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Digitalisierung von kaufmännischen Prozessen im Mittelstand

16. November 2016
Ulrike Zimmermann

Einstieg in die Digitalisierung – aber wie?

„Alles was digitalisiert werden kann, wird digitalisiert.“ Diese Aussage wird im Internet verschiedenen Personen zugeschrieben, die bekannteste ist wohl Angela Merkel. „Digitalisierung“ – das klingt für viele erst einmal abstrakt. Was steckt dahinter und wie gelingt mittelständischen Unternehmen der Einstieg in die Digitalisierung ihrer kaufmännischen Prozesse?

Mehr als ein Trend für die Produktion

Die Digitalisierung ist nicht bloß ein Trend, sondern sie kommt. Diese Einschätzung teilt neben Angela Merkel und vielen anderen Personen aus Wirtschaft, Politik und Forschung auch Dr. Stefan Rief Leiter Competence Center Workspace Innovation am Fraunhofer Institut IAO. Seiner Ansicht nach kann man die Digitalisierung nicht aussitzen. Sie ist lang angekündigt – und jetzt ist es soweit. Weil die Technik soweit ist. Weil die Software und die Netze soweit sind. Weil die Menschen soweit sind. Trotzdem tut sich der deutsche Mittelstand noch schwer mit der Digitalisierung. Viele Unternehmen haben erkannt, dass sich der Wettbewerb in wenigen Jahren fundamental verändern wird.

Doch wie soll man der Digitalisierung begegnen?

Laut Studien besitzen viele Unternehmen noch keine digitale Strategie und ergreifen nur punktuelle Maßnahmen zur Digitalisierung, da sie die Kosten für IT-Systeme oder Weiterbildungen scheuen. Digitalisierung, Automatisierung, Vernetzung sind Themen, die Teil der Unternehmensstrategie sein müssen und alle Fachbereiche betreffen, so auch das Rechnungswesen.

Begreift man die Digitalisierung als Chance, um Dinge neu zu denken, so lassen sich in verschiedenen Bereichen Fortschritte erzielen. Die folgenden Bereiche sollten Teil der Unternehmensstrategie sein, um Digitalisierung im Rechnungswesen zu erzielen und voranzutreiben:

  1. Prozess
  2. Transparenz
  3. Mobilitätsanforderungen an bzw. der Mitarbeiter
  4. IT

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„War es in der Vergangenheit eine beliebte Taktik, auf einen „fahrenden Zug“ aufzuspringen, wird genau dies bei der Digitalisierung nicht gelingen. Wer es jetzt verpasst, sich gezielt für seine Organisation Gedanken über das konkrete Vorgehen und den Zeitplan zu machen, wird später nicht mehr gegensteuern können.“

Dr. Stefan Rief, Leiter Competence Center Workspace Innovation am Fraunhofer Institut IAO

1. Prozesse beschleunigen

Die Automatisierung von kaufmännischen Prozessen ist ein wesentlicher Baustein und essentiell, um die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen. Sie bietet den Anlass eingefahrene Abläufe – die natürlich nicht per se schlecht sind – zu hinterfragen und zu verbessern. Insbesondere Routineaufgaben können automatisiert werden, um mehr Zeit für strategische und steuernde Aufgaben zu schaffen. Mögliche Ansatzpunkte im Rechnungswesen sind:

  • Elektronische Rechnungseingangsbearbeitung
  • Automatisierte Belegerfassung
  • Elektronische Rechnungen erstellen
  • Mahnungen und Avise per E-Mail versenden
  • Elektronische Bankauszüge automatisch übertragen und buchen
  • Automatisiertes Reporting zur Verteilung von Berichten

 

Kunden des Diamant/3 Rechnungswesen profitieren beispielsweise von einem integrierten Systemberater. Dieser zeigt auf, welche Funktionen in der Rechnungswesensoftware wie besser genutzt werden können und wo es Ansatzpunkte für eine Optimierung gibt.

