"Im Zuge der Nachhaltigkeit freut mich am meisten, dass wir durch das digitale Rechnungseingangs-management etwa 80.000 Blatt Papier jährlich einsparen.“

- Susanna Schattke,
Abteilungsleitung kaufmännischer Bereich
Das Studentenwerk Schleswig-Holstein ist für 10 Hochschulen und ca. 59.000 Studierende ein wichtiger Servicedienstleister in den Bereichen Hochschulgastronomie, Wohnen, BAföG, Soziales und Kultur. Pro Jahr gibt es 1,4 Millionen Essen aus, stellt über 3.000 Wohnheimplätze in 20 Wohnheimen zur Verfügung und bearbeitet 14.000 Anträge auf Ausbildungsförderung. Dazu betreibt es 7 Kindertagesstätten und bietet vielfältige Beratungsmöglichkeiten.
Kunde seit 2008

Branche

Non-Profit-Organisation

540

Mitarbeitende

Organisations­struktur

Einzelunternehmen

"Die Umstellung von Diamant/3 auf Diamant/4 hat sehr gut geklappt. Ich empfinde die Software als eingängig, einfach und transparent."

- Susanna Schattke,
Abteilungsleitung kaufmännischer Bereich

Herausforderung

Seit knapp 15 Jahren arbeitet das Studentenwerk SH erfolgreich mit Diamant Software – wie rund 20% der bundesweit etwa 60 Studierendenwerke.

Jetzt sind die Schleswig-Holsteiner auf Diamant/4 gewechselt. Der wesentliche Grund: Das Studentenwerk betreibt an zahlreichen Standorten unterschiedliche Einrichtungen. Diese dezentrale Struktur erfordert zunehmend ein digitales Rechnungseingangsmanagement – auch um Homeoffice zu ermöglichen. In diesem Rahmen wurde gleich auf Diamant/4 umgestellt: auch, weil das neue Dashboard schnelles navigieren ermöglicht – durch eine individuelle, aufgabenbezogene Oberfläche.

Auch bei der Jahresplanung war mehr Effizienz gefragt: insbesondere beim Datenabgleich und Austausch zwischen Diamant und Excel galt es, Zeitbedarf und Fehlerquellen zu minimieren.

Lösung

Bislang gelangten die Rechnungen überwiegend per Hauspost an die einzelnen Standorte. Jetzt gibt es ein intelligentes Rechnungseingangsmanagement. Der Vorteil:

  • Den Bearbeitungsstand an unterschiedlichen Standorten immer im Blick
  • Transparente Zuständigkeiten im Workflow
  • Eingangsrechnungen von überall genehmigen
  • vollständige Transparenz über den Finanzstatus
  • Skonto und Zahlungsziele sicher einhalten

Erforderte die Rechnungsbearbeitung bislang eine Woche, ist der Prozess jetzt in etwa drei Tagen erledigt – eine erhebliche Zeitersparnis. Die Software erkennt die Rechnungen zuverlässig und lernt kontinuierlich dazu.

Statt nach Rechnungen zu suchen, genügt ein Mouseklick auf das pdf in der revisionssicheren Ablage. Diese gewährleistet die GoBD-konforme Archivierung digitalisierter Dokumente in der Cloud – für das Studentenwerk eine riesige Erleichterung.

Die ebenfalls neu eingeführte Faktura reduziert manuelle Aufwände bei der Rechnungserstellung: Insbesondere, um Leistungen, wie beispielsweise Catering abzurechnen. Auch die GoBD konformen Rechnungen sind revisionssicher in der Cloud archiviert.

Die Kostenrechnung nutzt das Controlling intensiv zur Kostenanalyse und Planung. Geplant ist auch das Anlegen von Projekten, z.B. für Neubauten von Wohnheimen.

Generell ermöglicht die neue Oberfläche eine individuelle Gestaltung und schnelles navigieren: ob Bauprojekte, individuelle Berichte, Kennzahlen oder Planung/Wirtschaftsplan: häufig benötigte Informationen und Funktionen lassen sich individuell auf dem Dashboard einrichten.

40000
Blatt Papier jährlich gespart
0
Eingangsrechnungen jährlich
0
Prozent schneller im Rechnungseingang

Die Highlights für Susanna Schattke

Susanne Schattke begeistert: „Wenn ich die Rechnung auf dem Bildschirm sehe und nicht loslaufen muss, um Ordner zu holen – falls der Buchungstext nicht aussagekräftig ist oder Informationen fehlen.“ Und: „Mich freut, dass man jetzt von überall aus mobil arbeiten kann. In meinem Team Finanzbuchhaltung war Homeoffice vorher nicht möglich. Jetzt können wir vom Homeoffice aus Rechnungen vorkontieren, weiterleiten, Zahlläufe vorbereiten und buchen. Das erleichtert die Arbeit ungemein. Großartig, dass das Rechnungseingangsmanament von Diamant so viele Freiheiten gibt.“

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