"Für Diamant haben wir uns wegen der Zukunftsfähigkeit der Software, ihren überzeugenden Funktionalitäten sowie der 

reibungslosen, durchgehenden Integration

 entschieden."

- Bianca Nähring,
Stabstelle Steuern, Finanz- und Rechnungswesen
Der AWO Bezirksverband Weser-Ems ist ein Spitzenverband der freien Wohlfahrtspflege mit vielfältigen sozialen Einrichtungen und Aufgaben. Dazu zählen stationäre, teilstationäre und ambulante Dienste in der Alten-, Kinder-, Jugend und Familienhilfe sowie in der Eingliederungshilfe. Der Verband betreibt rund 100 Einrichtungen an 60 Standorten und erwirtschaftet 160 Millionen Euro Umsatz jährlich.
Kunde seit 2009

Branche

Sozialwesen

4000

Mitarbeitende

Organisations­struktur

Konzern

"Die Schnittstellenintegration in der Diamant Faktura ist super. Debitoren kann ich einfach und schnell integrieren. Gerade für Intercompany Rechnungen ist das ideal: Konzernsachverhalte sind sofort einsetzbar. Rechnungen werden automatisch im Rechnungseingangsbuch bereitgestellt."

- Bianca Nähring,
Stabstelle Steuern, Finanz- und Rechnungswesen

Herausforderung

Bei der Steuerung folgt die AWO Weser-Ems einer Filiallogik, um Transparenz zu gewährleisten: Für jede der gut 100 Einrichtungen lässt sich eine eigene Bilanz sowie eine eigene Gewinn- und Verlustrechnung erzeugen.

Das erfordert eine hohe Integrationsfähigkeit der Software – in sich selbst und zu den 13 Vorsystemen. Darüber hinaus ist Flexibilität gefordert: Organisatorische Änderungen gibt es kontinuierlich. Diese gilt es, mit möglichst wenig Aufwand abzubilden. Natürlich muss die Rechnungswesen Software in Zeiten der Digitalisierung immer neue Möglichkeiten zur weiteren Automatisierung bieten. Deshalb hat die Diamant Faktura vor kurzem ein Altsystem abgelöst.

Lösung

100 Einrichtungen werden als Geschäftseinheit geführt. Dadurch ist es möglich, z. B. Spenden pro Einrichtung auszuweisen bzw. abzugrenzen. Berichte (wie Bilanzen oder Gewinn- und Verlustrechnungen) erzeugt die Software automatisch. Mit den zentralen Stammdaten lassen sich Änderungen synchronisiert an alle Einrichtungen weitergeben.

  •  Intercompany-Buchungen: Eingehende Rechnungen, die sich nicht ausschließlich einer Einrichtung zuordnen lassen, werden direkt bei der Erfassung gesplittet und verteilt.
  • Lange Buchungsabstimmungen zwischen den Einrichtungen entfallen. Der lückenlose Belegfluss sorgt für eine vollständige, fehlerfreie Buchungsübergabe mit nur minimalem manuellem Aufwand.
  • Diamant gewährleistet ein Mahnwesen mit automatisierten Mahnläufen. Mahnvorschläge lassen sich pro Einheit generieren.

Die jüngst eingeführte Diamant Faktura nutzt die AWO Weser Ems insbesondere für Intercompany-Vorgänge sowie den nicht-Klienten bezogenen Bereich. Jährlich werden hier einige Tausend Ausgangsrechnungen erzeugt. Da die Faktura bereits standardisiert eine integrierte Schnittstelle zu Diamant besitzt, gelang die Umstellung zügig und unkompliziert.

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Vorsysteme integriert
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Einrichtungen
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User

Die Highlights für Bianca Nähring

Bianca Nähring erleichtern besonders die facettenreichen Berechtigungsmöglichkeiten die Arbeit: „Ich kann verschiedene Rollen anlegen und Funktions- und Datenrechte beliebig miteinander kombinieren. Es gibt dezidierte Einstellungsmöglichkeiten. Das hilft mir, schnell neue User mit gleichen Rechteprofilen anzulegen. Es minimiert das Risiko, dass sich Fehler bei der Berechtigung einschleichen. Daneben schätzt sie die Verlinkungen: „Es ist super, jederzeit ins Detail gehen zu können, die Daten von verschiedenen Stellen aus zu erreichen und sie aus unterschiedlicher Sicht zu beleuchten.“

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