Kategorie auswählen

Fallstudien: Rechnungswesen aus der Cloud im Mittelstand

15. November 2016
Melanie Schiering

Mittelständische Unternehmen berichten von ihren Erfahrungen

Der Cloud gehört die Zukunft und flexible Hosting-Modelle können die Wettbewerbsfähigkeit mittelständischer Unternehmen maßgeblich verbessern. Immer mehr Unternehmen haben dies erkannt und betreiben ihr Rechnungswesen in der Cloud. Laut einer aktuellen Studie sagen 50 Prozent der befragten Entscheider aus dem kaufmännischen Bereich, das sie sich den Betrieb ihrer Rechnungswesen- und Controllinglösungen in der Cloud vorstellen können. Bedenken in punkto Sicherheit galten lange Zeit als die größte Hürde, doch gerade für kleine und mittlere Unternehmen bieten sogenannte Hosting-Modelle echte Vorteile.

Fall 1: Hohe Flexibilität bei geringem Kapitaleinsatz

Das mittelständische Unternehmen Interbros GmbH entwickelt und produziert seit über 180 Jahren Mundhygieneartikel aus Kunststoff und beschäftigt 180 Mitarbeitern. Die Gesellschaft ist eine hundertprozentige Tochter der Sunstar Suisse S.A. und damit Bestandteil des weltweit agierenden Sunstar Konzerns. Im Rechnungswesen setzt Interbros auf das Diamant/3 Rechnungswesen+Controlling aus der Cloud. Folgende Anforderungen stelle die Interbros GmbH an eine Lösung für das Rechnungswesen.

  • Bedienerfreundliche Lösung mit Erleichterung im Tagesgeschäft
  • Geringer Kapitaleinsatz
  • Maximale Flexibilität
  • Bestehende Integrationen beibehalten
  • Schnelle und reibungslose Datenmigration
  • Deutsche Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien

 

Dank der Cloud-Lösung im Rechnungswesen spart sich die Interbros GmbH nun Hardware-Investitionen, bindet längerfristig kein Kapitel in diesem Bereich und entlastet damit die interne IT. Updates und Neuerungen werden direkt vom Anbieter der Rechnungswesenlösung übernommen. Durch das Hosting im deutschen Rechenzentrum sind die Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien erfüllt. Auch im Rechnungswesen selbst profitieren die Anwender in der Buchhaltung von hoher Flexibilität. Ebenfalls ist ein individuelles und flexibles Berichtswesen dank Excel-Integration möglich. Ein weiterer Vorteil: Das Berichtswesen pass sich jederzeit den Anforderungen des Mutterkonzerns an.

Fall 2: 5-Jahres-Rechnung gibt Ausschlag für Cloud-Lösung

Das hessische Tiefbauunternehmen Dietrich Bergler GmbH nutzt die Softwarelösung von Diamant Software bereits seit den achtziger Jahren. Die notwendige Modernisierung der IT nahm das Unternehmen zum Anlass auch über Hosting-Alternativen nachzudenken. Aufgrund der Ergebnisse der 5-Jahres-Rechnung entschied man sich das Diamant/3 Rechnungswesen+Controlling ab sofort aus der Cloud und zur Miete zu nutzen.

Für die Softwarelizenz bezahlt das Unternehmen jetzt eine monatlich fixe Pauschale. Wie beim Online-Banking geschieht der Zugriff über eine verschlüsselte Internetverbindung, während das Programm vom sicheren Rechenzentrum aus gehosted wird. Von dort aus stellt Diamant Software die Softwarefunktionen zur Verfügung, garantiert die maximale Sicherheit der Unternehmensdaten, spielt Updates ein und erledigt sämtliche Wartungsarbeiten, sodass die Software immer auf dem aktuellen Stand ist. Zusatzkosten für die Serverwartung entfallen und der Funktionsumfang kann jederzeit beliebig nach oben oder unten skaliert werden.

Die Nutzung der Software aus der Cloud ersetzt nun die kostspielige Anschaffung einer eigenen leistungsfähigen IT-Infrastruktur. Außerdem hat die Dietrich Bergler GmbH jetzt nur noch einen kompetenten Ansprechpartner für die Rechnungswesensoftware und dessen Betrieb.

Fall 3: Cloud-Lösung ist für Öffentliche Verbände/Non-Profit-Organisationen eine interessante Alternative

Öffentliche Verbände und Non-Profit-Organisationen stehen meist unter enormen Kostendruck. Zur besseren Kontrolle setzen viele auf ein internes IT-System, dessen Pflege, Wartung und Aktualisierung selbst jedoch wesentliche Kosten verursacht. Andere wiederum lagern das Rechnungswesen zum Steuerberater aus und mindern dadurch die eigene Handlungsfähigkeit. Die Margarethe-Wehling-Stiftung entschied sich vor diesem Hintergrund für die kostengünstige Alternative des Diamant/3 Rechnungswesen+Controlling aus der Cloud.

Bei diesem Modell wird nicht die Buchhaltung ausgelagert, sondern die Software. Dabei erhalten die Organisationen alles aus einer Hand: Diamant/3 Softwarelizenzen können gekauft oder gemietet werden. Die Mitarbeiter bei Diamant Software sind die Experten, fungieren als zentrale Ansprechpartner und kümmern sich um den gesamten Softwarebetrieb inklusive Administration und IT-Support. Die internen IT-Strukturen werden entlastet und die Daten gemäß deutschem Datenschutzrecht in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland abgelegt.

Dank des flexiblen Erwerbmodells entschied sich die Stiftung für den Erwerb von Diamant/3, während die Daten aber auf den gesicherten Servern im Rechenzentrum lagern, wo die Software gehosted wird. Über neue Server muss sich die Stiftung keine Gedanken mehr machen. Dass heikle Daten außer Haus gelagert werden, ist für die Stiftung kein Hinderungsgrund, sondern ein Argument Pro Cloud. Denn im Rechnungswesen ist die Datensicherung ein ganz entscheidendes Thema. Um hier auf Nummer sicher zu gehen, vertraut die Stiftung nun ab sofort den Experten.

Aktuelle Studie ist richtungsweisend

Das Rechnungswesen kann sich vor dem Megatrend Digitalisierung nicht verstecken. Wie geht Rechnungswesen im Jahr 2020? Eine aktuelle Studie zum Thema Digitalisierung, Automatisierung und Vernetzung im Rechnungswesen und Controlling liefert Antworten auf diese und weitere Fragen.