Die XRechnung kommt – Was steckt hinter dem Format?

Seit Ende 2020 ist das Format XRechnung für Auftragnehmer der öffentlichen Hand in Deutschland verpflichtend. Für Unternehmen ein Rechnungsformat mit vielen Vorteilen. Schließlich lässt sich eine XRechnung im digitalen Rechnungseingang vollautomatisiert verarbeiten.

Darum geht es bei dem neuen Format

Die XRechnung ist die deutsche Variante der EU-Richtlinie 2014/55/EU, welche die vollelektronische Auftragsverarbeitung und Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen vorschreibt. Es handelt sich um ein strukturiertes Datenformat, das auf XML (Extensible Markup Language) basiert. Die Rechnungsdaten liegen ausschließlich im XML-Format vor und sind maschinell lesbar. Soll die Rechnung zusätzlich als PDF verfügbar sein, damit ein Mensch sie lesen kann, muss die Rechnungswesen-Software eine entsprechende Übertragungsleistung erbringen.

Unterschied: ZUGFeRD vs. XRechnung

Beide Formate basieren auf einer XML-Datei. Im Gegensatz zum Format XRechnung liefert die ZUGFeRD-Rechnung eine lesbare Version im PDF-Format direkt mit ohne das diese extra ausgelesen werden muss. Hier liegt es an der verarbeitenden Software ein Bild zu liefern, dass der Anwender lesen kann.

Weniger Aufwand, bessere Liquidität

Der große Vorteil des XRechnung liegt in der automatischen Verarbeitung. Die Rechnungsdaten liegen direkt im Rechnungseingangsbuch der Rechnungswesen-Software vor. Vor dem Buchen sind nur minimale manuelle Erfassungen – wenn überhaupt – nötig. Fehlerrisiko und Arbeitsaufwand werden drastisch reduziert. Eine OCR-Interpretation wie bei einer einfachen PDF-Rechnung entfällt. Durch das automatisierte Erfassen können Rechnungen schneller bearbeitet und der Zahlungsprozess schneller abgewickelt werden. Kurzum: Unternehmen erhalten schneller ihr Geld und bleiben liquide. Einer von vielen Gründen, sich mit der XRechnung zu beschäftigen.

XRechnung: Format-Pflicht gilt nicht für alle Unternehmen

Die XRechnung ist für alle Unternehmen relevant, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen. Wie Organisationen aus dem Gesundheits- und Sozialwesen oder Unternehmen aus der Baubranche, die für öffentliche Stellen tätig sind. Seit dem 27. November 2020 müssen Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen das Format XRechnung vorweisen. 

Warum es sich trotzdem lohnt

Nicht nur, wenn es um Aufträge öffentlicher Stellen geht, spielen elektronische Rechnungen eine wichtige Rolle. Die Bedeutung digitaler Rechnungsformate für effiziente kaufmännische Prozesse ist enorm – auch losgelöst von den öffentlichen Bestimmungen. Deshalb sollten sich Unternehmen – falls noch nicht geschehen – mit der XRechnung beschäftigen und sicherstellen, dass sie entsprechende Rechnungen erstellen und verarbeiten können.

Ulrike Zimmermann
Das Rechnungswesen wird oft unterschätzt und erhält nicht die Wertschätzung, die es verdient - Das zu ändern hat sich Ulrike Zimmermann vorgenommen. Sie schreibt im Diamant Blog zu den Themen Digitalisierung von Prozessen, Automatisierung und KI im Rechnungswesen sowie zur Weiterentwicklung des Controllings.

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