkeit der Zahlen sowie die Verfügbarkeit des Berichtes stark verbesserungswürdig.

Lösung mit Robotic Process Automation

Mittels Robotic Process Automation werden diese fehleranfälligen Prozesse verbunden und automatisiert. Die Software übernimmt die einzelnen Bearbeitungsschritte: eine Liste der säumigen wird erstellt und diejenigen Unternehmen automatisch außenvorgelassen, die regelmäßig außerhalb der Zahlungsfrist zahlen. Dieser Vorschlag wird dann dem Sachbearbeiter im System zur Verfügung gestellt, der ihn prüft und freigibt. Anschließend bereitet die Software automatisch eine Infografik nach Regionen auf, welche dem Finanzvorstand auf seinem Management-Dashboard angezeigt wird.

In diesem automatisierten Prozess beschränken sich die manuellen Tätigkeiten auf die Prüfung und Freigabe durch den Sachbearbeiter, so dass dem Finanzvorstand nun täglich statt wöchentlich die aktuellen Infos über die säumigen Kunden zur Verfügung gestellt werden können.

Vorteile von Robotic Process Automation

RPA ist vor allem dort gut zur Automatisierung geeignet, wo Prozesse verhältnismäßig einfach und standardisiert sind, klare Regeln und Entscheidungspunkte besitzen sowie regelmäßig durchgeführt werden müssen. RPA übernimmt und erledigt diese Prozesse schneller und mit weniger Fehlern als der Mensch.

Einer der allergrößten Vorteile von RPA: einen Prozess einmalig zu automatisieren ist recht schnell durchführbar und erzeugt deswegen schnell Ergebnisse bei niedrigem zeitlichem Risiko. RPA-Projekte lassen sich daher typischerweise gut kontrollieren. Einmalige Risiken sind relativ überschaubar.

Einschränkungen von Robotic Process Automation

Eine gute RPA-Software besitzt eine einfach zu bedienende Oberfläche, so dass man keine Programmierkenntnisse benötigt, um einen Prozess zu automatisieren. Trotzdem sollte der Anwender IT-affin sein und Basics der Technologie kennen. Zugleich sollten Kenntnisse der Prozesse vorhanden sein, um auch entscheiden zu können, welche Prozesse am besten per RPA automatisiert werden sollen – und können. Ersatzweise lässt sich ein Unternehmen vom Consulting des RPA-Anbieters unterstützen, der im Idealfall gute Branchenkenntnisse besitzen sollte.

Die Automatisierung per RPA stößt dann an ihre Grenzen, wenn Prozesse nicht standardisiert durchgeführt werden, sondern komplexere Entscheidungssituationen beinhalten. In diesem Fall sind KI-Elemente erforderlich, wie sie in Cognitive Process Automation oder Intelligent Process Automation zur Anwendung kommen.

RPA im Rechnungswesen: Weitere Beispiele

Auch im Rechnungswesen sind einige Prozesse zu finden, die nach klaren Regeln immer und immer wieder ablaufen und sich daher gut für eine Automatisierung per RPA eignen. Zwei Beispiele werden oben bereits geschildert. Weitere Ansatzpunkte für RPA im Rechnungswesen können sein:

  • Lastschriften erstellen
  • Mahnungen erstellen
  • Zahlungen erstellen
  • Dauerbelege durchführen
  • Verbuchung von immer gleichen Zahlungen
  • Rechnungsabgrenzungsposten buchen

Es empfiehlt sich also insbesondere im kaufmännischen Bereich ein detaillierter Blick auf die Prozesslandschaft, um weitere Potenziale zu erkennen.

Zeit für neue Aufgaben im Rechnungswesen und Controlling Wohin mit der gewonnenen Zeit im Rechnungswesen und Controlling?

Prozessautomatisierung per RPA ist eine gute Möglichkeit, um kaufmännischen Abläufe schneller und effizienter zu gestalten: Standardaufgaben sind automatisiert, werden von der Software übernommen und bedürfen nur noch der Kontrolle oder Steuerung. Dies unterstützt die aktuelle Entwicklung in den kaufmännischen Teams: die Transformation des Rechnungswesens zum Business Partner. Das bedeutet unter anderem die Verschiebung von bisherigen verwaltenden Aufgaben hin zu mehr Reporting, Datenanalyse, Prozessoptimierung und -steuerung. Damit kommen dem kaufmännischen Bereich zunehmend Aufgaben zu, die einen wesentlichen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten – Rechnungswesen und Controlling werden zum gefragten Business-Partner.

Ein Beitrag von
Christian Hofmann
Christian begleitet Unternehmen auf ihrem Weg zu einer nachhaltigen IT-Strategie. Seit über 20 Jahren beschäftigt er sich mit den Themen Integration, Schnittstellen, Automatisierung und Vernetzung von Systemen, sowohl als Entwickler, Consultant sowie Produktmanager. Sein Wissen und seine Erfahrung teilt er im Diamant Blog.

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