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E-Rechnungen: Was steckt dahinter?
Als elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung oder eRechnung) wird eine digitale Rechnung bezeichnet, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übertragen und empfangen wird. Eine eingescannte Papierrechnung ist also keine E-Rechnung. Die “klassische” PDF-Rechnung ist im Sinne der EU-Richtlinien ebenfalls keine elektronische Rechnung. Ihr fehlen strukturierte Daten, mit denen eine Rechnungswesen-Software sie direkt weiterverarbeiten kann. Trifft eine PDF-Rechnung ein, erfasst die Buchhaltung die Daten manuell in der Rechnungswesen-Software.
Alternativ kommt eine Software zur OCR-Interpretation zum Einsatz (Optical Character Recognition = Optische Zeichenerkennung), welche die Daten aus dem PDF interpretiert und in die Erfassungsmaske einträgt. Dieser zusätzliche Schritt ist mit den elektronischen Rechnungsformaten nicht mehr notwendig.
Gesetzliche Grundlage für elektronische Rechnungen
Erleichtert wird der Einsatz von elektronischen Rechnungen durch den Wegfall der elektronischen Signatur als Voraussetzung für die umsatzsteuerliche Anerkennung per E-Mail übermittelter Rechnungen (§14 Abs. 1 UStG). Diese Hürde besteht seit 2011 nicht mehr. Wie eine korrekte digitale Rechnung aussehen muss, ist gesetzlich geregelt: Die EU-Richtlinie 2014/55/EU legt die Gestaltung fest, damit die Rechnungen in allen EU-Mitgliedsstaaten einheitlich sind. Beispielsweise ist geregelt, wie elektronische Rechnungen übermittelt werden und welche technischen Voraussetzungen sie erfüllen müssen. Dazu zählt, dass eine automatische Verarbeitung möglich ist.
Anforderungen an elektronische Rechnungen
Die inhaltlichen Anforderungen an eine E-Rechnung unterscheiden sich nicht von denen der Papierrechnung. Dieselben steuerlichen Pflichtangaben sind erforderlich. Außerdem ist unabhängig vom Format sicherzustellen, dass die Rechnung während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unverändert bleibt sowie lesbar und maschinell auswertbar ist.
E-Rechnungsformate – Welche gibt es?
ZUGFeRD
ZUGFeRD beinhaltet neben einem Ansichts-PDF auch Daten im XML-Format. Daher spricht man auch von einem hybriden Rechnungsformat. Die Daten aus der Rechnung lassen sich direkt in der Rechnungswesen-Software verarbeiten – ohne manuellen Aufwand für die Erfassung der einzelnen Rechnungsdaten.
XRechnung
Unternehmen, die etwa für Behörden und öffentliche Auftraggeber tätig sind, müssen seit November 2020 auf elektronische Rechnungen umstellen. Dabei haben Sie die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD . Die XRechnung ist ein deutsches Rechnungsformat, das auf einer XML-Datei basiert. Darin sind ebenfalls alle relevanten Informationen enthalten und direkt für die Rechnungswesen-Software verarbeitbar.
EDI-Rechnung
Beim Electronic Data Interchange, kurz EDI, können Daten vom Sender und vom Empfänger gleich interpretiert und zeitnah verarbeitet werden (nicht nur Rechnungsdaten) – ganz ohne manuelles Zutun. Für den Einsatz von EDI bedarf es einer EDI-Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern.
QR-Rechnung*
Am 30. Juni 2020 führte die Schweiz Rechnungen mit QR-Zahlschein (QR-Rechnung) ein. Sie ersetzt den Einzahlungsschein und enthält die für die Zahlung notwendigen Daten in Form eines QR-Codes. Auch in Deutschland werden QR-Rechnungen genutzt – beispielsweise via GiroCode (QR-Rechnung) über die Sparkasse. Die QR-Rechnung ist aber kein E-Rechnungsformat wie XRechnung oder ZUGfERD, sondern lediglich eine Möglichkeit, um Papierrechnungen ‚lesbar‘ zu machen.
*Nur in der Schweiz, kann auch auf Papierrechnungen genutzt werden.
Rund die Häfte der Unternehmen nutzt E-Rechnungen
Laut einer aktuellen Studie der Bitkom aus 2022 verarbeiten 72 Prozent der befragten Unternehmen mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen digital, allerdings nur knapp über die Hälfte davon in einem strukturierten Format. Erst das strukturierte Format wie ZUGFeRD & Co. erlauben die automatische und elektronische Verarbeitung einer Rechnung. Erfreulich ist, dass die Anzahl der Unternehmen, die E-Rechnungen nutzen auf aktuell 45 Prozent angestiegen ist, in 2020 waren es noch rund 30 Prozent der Unternehmen.
Die Studie der Bitkom zeigt ebenfalls, dass beinah jede zweite Organisation mittlerweile E-Rechnungen in strukturierten Formaten nutzen. Bei Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitenden oder mehr sind es bereits 73 Prozent. Aber auch kleine und mittelständische Unternehmen holen auf und liegt bei einer Unternehmensgröße von 20 bis 99 Mitarbeitenden bei 39 Prozent (2020: 22 Prozent) und bei 100 bis 499 Mitarbeitenden bei 67 Prozent (2020: 58 Prozent).
