Die XRechnung kommt? Das steckt dahinter!

XRechnung wird Pflicht

Die papierlose Buchhaltung ist auf dem Vormarsch. Werden heute Rechnungen oft im PDF-Format per E-Mail versandt, so greifen neue Vorschriften für digitale Rechnungen ab Ende November 2020. Betroffen sind alle Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen. Wie Organisationen aus dem Gesundheits- und Sozialwesen oder Firmen aus der Baubranche, die für öffentliche Stellen tätig sind. Denn ab dem 27. November 2020 müssen Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen das Format XRechnung vorweisen. Damit wird die sogenannte XRechnung als elektronisches Rechnungsformat hier zur Pflicht.

Darum geht es bei dem neuen Format

Die XRechnung ist die deutsche Variante der EU-Richtlinie 2014/55/EU, welche die vollelektronische Auftragsverarbeitung und Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen vorschreibt. Es handelt sich um ein strukturiertes Datenformat, das auf XML (Extensible Markup Language) basiert. Die Rechnungsdaten liegen ausschließlich im XML-Format vor und sind maschinell lesbar. Soll die Rechnung zusätzlich als PDF verfügbar sein, damit ein Mensch sie lesen kann, muss die Rechnungswesen-Software eine entsprechende Übertragungsleistung erbringen.

Weniger Aufwand, bessere Liquidität

Der große Vorteil einer elektronischen Rechnung wie der XRechnung liegt in der automatischen Verarbeitung. Die Rechnungsdaten liegen direkt im Rechnungseingangsbuch der Rechnungswesen-Software vor. Vor dem Buchen sind nur minimale manuelle Erfassungen – wenn überhaupt - nötig. Fehlerrisiko und Arbeitsaufwand werden drastisch reduziert. Eine OCR-Interpretation wie bei einer einfachen PDF-Rechnung entfällt. Durch das automatisierte Erfassen können XRechnungen schneller bearbeitet und der Zahlungsprozess schneller abgewickelt werden. Kurzum: Unternehmen erhalten schneller ihr Geld und bleiben liquide. Einer von vielen Gründen, sich mit der XRechnung zu beschäftigen.

XRechnung angehen

Nicht nur, wenn es um Aufträge öffentlicher Stellen geht, spielen elektronische Rechnungen eine wichtige Rolle. Die Bedeutung digitaler Rechnungsformate für effiziente kaufmännische Prozesse ist enorm - auch losgelöst von den öffentlichen Bestimmungen. Deshalb sollten sich Unternehmen – falls noch nicht geschehen – mit der XRechnung beschäftigen und sicherstellen, dass sie entsprechende Rechnungen erstellen und verarbeiten können.