"Diamant bildet die Herausforderungen im Non-Profit-Bereich sehr gut ab.

 Wir können beliebig viele Projekte anlegen und jeden einzelnen Budgetverlauf bis auf Rechnungsebene nachvollziehen."

 

 

- Andreas Brandenstein,
Kaufmännischer Leiter (CFO)
Die documenta ist die weltweit bedeutendste Ausstellung für zeitgenössische Kunst. Alle fünf Jahre findet sie in Kassel statt und dauert 100 Tage. Als „Museum der 100 Tage“ lockt sie tausende Besucher, Kunstsinnige, Künstler und Kuratoren aus aller Welt. Veranstaltet wird das Mammutprojekt von der documenta und Museum Fridericianum gGmbH.
Kunde seit 2019

Branche

Dienstleistung, Non-Profit-Organisation

20

Mitarbeitende

Organisations­struktur

NPO

"Mit Diamant sind wir in der Lage, das Rechnungswesen und Controlling umfassend zu digitalisieren. Wir können sicherer planen und Eingangsrechnungen digital freigeben. Wie wichtig das für uns ist, merken wir gerade in Zeiten von Covid19."

- Andreas Brandenstein,
Kaufmännischer Leiter (CFO)

Herausforderung

Der Aufwand zur Planung und Finanzierung einzelner Projekte und Teilbereiche ist immens. Im Vergleich zu herkömmlichen Wirtschaftsunternehmen muss die gGmbh mit ganz unterschiedlichen Stakeholdern zusammenarbeiten – international tätigen Künstlern, Kuratoren und Besuchern, Sponsoren und Zuschussgebern sowie Gesellschaftern auf Stadt- und Landesebene.

Nach der letzten documenta galt es, eine positive Neustrukturierung des Finanzmanagements vorzunehmen – einschließlich einer neuen Software. Die Lösung sollte mehr Transparenz schaffen und wichtige Prozesse im Tagesgeschäft digitalisieren. Überzeugt hat besonders das digitale Rechnungseingangsmanagement, da die Rechnungen zuvor größtenteils in Papierform unterwegs waren

Lösung

Der wesentliche Vorteil von Diamant liegt in der durchgehenden Digitalisierung und Verknüpfung. Ist ein Beleg erfasst, sind die Daten für unterschiedliche Funktionen nutzbar.

  • Zahlreiche Schnittstellen zu vorgelagerten Programmen harmonieren perfekt, beispielsweise im Electronic Banking
  • In Diamant freigegebene Belege lassen sich nahtlos in das Bezahlsystem transferieren – für optimale Prozessautomatisierung
  • Mit dem Rechnungseingangsmanagement werden bis zu 150 Rechnungen täglich mittels OCR-Erkennung nahezu automatisch gebucht und revisionssicher archiviert.
  • Da die Entscheidungsträger auf der ganzen Welt verteilt sind, erleichtert hier der digitale Workflow das Tagesgeschäft besonders – schafft Transparenz und spart Zeit.

Die zweite wichtige Verbesserung liegt in der Transparenz über Finanzen und Projekte: Die Geschäftsführung kennt den genauen, tagesaktuellen Stand. Über Plan-Ist-Vergleiche sieht sie detailliert, wieviel Budget für ein Projekt bereitsteht und wieviel Gelder bereits geflossen sind. Der schnelle Überblick über die aktuellen Finanzen erleichtert auch die Quartalsabschlüsse ungemein.

0 %
schnellere Prozesse in Summe
4
Tage im Monat gespart bei der Rechnungsfreigabe
0
Rechnungen pro Tag während der documenta

Die Highlights für Andreas Brandenstein

Andreas Brandenstein schätzt vor allem, dass die Software so intuitiv ist: „Von all den Lösungen in meiner Zeit in der Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung, ist mir Diamant am überzeugendsten in Erinnerung geblieben. Die Software ist sehr intuitiv, sodass man sich auch als Ungeübter schnell darin zurechtfindet und mit wenigen Klicks sein Ziel erreicht.“

Diamant/4 – Eine Software so vielfältig,
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