Buchhaltung aus der Cloud – Schritt für Schritt zum Cloudbetrieb

Buchhaltung aus der Cloud: Die Vorteile auf einen Blick

• Ort- und zeitunabhängiges Arbeiten wird zum Alltag: In Zeiten, in denen Flexibilität und damit digitales Arbeiten so wichtig sind wie nie zuvor, ist die Buchhaltung aus der Cloud optimal.
• Jederzeit Mitarbeiter einbeziehen: Das Hinzufügen neuer Mitarbeiter und das Verwalten von Rechten ist leicht möglich. So greifen unterschiedliche Mitarbeitende nur auf die Geschäftszahlen, Belege, etc. zu, für die sie freigegeben sind.
• Einfache Einbindung aller Akteure: Die Zahl der Nutzer wächst mit den Bedürfnissen des Unternehmens. Besonders praktisch: Erhält der Steuerberater eine Zugriffsberechtigung, müssen Daten nicht mehr manuell ausgetauscht werden.
• Nachhaltigkeit stärken: Wer seine Buchhaltung in der Cloud erledigt und Belege digital versendet und archiviert, spart Papier. Mit dem Wegfall der papierbasierten Buchhaltung werden gleichzeitig auch CO2 und Energie eingespart und somit die Umwelt geschont.
• Bedarfsorientierte Nutzung: Das Unternehmen bezahlt nur für den Speicherplatz, den es wirklich benötigt. Die Größe lässt sich jederzeit anpassen.
• Hohes Maß an Sicherheit: Die Buchhaltung aus der Cloud wird in einem modernen Rechenzentrum betrieben. In Zeiten, in denen Angriffe von Hackern keine Seltenheit sind und Cyberkriminalität ein lohnenswertes Geschäft ist, bietet die Cloud oftmals ein Mehr an Sicherheit.
• Kostenersparnisse: Für viele Unternehmen ist der Gang in die Cloud wirtschaftlicher als Investitionen in die hauseigene IT-Infrastruktur. Die unternehmenseigene IT muss sich fortan nicht mehr um Installationen, Wartung oder wichtige Sicherheitsupdates kümmern. Zwar erscheinen die monatlichen Kosten, die für eine Cloud-Lösung zu Buche schlagen, zunächst hoch. Mittel- und langfristig rentiert sich der Einsatz dieser Technologie.

Verschiedene Betriebsformen für individuelle Bedarfe

• Buchhaltung aus der Cloud als Software as a Service (SaaS): Die Buchhaltungssoftware ist in die Cloud ausgelagert. Back-ups, Support und andere Services werden durch den Anbieter der Software übernommen.
• Hybride Cloud: Ein Unternehmen kombiniert Software aus verschiedenen Betriebsformen. Das kann beispielsweise die Buchhaltungssoftware aus der Cloud sein, während andere Softwarelösungen im Eigenbetrieb laufen. Eine hybride Cloud liegt auch vor, wenn ein Teil der Buchhaltungssoftware lokal (On-Premise) betrieben und verwaltet wird und ein anderer Teil, z. B. bestimmte Funktionen, über Cloud-Dienste genutzt wird.
• Multi Cloud: Dies beschreibt die parallele Nutzung von mehrere Cloud-Diensten oder Clouds. Streng genommen nutzen alle Unternehmen ein Multi-Cloud-Modell, da Dienste wie ELSTER, Online-Banking oder USt-ID-Validierung ausschließlich als Cloud-Dienste verfügbar sind.
• Private Cloud: Die Cloud-Umgebung steht nur dem einen Unternehmen zur Verfügung. Entweder kümmert sich ein unternehmenseigenes Rechenzentrum um den Betrieb oder ein Dienstleister (so auch der Anbieter der Buchhaltungssoftware).

Thorsten Bertram, Cloud-Experte und Fachleitung IT System-Team bei Diamant Software

Kurzinterview: Schritt für Schritt zum Cloudbetrieb

Die Entscheidung ist gefallen. Sie möchten zukünftig die Buchhaltung aus der Cloud als Software as a Service Dienstleistung nutzen. Aber wie gehen Sie das Projekt an? Thorsten Bertram, Fachleitung IT System-Team bei Diamant Software hat schon unzählige Unternehmen von klein bis groß und deren Buchhaltung in die Cloud gebracht.

Warum entscheiden sich die Unternehmen für einen Wechsel der Buchhaltung in die Cloud?

Im Fokus steht hier das Bestreben nach mehr Vernetzung unterschiedlicher Systeme. Nur so lassen sich Prozesse besser automatisieren. Hinzu kommt, das viele Unternehmen erkannt haben, dass die Cloud flexibler ist. Sie sparen IT-Aufwände ein z.B. IT-Neuanschaffungen (Hardware) und brauchen sich keine Gedanken mehr zu den Anforderungen ihres Serverraums machen. Außerdem lässt sich einfach besser ortsunabhängig arbeiten. Speziell in der Buchhaltung spielt die Revisionssicherheit von Belegen eine große Rolle. Mit der Ablage der Dokumente in der Cloud ist das kein Problem mehr.

Wie relevant ist die Unternehmensgröße beim Umzug in die Cloud?

Die Unternehmensgröße spielt keine Rolle. In der Diamant Cloud betreiben wir Umgebungen von einem User bis 200+ User. Der Trend ist da, dass Zusehends mehr „große“ Kunden auf den Geschmack eines SaaS Angebotes kommen. Im Mittelpunkt steht hier der Wunsch nach Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen in Form der hybriden Cloud. Die Anforderungen für einen Umzug kommen in der Regeln direkt von Verantwortlichen aus dem Bereich Rechnungswesen oder auch direkt von der Geschäftsführung, nicht unbedingt aus der IT selber.

Wie ist das grundsätzliche Vorgehen bei einer Umstellung?

Jedes Projekt zur Umstellung der Buchhaltung in die Cloud begleitet unser Consulting. Die Unternehmen haben also immer einen festen Ansprechpartner von Beginn an. Rein technisch gesehen prüfen wir zum Beispiel im Vorfeld vorhandene Schnittstellen und angeschlossene Systeme (z.B. Business Intelligence, eigene LoB Apps). Wir besprechen mit dem Kunden ob und was wie ggf. angepasst werden muss. Eine Standard-Testumgebung steht bereits im Vorfeld zur Verfügung. Wenn es dann losgeht beginnt der Aufbau einer produktiven Test Umgebung mit Realdaten (1 bis 2 Mandanten), die hinterher zur produktiven Kundenumgebung wird.

Buchhaltung aus der Cloud – Das ist die Zukunft

Für welche Form der Buchhaltung aus der Cloud Sie sich auch entscheiden – Die Hauptsache ist, sie beschäftigen sich mit dem Thema. Wem ein 100 Prozent Cloudbetrieb im ersten Schritt nicht zusagt, versuchen Sie es mit kleinen Schritten und tasten Sie sich heran.