„Wie hoch ist unser Betriebsergebnis in diesem Jahr? Wie viele Posten sind beim Kunden Mustermann offen? Wie hoch ist die Umsatzprognose im August?“
Fragen zu Positionen und Berichten gehören zum Alltag in der Buchhaltung. Oftmals kommen diese Aufgaben relativ kurzfristig und haben höhere Priorität als das Tagesgeschäft. Das kann zu Frust und erhöhter Arbeitslast in der Finanzabteilung führen. Denn gerade im Rechnungswesen ist oft buchhalterisches Wissen nötig, um die Software zu bedienen.
Doch, was, wenn leitende Angestellte künftig selbst auf die Software zugreifen könnten? Wenn die Hürden zur Nutzbarkeit von Rechnungswesen-Software so gering wären, dass Geschäftsführer und Abteilungsleiter ohne Unterstützung aus der Buchhaltung Kennzahlen und Analysen abrufen könnten? Dann hätten wir eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten. Der operative Bereich wäre entlastet und Ad hoc Anfragen würden schneller selbstständig beantwortet.
Software muss nicht kompliziert sein
Software muss nicht kompliziert sein, um zu funktionieren. Sie muss intuitiv und schnell anwendbar sein – im besten Fall auch von Fachfremden. So ist es auch nicht verwunderlich, dass Bedienfreundlichkeit (55%) und Funktionsumfang (54%) zu den wichtigsten Auswahlkriterien für Rechnungswesen Software zählen. Das ergab eine Studie bei Entscheidern aus dem kaufmännischen Bereich (Diamant Software, 2020, n = 364).
Auswahlkriterien für Software im kaufmännischen Bereich:
Wie wichtig ein einfacher Zugang zu Software ist, wissen wir seit dem Siegeszug mobiler Apps. Inzwischen gibt es sogar einen eigenen Berufszweig für nutzerfreundliche Produkte: Das User Experience Design (kurz UX Design). Im UX Design dreht sich alles um intuitive Bedienung, frisches Design und klare Navigation – ohne dabei auf den Funktionsumfang zu verzichten. Das sind alles wichtige Elemente, die auch in unsere neue Softwaregeneration Diamant/4 eingeflossen sind.
„Wenn wir uns mit Alexa unterhalten, warum nicht auch mit unserer Buchhaltungs-Software?“
Neben optimale User Experience zeigen Sprachassistenten wie Alexa oder Google Home, in welche Richtung sich auch die Buchhaltung entwickeln wird. Informationen werden mit dem gebräuchlichsten Mittel zur Interaktion übertragen, das man sich nur vorstellen kann: der eigenen Sprache. Wenn wir uns mit Alexa unterhalten können, warum nicht auch mit unserer Buchhaltungs-Software?
- Bedienung der Software auch für Fachfremde
- Entlastung im Tagesgeschäft
- Die Software fragt nach, wenn sie etwas nicht verstanden hat
- Sie greifen auf die Informationen zu, die im System hinterlegt sind
- Keine Logins und Passwörter mehr
Vorteile von Sprachassistenten im kaufmännischen Bereich
Sprachassistentin Isi in der Praxis: Eine Auswahl der wichtigsten Skills
Sprachassistentin Isi gibt Auskunft zum Betriebsergebnis, zu Offenen Posten sowie zu Kundeninformationen
Studie KI im Rechnungswesen - Jetzt anfordern
Völlig neue Level von Automatisierung und Datentransparenz sowie Technologien wie künstliche Intelligenz brechen alte Muster auf und lassen neue Funktionen und Rollen entstehen.
