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Elektronische Rechnungen auf dem Vormarsch – Zustimmung des Empfängers einholen

26. Juni 2017
Ulrike Zimmermann

Die Rechnung der Zukunft kommt per E-Mail

Der Anteil an Papierrechnungen ist nach wie vor hoch. Warum setzen heute noch nicht alle Unternehmen elektronische Rechnungen ein? Manche Unternehmen sind sich unsicher, welche Pflichten die Bearbeitung von elektronischen Rechnungen mit sich bringt. Andere scheuen die Aufwände zur Anpassung der Prozessabläufe im Rechnungswesen. Oder sie sind sich unsicher, wie Sie die korrekte Zustimmung des Rechnungsempfängers einholen. Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist hier ein Umdenken gefragt.

Elektronische Rechnung - Was steckt dahinter?

Als elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung oder eRechnung) wird eine originär digitale Rechnung bezeichnet, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übertragen und empfangen wird. Oft sind dies PDF-Dateien, die per E-Mail versandt werden. Eine eingescannte Papierrechnung ist also keine E-Rechnung. Die inhaltlichen Anforderungen an eine E-Rechnung unterscheiden sich nicht von denen der Papierrechnung – dieselben steuerlichen Pflichtangaben sind erforderlich. Außerdem ist unabhängig vom Format sicherzustellen, dass die Rechnung während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unverändert bleibt sowie lesbar und maschinell auswertbar ist.

Erleichtert wird der Einsatz von elektronischen Rechnungen durch den Wegfall der elektronischen Signatur als Voraussetzung für die umsatzsteuerliche Anerkennung per E-Mail übermittelter Rechnungen (§14 Abs. 1 UStG). Diese Hürde besteht seit 2011 nicht mehr.

Zustimmung des Empfängers zur E-Rechnung ist notwendig

Eine Voraussetzung zur Anerkennung der E-Rechnung, ist dass der Empfänger der elektronischen Übermittlung zustimmt. Wie dies geschieht, ist nicht konkret vorgeschrieben. Als Einvernehmen reicht aus, wenn die beteiligten Unternehmen das Verfahren ohne Widerspruch nutzen. Ein entsprechender Passus zu elektronischen Rechnungen kann auch in die Allgemeinen Geschäftsbedingungen aufgenommen werden.

Unternehmen schätzen an E-Rechnungen die geringeren Prozesskosten

Die Rechnung wird per E-Mail deutlich schneller zugestellt. Ein gesondertes Kuvertieren und Frankieren ist nicht notwendig. Gleichzeitig wird kein Papier benötigt und die Umwelt geschont. Schlussendlich wird die E-Rechnung digital – platzsparend –abgelegt. Für die Archivierung ist hierbei keine bestimmte Technologie vorgeschrieben. Die digitale Erstellung und Bearbeitung spart also Zeit und Ressourcen.

Voraussetzung: Verlässlicher Prüfpfad

Wichtig bei der Verarbeitung von E-Rechnungen ist ein Nachweis über die Echtheit der Herkunft (Identität Rechnungsaussteller) und die Unversehrtheit des Inhalts (unveränderte Rechnungsdaten). Diese Anforderungen werden über das innerbetriebliche Kontrollverfahren bei der Rechnungsbearbeitung abgedeckt, wenn ein so genannter „verlässlicher Prüfpfad“ vorhanden ist. Und das ist nicht so kompliziert, wie es klingt. Denn es geht um die „übliche“ Kontrolle einer Rechnung, beispielsweise ob die in der Rechnung genannte Leistung dem Auftrag entspricht oder der angegebene Leistungszeitraum korrekt ist. Die Prüf- und Bearbeitungsschritte, die eine Rechnung im Regelfall durchläuft, müssen anhand einer Verfahrensdokumentation dokumentiert sein. Und dann steht dem Einsatz von E-Rechnungen nichts mehr im Wege.

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