2. Vernetzt für mehr Transparenz

Apropos automatisiertes Reporting. Unternehmen arbeiten heute oft mit einem historisch gewachsenen Berichtswesen. Hier wurde eine Analyse, dort ein weiterer Bericht ergänzt. Die Folge: Jeden Monat wird eine Vielzahl von Berichten mit noch mehr Zahlen erstellt – und das Ganze oft per Excel. Die berühmten „Excel-Tapeten“ sind das Ergebnis, in denen man oft „den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht. Dass die Daten meist zeitaufwendig manuell zusammengetragen werden und bei diesem händischen Sammeln sich schnell Fehler einschleichen, macht die Sache nicht besser.

Heute sind Unternehmen darauf angewiesen, schnell auf relevante, klare Informationen zugreifen zu können, um Entscheidungen zu treffen. Wenn das Controlling heute Führungsinformationen liefern soll, bedarf es einer flexiblen und vernetzten Software, die alle benötigten Zahlen in den Analysen berücksichtigt, klar und zielgerichtet aufbereitet und den verschiedenen internen und externen Empfängern (Stakeholdern) zur Verfügung stellt.

Mögliche digitale Verbesserungen können hier sein:

  • Integration von Excel mit der Rechnungswesensoftware, um die händische Übertragung der Daten einzusparen
  • Zeitgesteuertes automatisiertes Reporting
  • Ereignisgesteuertes Reporting, das automatisch beim Über- oder Unterschreiten von bestimmten Schwellenwerten auslöst
  • Auswertung von Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen und Softwaresystemen mit einem zentralen Werkzeug, z. B. einem Business Intelligence-System

 

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„Die Prozessoptimierung ist auch bei den Prozessen des Finanzwesens und des Controllings angekommen. Damit wandelt sich auch die Rolle des Buchhalters: Er beschreibt Prozesse und überwacht diese anstatt die Prozesse selbst auszuüben, denn das sollte die Software automatisiert können.“

Ralf Schlüter, Leiter Produktmanagement bei Diamant Software

3. Mobilität ist gefragt

Die Gesellschaft ist heute mobiler und flexibler denn je – und diese Anforderung wird sowohl von Unternehmen an ihre Mitarbeiter als auch andersherum gestellt: Der Mitarbeiter soll bereit sein für Veränderungen in seiner Arbeitswelt und technologische Innovationen in seinen Arbeitsalltag integrieren. Und das bis Ende 60. Auf der anderen Seite erwarten insbesondere junge Arbeitnehmer aus der Generation Z, dass sie mobil oder aus dem Homeoffice heraus mit einer modernen Software arbeiten können: Arbeit soll Spaß machen. Folglich muss Software auch mobil über Smartphone und Tablet gut nutzbar sein und eine ansprechende, intuitive Benutzeroberfläche bieten.

4. IT im Fokus

Für die Digitalisierung, Automatisierung und Vernetzung nicht nur von kaufmännischen Prozessen benötigen Unternehmen eine geeignete Systemlandschaft. Um diese aufzubauen müssen Unternehmen in allen Fachabteilungen Ressourcen aufbauen, In diesem Zusammenhang nimmt die interne IT-Abteilung eine sehr wichtige Rolle ein: Sie soll die generelle Entwicklung hin zu digitalen Prozessen vorantreiben und die Fachabteilungen beraten und unterstützen. Doch dies ist in der Realität oft schwierig, da die Unternehmens-IT rund 70% ihrer Arbeitszeit mit Pflege und Wartung verbringt, sprich damit, das bestehende System am Laufen zu halten. Für Innovationsprojekte, die dem Unternehmen neue Wettbewerbsvorteile verschaffen könnten, bleibt so nur wenig Zeit.

Ein Ansatz: Cloud-Lösungen entlasten die IT, indem Leistungen in Rechenzentren verlagert werden und dort die administrativen Tätigkeiten übernommen werden. Ist das Vertrauen in die Cloud noch nicht groß genug, können einzelne Anwendungen über Apps aus der Cloud bezogen werden. So kann ein Unternehmen erste Erfahrungen mit der Cloud sammeln, ohne seine gesamte Software zu verlagern.


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