Sprachsteuerung im Rechnungswesen – KI macht´s möglich

Laut einer Studie sehen sich mittelständische Entscheider noch ganz am Anfang in Sachen Künstlicher Intelligenz. Schade eigentlich, denn viele Routinetätigkeiten im Rechnungswesen und Controlling lassen sich schon heute effizienter gestalten. Doch KI kann weit mehr als Aufgaben automatisieren: Sprachsteuerung wird mittelfristig das Rechnungswesen verändern. Wir zeigen, was schon heute möglich ist.
Sprachsteuerung im Rechnungswesen

KI im Rechnungswesen bringt Wettbewerbsvorteile

Eines ist sicher: KI wird ein paar klassische Rollen im Rechnungswesen und Controlling durcheinander wirbeln. Doch gleichzeitig macht die Nutzung von Künstlicher Intelligenz Unternehmen wettbewerbsfähiger und sichert ihre Existenz. Und damit natürlich auch Arbeitsplätze. Aktuell kommen neuronale Netze und Co (über die Grundlagen von KI informieren wir Sie hier) im Rechnungswesen und Controlling noch seltener zum Einsatz als in der Baubranche oder im Bankenwesen. Dabei sind die Chancen riesengroß. Das gilt insbesondere für die Vorhersage von Ausfallrisiken, die Kontrolle der Zahlen, Forecasting und Handlungsempfehlungen für Entscheider.

Ein klassischer Anwendungsfall im Rechnungswesen ist das automatische Erkennen und Auslesen von Rechnungs- und Belegdaten von Papier oder PDF-Dokumenten. Ebenfalls schon möglich ist das automatisierte Verbuchen von Eingangsrechnungen.

Aufgaben auf Zuruf: Sprachsteuerung im Rechnungswesen

Eine schöne Vorstellung, die schon bald Wirklichkeit wird: Während Sie sich morgens den Kaffee brühen, informiert ein virtueller Assistent über den aktuellen Stand von Zahlungen. Noch bevor die Tasse leer ist, haben Sie alle Routineaufgaben des täglichen Geschäfts per Sprachsteuerung geregelt. Die klassische Buchhaltung erledigt sich dann praktisch von selbst. Sie müssen dem Assistenten nur noch sagen, welchen Auftrag sie erledigen wollen oder welche Information sie benötigen. Im Hintergrund beginnen dann mehrere Algorithmen zu arbeiten. Ein Modell wandelt Sprache in Text um. Danach übernimmt ein Modell, welches die »Absicht« des Benutzers erkennt. Danach übernimmt ein Dialog Policy Management Modell und entscheidet, was nun getan werden muss. Es stellt beispielsweise eine Anfrage an das Diamant Rechnungswesen oder an den Nutzer, falls es seine Absicht nicht verstanden hat.

Mahnwesen auf Zuruf: Dank Sprachsteuerung kein Problem

Jede Äußerung des Nutzers wird nicht nur auf eine Absicht überprüft, sondern auch auf Informationen wie Mandanten-Namen oder Kennzahlen-Bezeichnungen. Alle diese Informationen werden dann benutzt, um eine bestimmte Fähigkeit des Assistenten (im Fachjargon: Skill) durchzuführen. Alexa und Siri funktionieren ähnlich. Alles, was der Assistent können soll, wird antrainiert. So wie Alexa erst Wettervorhersagen »erlernen« muss, müssen Sprachassistenten im Rechnungswesen ebenso geschult werden.

Anstatt den Wetterbericht abzufragen, könnte die Höhe der offenen Posten in einer bestimmten Mahnstufe abgefragt und direkt danach die Mahnung versandt werden (Das Skill-Set der Diamant/4 Sprachassistentin finden Sie hier). Ein weiterer Vorteil von Sprachassistenten: sie verstehen und sprechen die Sprache des Nutzers. Davon profitiert nicht nur der Buchhalter. Auch Nutzer, die weniger oft mit Rechnungswesen-Software arbeiten haben Vorteile. Ein Beispiel: Eine Vertriebsmitarbeiterin befindet sich auf dem Weg zum Kunden und kann sich dank Sprachsteuerung einen aktuellen Stand über einen Kunden verschaffen. Solche Informationen hätte sie bisher wahrscheinlich per E-Mail oder Telefon in der Rechnungswesen-Abteilung angefragt. Jetzt kann sie die benötigten Informationen selbst abfragen – ohne Verzögerung und ohne Mehraufwand der Rechnungswesen-Abteilung. So werden KI und Sprachassistenten zu einer echten Erleichterung mit einem messbaren Mehrwert.

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Völlig neue Level von Automatisierung und Datentransparenz sowie Technologien wie künstliche Intelligenz brechen alte Muster auf und lassen neue Funktionen und Rollen entstehen.

Martin Rückert
Martin leitet als Chief AI Officer das Darmstädter KI-Kompetenzzentrum von Diamant Software. Künstliche Intelligenz ist für den hochkarätigen Experten der Kernbaustein für eine ganz neue Art des Rechnungswesens und Controllings. Die intelligenteste Rechnungswesensoftware am Markt zu produzieren, ist für ihn ein extrem motivierendes Vorhaben.

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