Digitalisierung von kaufmännischen Prozessen im Mittelstand – aber wie?

Alles was digitalisiert werden kann, wird digitalisiert.“ Diese Aussage wird im Internet verschiedenen Personen zugeschrieben, die bekannteste ist wohl Angela Merkel. „Digitalisierung“ – das klingt für viele erst einmal abstrakt. Was steckt dahinter und wie gelingt mittelständischen Unternehmen der Einstieg in die Digitalisierung ihrer kaufmännischen Prozesse?

Vom Trend zur Notwendigkeit

Was tun, wenn Kontakte beschränkt und die Arbeit im Büro nicht möglich ist? Dann ist Umdenken angesagt. Die Auswirkungen der Corona-Pandemie zeigen ihre Folgen: Nur noch die wenigsten Unternehmen stellen sich die Frage, ob sie Cloud-Anwendungen einsetzen sollten. Die Cloud wird zur Notwendigkeit des gemeinsamen Arbeitens aus dem Homeoffice. Gleichzeitig hilft sie dabei, weiterhin mit Geschäftspartnern, Lieferanten und Kunden in Kontakt zu bleiben. 

Die Digitalisierung hält Einzug – aus reiner Notwendigkeit. Im Pandemie-Jahr 2020 ist die Nutzung von Cloud-Software deshalb deutlich angezogen. Das bestätigt auch der aktuelle KPMG Cloud-Monitor 2021: 8 von 10 Unternehmen (82 Prozent) nutzen inzwischen die Rechenleistung aus der Cloud – im Vorjahr waren es erst 76 Prozent. Aber nur weil immer mehr Firmen in die Cloud gehen, heißt das noch lange nicht, dass sie dadurch digitale Unternehmen oder erfolgreicher werden. 

Doch wie soll man der Digitalisierung begegnen?

Laut Studien besitzen viele Unternehmen noch keine digitale Strategie und ergreifen nur punktuelle Maßnahmen zur Digitalisierung, da sie die Kosten für IT-Systeme oder Weiterbildungen scheuen. Doch was kann Software leisten, wenn der Anwender nicht mit ihr umgehen kann? Neben Software gehören Weiterbildungen in der DNA eines Unternehmens verankert und betreffen alle Fachbereiche, so auch das Rechnungswesen.

Erst mit geschultem Personal und einer passenden Digitalstrategie ist der Mittelstand für die Herausforderungen der Zukunft gerüstet. Die Digitalisierung kaufmännischer Prozesse hat extreme Effizienzvorteile, die sich letztendlich auch im Unternehmenserfolg wiederfinden. Die folgenden Bereiche sollten Teil der Unternehmensstrategie sein, um Digitalisierung im Rechnungswesen zu erzielen und voranzutreiben:

  1. Automatisierung: Kaufmännische Prozesse beschleunigen
  2. Transparenz: Vernetzte Systeme sorgen für mehr Transparenz im Controlling
  3. Endgeräteunabhängiges Arbeiten: Von unterwegs oder zu Hause
  4. IT-Landschaft: nahtlos integriert, mit Unterstützung aus der Cloud

1. Automatisierung: kaufmännische Prozesse beschleunigen

Die Automatisierung von kaufmännischen Prozessen ist ein wesentlicher Baustein der Digitalstrategie. Sie entlastet Mitarbeiter und verschlankt langwierige Prozesse. Insbesondere Routineaufgaben (bspw. im Rechnungseingang, im Monatsabschluss) können automatisiert werden, um mehr Zeit für strategische und steuernde Aufgaben zu schaffen. 

Folgende Routinetätigkeiten lassen sich schon heute automatisieren:

  • Rechnungseingangsbearbeitung
  • Belegerfassung
  • Rechnungen erstellen
  • Mahnungen und Avise per E-Mail versenden
  • Elektronische Bankauszüge automatisch übertragen und buchen
  • Reporting zur Verteilung von Berichten

„War es in der Vergangenheit eine beliebte Taktik, auf einen „fahrenden Zug“ aufzuspringen, wird genau dies bei der Digitalisierung nicht gelingen. Wer es jetzt verpasst, sich gezielt für seine Organisation Gedanken über das konkrete Vorgehen und den Zeitplan zu machen, wird später nicht mehr gegensteuern können.“

Dr. Stefan Rief, Leiter Competence Center Workspace Innovation am Fraunhofer Institut IAO

2. Transparenz: Vernetzte Systeme sorgen für mehr Transparenz im Controlling

Digitalisierung macht auch vor dem Controlling nicht Halt. Unternehmen arbeiten heute oft mit einem historisch gewachsenen Berichtswesen. Hier wurde eine Analyse, dort ein weiterer Bericht ergänzt. Die Folge: Jeden Monat wird eine Vielzahl von Berichten mit noch mehr Zahlen erstellt – und das Ganze oft in Excel. Die berühmten „Excel-Tapeten“ sind das Ergebnis, in denen man oft „den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht“. Dass die Daten meist zeitaufwendig manuell zusammengetragen werden und bei diesem händischen Sammeln sich schnell Fehler einschleichen, macht die Sache nicht besser.

