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Automatisierte Buchhaltung – Und was passiert mit den Mitarbeitern?

10. September 2020
Melanie Henschel
Komfortzone verlassen

Wie sich Berufsbilder durch eine automatisierte Buchhaltung verändern

Prozesse in der Buchhaltung laufen plötzlich automatisch. Altgediente Strukturen fallen weg oder werden komplett umgekrempelt. Wie verwandelt das die Anforderungen, Aufgaben und Abläufe der Mitarbeiter? Und wie gewinnen Manager jene, die der automatisierten Buchhaltung sorgenvoll entgegensehen oder sie blockieren?

Die Macht der Digitalisierung

Die Digitalisierung stellt die Geschäftswelt auf ein neues Fundament – die Vernetzung. Sie generiert einen Wert – die Daten. Sie erfindet Formen der Kommunikation – von sozialen Medien bis hin zu Chatbots. Und sie entdeckt überraschende Neuansätze für alte Aufgaben. Wie beim autonomen Fahren auch in Fachbereichen wie dem Rechnungswesen und Controlling. Nahezu der gesamte kaufmännische Bereich entwickelt sich derzeit zum hoch performanten Selbstläufer: Auf die Unternehmen und ihre Mitarbeiter kommen Veränderungen zu.

Der kaufmännische Bereich wandelt sich grundlegend

Mitarbeiter im Rechnungswesen brauchen weiterhin ein Verständnis für Zahlen: Um Werte intuitiv zu erfassen und Auffälligkeiten in Kostenrechnungen und im Controlling schnell zu entdecken. Außerdem ist eine genaue, achtsame und zuverlässige Arbeitsweise künftig entscheidend. Aber: Die Abläufe, die Kommunikation und die Tools ändern sich massiv, sobald Prozesse in der Buchhaltung automatisiert ablaufen.

Mehr Eigenverantwortung rückt in den Fokus

Mitarbeiter verbuchen nicht länger Zahlenmengen in kurzer Zeit - das erledigen Algorithmen. Überhaupt verschwinden die vertrauten, gleichen Abläufe. Übrig bleiben Aufgaben, die mehr gedankliche Flexibilität und Kreativität verlangen, als Maschinen leisten. Mitarbeiter gehen also nicht nur mit digitalen Anwendungen um, sondern handeln agiler und übernehmen mehr Eigenverantwortung.

Erfolgsfaktoren bei der digitalen Transformation

Eine kaufmännische Ausbildung bleibt ein Muss, aber mit einem stärkeren Fokus aufs Digitale. Hier sind nicht nur die Schulen und Universitäten gefordert, auch die Arbeitgeber. Weiterbildungen beschränken sich künftig nicht mehr auf Steuerrecht und Controlling-Trends. Es kommen diverse Inhalte hinzu, allen voran das Bedienen digitaler Anwendungen und der Datenschutz in der digitalen Sphäre. Diese Maßnahmen dienen nicht nur dazu, Mitarbeiter produktiver zu machen. Sie geben ihnen ein Gefühl von Sicherheit angesichts der Veränderungen, die auf sie zukommen. Laut Studien ist eine positive Grundhaltung im Team einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren bei der Transformation.

Neue Anforderung: Die digitale Welt verstehen

Jüngere Mitarbeiter werden mit den Neuerungen bestens klar kommen. Denn wer mit Facebook, Google und Co. aufgewachsen ist, findet sich schnell zurecht mit einer automatisierten Buchhaltungssoftware die sich einfach wie Consumer-Apps bedienen lässt. Spezifische Kenntnisse über SAP-Systeme oder Datev-Anwendungen verlieren an Bedeutung. Wichtiger für Mitarbeiter in den Fachbereichen ist es, die generelle Logik der digitalen Welt zu verstehen.

