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KI im Rechnungseingang
ermöglicht es uns, die Wettbewerbsfähigkeit der Organisation zu steigern und uns optimal auf die Anforderungen der Zukunft vorzubereiten.“
Branche
Sozialwesen
2000
Mitarbeitende
Organisationsstruktur
Konzern"Mit Diamant verbessern wir unsere Prozesse. Nicht nur heute, sondern auch in Zukunft. Die entstehenden Freiräume werden für den Dienst am Menschen ebenso benötigt, wie für das Kerngeschäft."
Herausforderung
Ziel war die digitale Einbindung aller Einrichtungen und Entscheider – um insbesondere den Rechnungseingang effizienter zu gestalten.
Anforderungen
- Integration von über 80 Außenstellen, Abrechnungssystemen und Branchenlösungen
- 320 Kostenstellen erfordern effizientes Reporting
- Intuitive Nutzung, z. B. für Sozialarbeiter
- OP-Management mit zielgruppenorientierten Informationen
- 20.000 Eingangsrechnungen effizient managen
Ein besonderer Fokus lag auf der Reduzierung des manuellen Aufwands. Eine KI-basierte Lösung sollte den Rechnungseingang maximal automatisieren, Papierprüfungen und manuelle Eingaben minimieren sowie den Freigabeprozess transparenter gestalten. Durch kontinuierliches Lernen (z. B. Sachkonten, Buchungstexte) sollte die Fehlerquote sinken und Raum für strategische Aufgaben entstehen.
Projektverlauf
- Auswahlprozess: ca. 1 Jahr, Empfehlung durch Caritasverband Bonn
- Entscheidungskriterien: Leistungsfähigkeit & Branchenkompetenz
- Online-Abstimmungen während Corona – erfolgreich & zukunftsweisend
- Einführung in 5 Monaten, im Zeitrahmen
Lösung
Effizientes Rechnungseingangsmanagement mit KI
Mit Diamant/4 wurde eine KI-gestützte Lösung eingeführt. Ziel war die Optimierung des Rechnungs-eingangs, samt der Integration von 80 Einrichtungen und 320 Kostenstellen in den digitalen Workflow. Die Erfolgsfaktoren waren die Auswahl der richtigen Tools und ein kontinuierliches Dazulernen der KI.
Eine große Herausforderung bestand darin, Kreditoren zu bewegen, Kostenstellen und Projektnummern korrekt auf Rechnungen zu vermerken – damit die KI sie zuverlässig auslesen und zuordnen kann. Dazu hat man wesentliche Funktionen priorisiert: Rechnungsnummer, Umsatzsteuer, Anschrift, Bankverbindung. Das erleichtert die Zuordnung sowie den Freigabeprozess.
Der enge Austausch mit Diamant Software war entscheidend für die optimale Systemeinrichtung.
Dazu sichern gezielte manuelle Ergänzungen das Zusammenspiel von Mensch und KI.
Die Rechnungsdaten (Anschrift, Zahlungsdetails, Datum, Kostenstelle) werden ausgelesen und Kreditoren zugewiesen, unabhängig vom Rechnungsformat . KI-Modelle nutzen historische Daten, um Sachkonto, Kreditor, Kostenstelle und Steuerschlüssel zuzuordnen. Eine Rechnungsfreigabe ist jederzeit und überall möglich. Die Caritas Köln will KI weiter ausbauen, um Prozesse und Workflows zu optimieren.
Mehr Transparenz in Außenstellen: Alle Einrichtungen werden als Geschäftseinheiten geführt. Einrichtungs-leiter haben direkten Zugriff auf Budgets, Offene Posten und Belege. Sie können Dokumente anhängen, Kommentare hinzufügen sowie Bilanzen, GuV-Rechnungen oder Spendenbestände abrufen.
Nahtlos integriert: Große Abrechnungsvorsysteme wie Connext Vivendi und Sozialwirtschafts-Systeme (snap und VRG MICOS) sind nahtlos an Diamant angebunden.
Die Highlights für Andree Zobel
Andree Zobels Fazit: „Die KI-gestützte Verarbeitung im Rechnungseingangsmanagement hat unsere Arbeitsprozesse erheblich vereinfacht. Der manuelle Aufwand ist spürbar gesunken. Die Fehlerquote ist zurück gegangen und die Rechnungsfreigabe ist transparenter geworden. Dank der digitalen Prozesse sparen wir wertvolle Zeit und Kosten.“
- Branchenkompetenz überzeugt
- Komplett digitale Einführung der Software
- individuelle E-Learnings entwickelt
Kitas und Altenheime digital anbinden
Mit dem Caritasverband für die Stadt Köln hat Diamant Software einen weiteren bedeutenden Kunden aus dem Sozial- und Gesundheitswesen gewonnen. Nach dem jüngst erfolgten Echtstart ist die Freude auf beiden Seiten groß: Diamant integriert nahtlos vorgelagerte Systeme der Sozialwirtschaft und sorgt für mehr Effizienz im Rechnungsumlauf und OP-Management.
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