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Home-Office in der Buchhaltung: So funktioniert´s auch mit mehreren Mandanten

    15. September 2020
    Melanie Henschel

    Automatische Prozesse sorgen für mehr Transparenz

    Aktuell arbeiten noch nicht alle Kollegen aus der Buchhaltung wieder im Büro, einige sind nach wie vor im Home-Office. Experten sind sich sicher: Zukünftig werden mehr Personen tageweise von zuhause arbeiten. Ist Home-Office in der Buchhaltung langfristig praktikabel? Funktioniert es auch auch mit mehreren Mandanten? Ja, wenn Unternehmen auf moderne Technologien setzen.

    Neue Ausgangslage für die Buchhaltungsabteilung

    Mal schnell die Kollegin über den Schreibtisch antippen oder im Nachbarbüro den aktuellen Status der letzten Mahnungen erfragen. Das ist einfach, aber auch irgendwie nervig, oder? Je nach Dauer der Unterbrechung braucht jeder seine Zeit, um wieder in seinen aktuellen Vorgang reinzukommen. Da ist es im Home-Office deutlich ruhiger.

    Ohne transparente Prozesse geht in der Buchhaltung nichts

    Eine gute Abstimmung über die Vorgänge in der Buchhaltung ist auch in Zeiten von Home-Office das A und O. Gerade, wenn die Buchhaltung mehrere Mandanten gleichzeitig verwaltet und möglicherweise dezentral organisiert ist. Da als Verantwortlicher den Überblick zu behalten und Transparenz innerhalb der Buchhaltung und gegenüber den Stakeholdern sicherzustellen ist in Zeiten von Home-Office in der Buchhaltung herausfordernd. Und plötzlich wünscht man sich die schnelle „Abstimmung über den Schreibtisch“ wieder. Das würde vieles einfacher machen, oder?

    Automatische Buchhaltungsprozesse als rettender Anker

    Die kurzfristige persönliche Abstimmung bleibt gerade aus und BuchhaltungskollegInnen unterhalten sich teilweise nur noch digital aus dem Home-Office. Vor diesem Hintergrund muss die Transparenz über die Buchhaltungsprozesse anders erreicht werden.

    Moderne Softwarelösungen sind gefragter denn je: Denn Software aus der Cloud mit automatisierten Buchhaltungsprozessen macht das Arbeiten aus dem Home-Office ohne Transparenzverluste einfach möglich. Auch bei mehreren Mandanten.

    Die Cloud macht’s möglich: Einfach den Laptop einpacken und am Küchentisch arbeiten. Wenn Unternehmen auf moderne Softwarelösungen aus der Cloud setzen, klappt dies noch viel einfacher, als wenn die Software auf den eigenen lokalen Servern läuft. Sicherheitsanforderungen lassen sich im Home-Office mit deutlich geringerem Aufwand erfüllen, wenn Cloud-Software im Einsatz ist. Unternehmen beschäftigen sich zunehmend mit den Vorteilen.
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    Transparenz über alle Ebenen

    Den aktuellen Status je Mandant hat jeder Mitarbeitende mit moderner Buchhaltungssoftware im Blick, unabhängig wo er arbeitet. Dabei muss er noch nicht mal jeden Mandanten einzeln aufrufen, sondern die Software bietet eine transparente Übersicht: Welche Aufgaben in den einzelnen Mandanten sind noch offen und welche bereits bearbeitet?

    Software verringert Abstimmungsaufwand

    Es ist nicht mehr notwendig separate Excel-Listen zu erstellen und manuell zu dokumentieren, wer wann welche Aufgabe in welchem Mandanten erledigt hat. Womöglich wird diese Liste noch per E-Mail hin und her geschickt. Von dieser neuen Transparenz profitieren ebenfalls stark Verantwortliche für den Monatsabschluss. Sie müssen kein kompliziertes Verfahren zur Statusdokumentation einführen und sind immer sofort auskunftsfähig.

    Mehr Effizienz, auch im Home-Office in der Buchhaltung?

    Moderne Software in der Buchhaltung zeigt nicht nur den Status aller Mandanten. Sie eröffnet auch die Möglichkeit den manuellen Pflegeaufwand deutlich zu reduzieren. Denn gerade bei der Arbeit mit vielen Mandanten sind bestimmte Prozesse immer gleich.  Beispiele sind Perioden öffnen oder schließen, Dauerbelege übernehmen. Die Bearbeitung geschieht häufig noch manuell und kostet viel Zeit. Automatische Prozesse sorgen für Entlastung von banalen Routinearbeiten. Jeden Mandanten separat aufrufen, um händisch den Status pro Mandant und pro Periode einzupflegen, ist nicht notwendig. Stattdessen wird die Statusänderung einmal vorgenommen und die Software führt den Vorgang direkt für mehrere Mandanten aus. Je mehr Mandanten das Unternehmen hat, desto stärker ist der Effekt.

    Und klappt es denn auch in der Realität?

    Die neuen Möglichkeiten moderner Software nehmen alle Mitarbeitende mit. Ganz gleich, ob sie im Home-Office sind, im Büro arbeiten oder unterwegs sind. Dass Buchhaltung im Home-Office funktioniert, zeigt der folgende ganz persönliche Erfahrungsbericht.

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    Studie: KI & Automatisierung im Rechnungswesen und Controlling

    Aktuelle Erkenntnisse fasst die Studie "Wer wollen wir sein? Der kaufmännische Bereich erfindet sich neu." zusammen.

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    Ein Beitrag von
    Melanie Henschel
    Fachliches Know-how vermitteln, das einem wirklich weiterhilft - Das ist das Anliegen von Melanie und ihren Beiträgen im Diamant Blog. Bereits seit Bestehen des Blogs 2015 schreibt sie rund um die Themen Rechnungswesen und Controlling und hat dabei aktuelle Trends im Blick.

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