Automatisierte Buchhaltung - Die Vorteile

Ergebnisse in der Buchhaltung erfüllen zwei Anforderungen: Präzision und Schnelligkeit. Beides klappt mit digitalen Lösungen besser als zuvor. Es stehen mehr Daten als Ausgangsmaterial zur Verfügung. Das sorgt für maximal genaue Werte – seien es Bestandsbewertungen, Rückstellungen, Abschreibungen, Wertberichtigungen oder Umlagen. Weil zusätzlich manuelle Arbeiten entfallen, passieren deutlich weniger Fehler. Zusätzlich lassen sich die Daten viel schneller bearbeiten und versenden.

Wird der Mensch überflüssig?

Nein, denn die Digitalisierung zerstört nicht nur alte Aufgaben, sie schafft auch neue. Zukünftig sind Mitarbeiter gefragt, die Wissen aus den Datenbergen ziehen und die Vorschläge intelligenter Software prüfen. Diese Mitarbeiter treffen zudem zunehmend eigenständige Entscheidungen. Sie genießen größere Freiräume, weil es im Digitalen unterschiedliche Wege gibt, ein Ziel zu erreichen. Damit steigt ihre Verantwortung, da individuelle Einstellungen und Vorgaben die Ergebnisse wesentlich mitbestimmen.

Flexibilität ist gefragter denn je

Bisher wurde es im Fachbereich dann aufregend, wenn sich Gesetze und Vorschriften änderten oder der Termindruck zu Periodenende stieg. Zukünftig werden sich Buchhalter, Kostenrechner und teilweise Controller jeden Tag neu anpassen und insgesamt mehr Flexibilität zeigen. Für die Mitarbeiter wird vieles spannender, wenn die Buchhaltung immer digitaler und automatisierter ist. Die Unternehmen sorgen für bestmögliche Rahmenbedingungen: Indem sie

  • ein digital freundliches und unterstützendes Umfeld schaffen
  • die Anwender optimal vorbereiten, eine bedienerfreundliche Software einsetzen
  • und einen Zeitrahmen für die Umbruchsphase vorgeben.

 

Ist die Buchhaltung digital und automatisiert, wird der Einzelne wichtiger

Die öffentliche Diskussion um die Digitalisierung beleuchtet gern vermeintliche Schattenseiten für Mitarbeiter. Weniger medienwirksam, aber realistischer ist ein anderer Aspekt: Die Bedeutung des einzelnen Mitarbeiters steigt – und damit seine Sicherheit im Job. Wenn die Massenverarbeitung von Buchungen und Zahlen vergangen ist, brauchen Unternehmen mehr Experten mit hochqualifiziertem Buchhaltungs- und Digital-Know-how. Verarbeiter lassen sich leicht ersetzen. Fachleute für digitale Prozesse nicht: Sie sind für ihr Unternehmen außerordentlich wertvoll. Nicht, weil viel Geld in ihre Weiterbildung fließt. Sondern weil sie die Datengrundlage für strategische Entscheidungen liefern und damit den Kurs am Markt mitbestimmen.

In diesen interessanten Zeiten ist eines sicher: Die Gewinner der Digitalisierung sind die Mitarbeiter der Buchhaltung,

  • die über ihre Komfortzone hinausgehen
  • den Wandel mitgestalten
  • und ihre neuen Chancen zu nutzen verstehen.

So schafft der kaufmännische Bereich den digitalen Wandel

Wie schöpfen Sie die Vorteile der Digitalisierung für Ihr Rechnungswesen und Controlling aus? Finden Sie heraus: Wie Sie Ihre Buchhaltungsprozesse automatisieren, Transparenz durch Analysen herstellen, flexibel Anforderungen abbilden und einen nahtlosen Datenfluss im gesamten Unternehmen herstellen.

Ein Beitrag von
Melanie Henschel
Fachliches Know-how vermitteln, das einem wirklich weiterhilft - Das ist das Anliegen von Melanie und ihren Beiträgen im Diamant Blog. Bereits seit Bestehen des Blogs 2015 schreibt sie rund um die Themen Rechnungswesen und Controlling und hat dabei aktuelle Trends im Blick.

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