"Mit Diamant/4 hat sich die Performance deutlich verbessert.

 Gefühlt geht alles doppelt so schnell."

- Lars Büker,
Leiter Rechnungswesen
ruf Reisen gilt als Europas führender Veranstalter von Jugendreisen. Das Angebot richtet sich speziell an 11- bis 23-jährige. Es umfasst Sommer-, Winter-, Fern-, Städte- und Sprachreisen sowie Gruppenfahrten. 75% sind Busreisen. Besonders im Fokus stehen Qualität und Sicherheit – was sich in zahlreichen Siegeln widerspiegelt.
Kunde seit 2000

Branche

Dienstleistung, Tourismus

70

Mitarbeitende

Organisations­struktur

Einzelunternehmen

"Wir archivieren Eingangsrechnungen komplett in der Revisionssicheren Ablage. So sind sie nicht nur sicher und geschützt im Rechenzentrum gespeichert, sondern auch gesetzeskonform archiviert. Das umständliche Heraussuchen aus Akten entfällt."

- Lars Büker,
Leiter Rechnungswesen

Herausforderung

Modernste Software- und Cloudlösungen gehören hier zum Kerngeschäft: Die junge Zielgruppe (er)fordert innovatives Auftreten. ruf ist es wichtig, mit der aktuellsten Version der Software zu arbeiten und gleichzeitig die interne IT zu entlasten.

Der Rechnungseingangsprozess war früher besonders umständlich und zeitintensiv. Wenn dann noch 90% aller Rechnungen im Sommer eingehen, ergibt sich besonderer Handlungsbedarf: Zunächst galt es, Transparenz zu schaffen. Dazu sollte der Genehmigungsprozess digitalisiert und von allen Orten der Welt möglich sein. Zudem wollte der Jugendreiseveranstalter Prozesse automatisieren, Zeit einsparen und wünschte sich eine zukunftsorientierte Lösung.

Lösung

Mit Softwareinnovationen direkt das Tagesgeschäft optimieren – entsprechend dieser Haltung zählte ruf zu den ersten Kunden mit einem Upgrade auf Diamant/4.

  • In die Cloud ist das Unternehmen ist bereits vor Jahren gewechselt. Der Vorteil: ruf benötigt keine eigene IT-Infrastruktur (insbesondere Server) mehr und die Updates spielt Diamant Software auf.
  • Rechnungseingangsmanagement: Die Buchhaltung hat jederzeit den Überblick, welche Rechnungen wo sind und welchen Status sie haben. Auch der Genehmigungsprozess ist von jedem (Urlaubs-)Ort aus mobil ausführbar – gerade auf Diensteisen von Vorteil.
  • Mit Diamant/4 strebt ruf einen höheren Automatisierungsgrad an: Unterstützt durch Künstliche Intelligenz erkennt das Rechnungseingangsmanagement Rechnungsdaten und überträgt sie ins Rechnungswesen. Die Software lernt laufend dazu. Die Qualität der Rechnungserkennung optimiert sich kontinuierlich selbst.
  • Neue Möglichkeiten auch im Controlling: Berichte noch einfacher erstellen und individuelle Analysen mit dem neuen Business Reporting waren wesentliche Gründe für das Upgrade.
  • Kosten- und Leistungsrechnung: Im Fokus stehen System generierte Auswertungen – wie Soll-Ist Vergleiche zum Vorjahr/Forecast. Die Auswertung der Reisesparten erfolgt über Kostenträger. Für Abweichungsanalysen werden Reisen – bis hinunter auf Hotels – auf Unterkostenträger aufgesplittet. Abweichungsanalysen zeigen, welches Land/Sparte/Reise am erfolgreichsten ist.
0 %
mehr Performance durch das Diamant/4 Ocean Design
3
Mandanten
0
Eingangsrechnungen pro Jahr

Die Highlights für Lars Büker

Lars Büker ist ein Fan des Upgrades auf Diamant/4: „Durch die neue, übersichtliche Oberfläche ist die Arbeit mit mehreren Mandanten wesentlich einfacher. Man sieht sofort, in welchem Mandanten man sich befindet und kann mühelos wechseln. Ich finde viel schneller, wonach ich suche.“

Diamant/4 – Eine Software so vielfältig,
wie Ihre Branche.

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