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Fallstudien: Rechnungswesen aus der Cloud im Mittelstand

20. November 2020
Ulrike Kirschberger

Mittelständische Unternehmen berichten von ihren Erfahrungen

Der Cloud gehört die Zukunft und flexible Hosting-Modelle können die Wettbewerbsfähigkeit mittelständischer Unternehmen maßgeblich verbessern und echte Vorteile bringen. Immer mehr Unternehmen haben dies erkannt und betreiben ihr Rechnungswesen in der Cloud. Drei Unternehmen berichten von ihren Erfahrungen.

Fall 1: Zukunftsfähig durch die Diamant Cloud

Die Waldeckische Domanialverwaltung blickt auf 800 Jahre Geschichte zurück. Rund 60 Beschäftigte verwalteten in der Rechtsform eines Eigenbetriebes ein historisch gewachsenes Sondervermögen zugunsten gewinnberechtigter Kommunen. Dies umfasst den größten kommunalen deutschen Waldbesitz (19.000 ha) sowie kulturhistorisch bedeutende Schlösser und Gebäude. „Tradition“ hat auch die seit 1997 bestehende Zusammenarbeit mit Diamant. Mit dem Upgrade auf die jüngste Softwaregeneration und dem Wechsel in die Diamant Cloud stellt die Domanialverwaltung nun klar die Weichen Richtung Zukunft. Den Anstoß gab die Gründung einer neuen GmbH. „Da wir nun von mehreren Standorten arbeiten bzw. auf die Software zugreifen, lag eine Cloud Lösung nahe“, so Geschäftsleitungs-Assistentin Julia Hüser. Den Ausschlag gab die Wartung: „Das ist inzwischen so komplex - und wir möchten uns auf unsere Themen konzentrieren.“

Mit Diamant war ein Wechsel in die Cloud möglich, weil sich die Daten nach deutschem Datenschutzrecht in einem zertifizierten, ausfallsicheren deutschen Rechenzentrum befinden. „Eine im Ausland betriebene Lösung wäre uns als kommunalem Anbieter schlicht untersagt.“ Fazit: „Die Cloud läuft gut. Genauso wie der parallel eingeführte digitale Workflow im Rechnungseingang. Beides ist deutlich komfortabler. Zudem profitieren wir vom flexiblen, sicheren Zugriff auf die archivierten Belege in der revisionssicheren Cloud Ablage,“ urteilt Julia Hüser. Und: „An der konsequenten Umsetzung digitaler Lösungen kommen auch kommunale Organisationen nicht mehr vorbei. Wir haben Glück gehabt, dass wir noch vor Corona umgestellt haben. Das war ein Riesenvorteil.“

Das sagt Diamant Software selbst zum Thema Cloud

Roland Hofstetter, Chief Technical Officer bei Diamant Software, im Interview.

Fall 2: Arbeiten im Home Office dank Cloud jederzeit möglich

Elektro Gartmann agiert in der Gebäude-, Sicherheits- und Kommunikationstechnik. Das inhabergeführte Familienunternehmen mit 70 Mitarbeitern hat seine IT neu aufgestellt. Um die Ressourcen auf das Kerngeschäft zu fokussieren, galt es, die Software für Finanz- und Rechnungswesen in die Cloud zu verlagern. Ob im Büro oder Home Office, über den Webbrowser ist nun ein gesicherter Zugriff auf Diamant für alle Mitarbeiter jederzeit möglich.

Diamant Software kümmert sich um den gesamten Softwarebetrieb und ist zentraler Ansprechpartner. Betrieben wird Diamant in einem deutschen Rechenzentrum zertifiziert nach ISO 27001. Die Experten von Diamant Software sorgen für Updates, Wartung und Backups. Die Daten liegen in getrennten SQL-Datenbanken pro Mandant/Kunde: die Privatsphäre ist also definitiv gesichert. Gartmann profitiert von einem flexiblen Bezahlmodell, bei dem die Dienste beliebig skalierbar sind.

Den Hauptvorteil sieht das Unternehmen in der Auslagerung der Updates. Hinzu kommt, dass sich das Unternehmen keine Sorgen um GoBD- oder DSGVO-Richtlinien machen muss. Diamant Software ist mit dem Umzug in die Cloud für die notwendige Prozess- und Rechtskonformität verantwortlich. Gleiches gilt für Verfahrensanweisungen, die jeder Betrieb zu Updates bereithalten muss. Auch gegenüber dem Finanzamt (z.B. bei Betriebsprüfungen) gilt es lückenlos nachzuweisen, mit welcher Version das Unternehmen arbeitet.

Fall 3: Hohe Flexibilität bei geringem Kapitaleinsatz

Das mittelständische Unternehmen Interbros GmbH entwickelt und produziert seit über 180 Jahren Mundhygieneartikel aus Kunststoff und beschäftigt 180 Mitarbeitern. Die Gesellschaft ist eine hundertprozentige Tochter der Sunstar Suisse S.A. und damit Bestandteil des weltweit agierenden Sunstar Konzerns. Im Rechnungswesen setzt Interbros auf das Diamant Rechnungswesen+Controlling aus der Cloud. Folgende Anforderungen stelle die Interbros GmbH an eine Lösung für das Rechnungswesen.

  • Bedienerfreundliche Lösung mit Erleichterung im Tagesgeschäft
  • Geringer Kapitaleinsatz
  • Maximale Flexibilität
  • Bestehende Integrationen beibehalten
  • Schnelle und reibungslose Datenmigration
  • Deutsche Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien

Dank der Cloud-Lösung im Rechnungswesen spart sich die Interbros GmbH nun Hardware-Investitionen, bindet längerfristig kein Kapitel in diesem Bereich und entlastet damit die interne IT. Updates und Neuerungen werden direkt vom Anbieter der Rechnungswesenlösung übernommen. Durch das Hosting im deutschen Rechenzentrum sind die Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien erfüllt. Auch im Rechnungswesen selbst profitieren die Anwender in der Buchhaltung von hoher Flexibilität. Ebenfalls ist ein individuelles und flexibles Berichtswesen dank Excel-Integration möglich. Ein weiterer Vorteil: Das Berichtswesen pass sich jederzeit den Anforderungen des Mutterkonzerns an.

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Ein Beitrag von
Ulrike Kirschberger
Die Kommunikationswirtin mit einem Faible für das Event-Management schreibt rund um die Themen Rechnungswesen und Controlling. Dabei bringt Ulrike gerne Praxisbeispiele und Best Practice in ihre Artikel ein. Denn Theorie ist nicht immer gleich Praxis.

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