Heute sind Unternehmen darauf angewiesen, schnell auf relevante, klare Informationen zugreifen zu können, um Entscheidungen zu treffen. Wenn das Controlling heute Führungsinformationen liefern soll, bedarf es einer flexiblen und vernetzten Software, die alle benötigten Zahlen in den Analysen berücksichtigt, klar und zielgerichtet aufbereitet und den verschiedenen internen und externen Empfängern (Stakeholdern) zur Verfügung stellt. Und das geht eben nur, wenn alle Anwendungen auf die gleiche Datenbasis zugreifen können. 

So profitiert das Controlling von vernetzten Anwendungen:

  • Auswertung von Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen und Softwaresystemen mit einem zentralen Werkzeug, z. B. einem Business Intelligence-System
  • Integration von Excel mit der Rechnungswesensoftware, um die händische Übertragung der Daten einzusparen
  • Zeitgesteuertes automatisiertes Reporting
  • Ereignisgesteuertes Reporting, das automatisch beim Über- oder Unterschreiten von bestimmten Schwellenwerten auslöst

3. Endgeräteunabhängiges Arbeiten: Von unterwegs oder zu Hause

Die Arbeitswelt hat sich durch die Pandemie grundlegend verändert. Vorbei sind die Zeiten der vollen Büros und fehlenden Meetingräume. Als Schreibtisch tut’s im Notfall auch ein Küchentisch und digitale Meetings laufen heutzutage routiniert ab. 

Unternehmen haben sich an die Lage angepasst – und diese Anforderung wird sowohl von Unternehmen an ihre Mitarbeiter als auch andersherum gestellt. Der Mitarbeiter soll bereit sein für Veränderungen in seiner Arbeitswelt und technologische Innovationen in seinen Arbeitsalltag integrieren. Auf der anderen Seite erwarten insbesondere junge Arbeitnehmer aus der Generation Z, dass sie mobil oder aus dem Homeoffice heraus mit einer modernen Software arbeiten können: Arbeit soll Spaß machen und Software muss mehr als nur funktionieren. Folglich muss Software auch mobil über Smartphone und Tablet gut nutzbar sein und eine ansprechende, intuitive Benutzeroberfläche bieten.

„Die Prozessoptimierung ist auch bei den Prozessen des Finanzwesens und des Controllings angekommen. Damit wandelt sich auch die Rolle des Buchhalters: Er beschreibt Prozesse und überwacht diese anstatt die Prozesse selbst auszuüben, denn das sollte die Software automatisiert können.“

Ralf Schlüter, Leiter Business Development bei Diamant Software

4. IT-Landschaft: nahtlos integriert, mit Unterstützung aus der Cloud

Für die Digitalisierung, Automatisierung und Vernetzung von kaufmännischen Prozessen benötigen Unternehmen eine geeignete Systemlandschaft. Um diese aufzubauen müssen Unternehmen in allen Fachabteilungen Ressourcen aufbauen. In diesem Zusammenhang nimmt die interne IT-Abteilung eine sehr wichtige Rolle ein: Sie soll die generelle Entwicklung hin zu digitalen Prozessen vorantreiben und die Fachabteilungen beraten und unterstützen. Doch dies ist in der Realität oft schwierig, da die Unternehmens-IT rund 70% ihrer Arbeitszeit mit Pflege und Wartung verbringt, sprich damit, das bestehende System am Laufen zu halten. Für Innovationsprojekte, die dem Unternehmen neue Wettbewerbsvorteile verschaffen könnten, bleibt so nur wenig Zeit.

Ein Ansatz: Cloud-Lösungen entlasten die IT, indem Leistungen in Rechenzentren verlagert werden und dort die administrativen Tätigkeiten übernommen werden. Ist das Vertrauen in die Cloud noch nicht groß genug, können einzelne Anwendungen über Apps aus der Cloud bezogen werden. So kann ein Unternehmen erste Erfahrungen mit der Cloud sammeln, ohne seine gesamte Software zu verlagern.

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Ulrike Kirschberger
Die Kommunikationswirtin mit einem Faible für das Event-Management schreibt rund um die Themen Rechnungswesen und Controlling. Dabei bringt Ulrike gerne Praxisbeispiele und Best Practice in ihre Artikel ein. Denn Theorie ist nicht immer gleich Praxis.

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