Digitalisierung im Controlling – Worauf es jetzt ankommt!

Das berühmte Inselhopping und die Folgen

Wer erst mühsam alle Daten aus dem Rechnungswesen und anderen Systemen manuell zusammentragen muss bekommt langfristig Probleme. Grund dafür sind die sogenannten Reportinginseln. Diese entstehen, wenn Controlling mit verschiedensten Softwarelösungen betrieben wird und die Software nicht integriert ist. Medienbrüche sind die Folge und vor der Analyse steht das manuelle Zusammentragen der Daten in Excel. Die Folgen:

• Durch Übertragungsfehler entstehen falsche Auswertungen und Analysen.
• Die Informationsbasis ist unsicher.
• Entscheidungen werden auf falschen Annahmen getroffen.
• Hoher Aufwand entsteht durch das Bereinigen der Reports und Analysen.
• Das Vertrauen in die Aussagekraft der Zahlen ist eingeschränkt.
• Es fehlt an Transparenz.

Digitalisierung im Controlling – Wo geht die Reise hin?

Das Ziel der Digitalisierung im Controlling ist ein sogenanntes integriertes Controlling. Bei diesem sind die einzelnen Systeme miteinander vernetzt. Automatische Prozesse ersetzen manuelle Tätigkeiten. Eine effektive Unternehmenssteuerung basiert immer auf korrekten Informationen. Das Controlling sammelt, verdichtet, visualisiert und berichtet Informationen zugeschnitten für verschiedene Empfänger. Es hilft auf diese Weise, die Führung einer Organisation zu verbessern. Im Idealfall hat das Controlling die gesamte Organisation im Blick, entlastet das Top-Management und versorgt Führungskräfte sowie Mitarbeitende mit maßgeschneiderten Informationen.

Die Vorteile der Digitalisierung im Controlling

• Effiziente Prozesse: Die manuelle Datenerfassung fällt immer mehr weg. Dies schafft mehr Zeit für Analysen.
• Ad-hoc-Analysen in Echtzeit: Das Unternehmen benötigt kurzfristig Zahlen für spezielle Fälle. Das Controlling kann schneller reagieren und die entsprechenden Daten unmittelbar liefern. Dies stärkt die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens und ermöglicht vorausschauendes Handeln.
• Zugeschnittene Reports für Stakeholder: Es bleibt mehr Zeit im Controlling Informationen passend aufzubereiten und zur Verfügung zu stellen. Dabei unterstützt der automatische Berichtsversand.
• Flexibilität steigt: Die Digitalisierung im Controlling erleichtert dezentrales Arbeiten, auch im Home-Office.
• Mehr Transparenz: Durch digitale und automatische Prozesse lassen sich mehr Daten analysieren, die die Transparenz über das Unternehmen erhöhen. Die Basis für Entscheidungen verbessert sich.

Moderne Technik macht die Digitalisierung im Controlling möglich

• Excel-Integration: Sie überträgt z. B. die Planungsdaten zwischen der Rechnungswesensoftware und Excel hin und her, ohne das manuelle Handgriffe notwendig sind. Ergeben sich neue Planwerte werden diese direkt aus Excel wieder an die entsprechenden Stellen im Rechnungswesen zurückgeschrieben. Alle Beteiligten sind auf einem Stand.
• Business Intelligence: Eine solche zentrale Lösung ermöglicht ein unternehmensweites, integriertes Controlling. Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen lassen sich interaktiv auswerten. Es entsteht ein so genannter Single-Point-of-Truth, an dem verlässliche Daten abgerufen und analysiert werden.
• RPA-Technologie: RPA (Robotic Process Automation) ist vor allem dann gut zur Automatisierung geeignet, wenn Prozesse verhältnismäßig einfach und standardisiert sind. Wenn sie klare Regeln und Entscheidungspunkte besitzen sowie regelmäßig durchgeführt werden müssen, z.B. Zahlvorschlag erstellen, Berichte regelmäßig an interne und externe Stakeholder verteilen.
• Einsatz von künstlicher Intelligenz: Künstliche Intelligenz kann Prognosen und Vorhersagen liefern sowie Anomalien in den Daten erkennen, die zuvor nicht in diesem Maße möglich waren. Wie hoch wird etwa der Umsatz des Unternehmens in den nächsten drei Monaten sein? Und welche Handlungsempfehlungen leiten sich daraus ab?

Neue Rollen wahrnehmen

Mit dem technischen Fortschritt wandeln sich die Aufgaben für Controller. So nimmt das gesamte Controlling mit der zunehmenden Digitalisierung und Automatisierung in der Regel eine bedeutendere Rolle im Unternehmen ein. Der Controller ist noch stärker als zuvor in der Pflicht, die Unternehmensleitung zu unterstützen. Der Controller der Zukunft geht mit großen Datenmengen um und wertet sie aus. Dafür muss er entscheiden, welche der vielen Daten nun wie relevant sind.

Schritt für Schritt zum vernetzten und digitalen Controlling

Unternehmen, die dank der Digitalisierung im Controlling kurzfristig analysieren und prognostizieren können, gewinnen eine bessere Unternehmenssteuerung und erzielen Wettbewerbsvorteile. Stellen Sie Ihr Controlling auf den Prüfstand! Verringern Sie Schritt für Schritt den Anteil manueller Tätigkeiten in Analysen und Reports.