Das Ergebnis: Effizienzsteigerung und mehr Wirtschaftlichkeit
Manche Unternehmen sind sich unsicher, welche Pflichten die Bearbeitung von elektronischen Rechnungen mit sich bringt. Andere scheuen die Aufwände zur Anpassung der Prozessabläufe im Rechnungswesen. Oder sie wissen nicht, wie Sie die korrekte Zustimmung des Rechnungsempfängers einholen. Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist hier ein Umdenken gefragt. Strukturierte Beleg- und Rechnungsdaten bieten das Potenzial, weitere Teile der Financial Supply Chain medienbruchfrei abzubilden und zu automatisieren. Unternehmen gewinnen damit an Effizienz und die Wirtschaftlichkeit von Prozessen verbessert sich. Mal abgesehen von Kostenreduzierung im Bereich Porto, Papier, Druck aber auch für die Aufbewahrungen der Unterlagen.
Vorteile von E-Rechnungen: Kosten und Zeit sparen
Mit E-Rechnungen lassen sich Zeit und Kosten einsparen und mehr Transparenz gewinnen – sowohl für den Rechnungssteller als auch den Rechnungsempfänger:
- Weniger Papier, Druck-, Personal-, und Versandkosten
- Manuelles Abheften oder Abspeichern fällt weg
- Auswirkungen auf die Liquidität sind frühzeitig erkennbar
- Suchen und Finden: Rechnungen lassen sich mit wenigen Klicks heraussuchen
- Eine E-Rechnung ist nachverfolgbar und transparent
- Schnellerer Bezahlprozess durch raschere Durchlaufzeiten möglich
- Rechnungen gehen während der Bearbeitung nicht mehr verloren
- Vollständiger Überblick über vorhandene Rechnungen
- Verbesserte Prozessqualität durch automatische Erstellung, Entgegennahme und Validierung
Die genannten Vorteile treffen auch auf XRechnung und ZUGFeRD zu. Diese speziellen Formate reduzieren den Aufwand für die Rechnungsverarbeitung nochmals weiter. Denn die Daten der Datei kommen direkt in der Erfassungsmaske der Rechnungswesen-Software an. Manuelle Eingaben sind nicht mehr – oder nur noch minimal – notwendig. Eine Interpretation der Rechnungsinhalte entfällt. Damit verkürzen sich Bearbeitungsprozesse und Erfassungsfehler werden minimiert.
Wie gelingt die Umstellung auf elektronische Rechnungen?
Um elektronische Rechnungen zu nutzen, sind wenige organisatorische Änderungen notwendig. Grundsätzlich sollten Unternehmen die Umstellung nutzen, um den gesamten Rechnungseingangsprozess zu überprüfen: Was läuft gut, was ist verbesserungswürdig? Ziel ist es nicht, den bisherigen Prozess 1:1 digital abzubilden.
Stattdessen ist es wichtig, den Fokus auf den idealen Ablauf zu legen, welcher die Rechnungsbearbeitung in der gesamten Organisation beschleunigt und verbessert. Neben den technischen Prozessthemen ist es genauso wichtig, die Mitarbeitenden mit in den Veränderungsprozess einzubinden. So wird nicht nur eine Akzeptanz der neuen, digitalen Rechnungsprozesse erreicht. Sondern die Beteiligten erfahren auch, wie die Umstellung auf einen digitalen Rechnungsprozess ihre tägliche Arbeit erleichtert.
Umdenken: Erziehen Sie Ihre Lieferanten
Eine Voraussetzung zur Anerkennung der E-Rechnung ist, dass Rechnungssteller und -empfänger der elektronischen Übermittlung zustimmen . Wie dies geschieht, ist nicht konkret vorgeschrieben. Als Einvernehmen reicht aus, wenn die beteiligten Unternehmen das Verfahren ohne Widerspruch nutzen. Ein entsprechender Passus zu elektronischen Rechnungen kann auch in die Allgemeinen Geschäftsbedingungen aufgenommen werden.
Voraussetzungen schaffen: Sorgen Sie dafür, dass Sie E-Rechnungen verarbeiten können
Wichtig bei der Verarbeitung von E-Rechnungen ist ein Nachweis über die Echtheit der Herkunft (Identität Rechnungsaussteller) und die Unversehrtheit des Inhalts (unveränderte Rechnungsdaten). Die Prüf- und Bearbeitungsschritte, die eine Rechnung im Regelfall durchläuft, müssen anhand einer Verfahrensdokumentation dokumentiert sein. In der Verfahrensdokumentation werden alle relevanten Abläufe zur Abteilung festgelegt, wozu sowohl organisatorische als auch technische Aspekte zählen.
Weiter denken: Durchleuchten Sie Ihre Prozesse und Daten…
…um eine möglichst hohe Automatisierungsrate erreichen können. Denn umso besser Ihre Datenstruktur, desto schneller und besser können Sie E-Rechnungen für Sie nutzbar machen. Das Gleiche gilt für die Verfahrensdokumentation: Wenn diese vollständig dokumentiert und verständlich ist, haben Sie keine Probleme mit dem Betriebsprüfer. Wenn Sie Fragen zur Umstellung haben, hilft unser Consulting-Team (Link zur Kurzberatung) oder unser Blogartikel (Link zu „Wie gelingt die Umstellung auf E-Rechnungen? Das müssen Sie beachten“).
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