"Es ist eine spürbare Erleichterung, wenn man dem neuen Digitalisierungspartner nicht erst die

Besonderheiten unserer Abrechnungsprozesse mit Sozialversicherern und Krankenkassen erklären muss."

- Lutz Reufels,
Leiter Finanz- & Rechnungswesen
Der Caritasverband für die Stadt Köln ist Träger von über 80 Diensten und Einrichtungen der Sozialen Arbeit und Pflege im Kölner Stadtgebiet mit 2.200 haupt- und 1.630 ehrenamtlichen Mitarbeitenden.
Kunde seit 2020

Branche

Sozialwesen

2200

Mitarbeitende

Organisations­struktur

Konzern

"Mit Diamant verbessern wir unsere Prozesse. Nicht nur heute, sondern auch in Zukunft. Die entstehenden Freiräume werden für den Dienst am Menschen ebenso benötigt, wie für das Kerngeschäft."

- Markus Nikolaus,
Finanzvorstand

Herausforderung

Wichtig war dem Verband, alle Kitas, Altenheime und Entscheider vor Ort digital einzubinden:

  • Final sind über 80 Außenstellen in den digitalen Workflow zu integrieren.
  • Zu integrieren galt es auch Abrechnungssysteme und Branchenlösungen.
  • Bei über 700 Kostenstellen ist effektives Reporting existenziell. Gefordert war eine Lösung, die beispielsweise Sozialarbeiter intuitiv nutzen können.
  • Im OP-Management sollten die Informationen innerhalb eines Systems empfängerorientiert zur Verfügung stehen.
  • Im Rechnungseingang mit ca. 25.000 Eingangsrechnungen stand eine Prozessoptimierung an

Der Auswahlprozess dauerte ca. ein Jahr. Nicht zuletzt habe der benachbarte Caritasverband Bonn die Software empfohlen. Leistungsfähigkeit und Branchenkompetenz gaben den Ausschlag.

Sämtliche Abstimmungen und Workshops mussten Corona bedingt online stattfinden: Das hat nicht nur gut funktioniert, sondern den Verband gleich zu neuen Wegen inspiriert. Mit fünf Monaten Einführungszeit blieb das Projekt so im vereinbarten Zeitrahmen.

 

Lösung

Maximale Effektivität im Rechnungseingang: Die Kölner nutzen bereits das KI-gestützte Rechnungseingangsmanagement. Mittels künstlicher Intelligenz „lernt“ die Software laufend dazu – was den Automatisierungsgrad kontinuierlich erhöht. Final sind bis zu 98% möglich. 

Um das zu erreichen, werden hier Kostenstellen, -träger und Projekte ausgelesen – heißt:

  • Interne Besteller geben gleich die Kostenstelle etc. an
  • Lieferanten versenden E-Rechnungen an eine zentrale Adresse
  • Und nutzen ein bestimmtes Muster bzw. Aufbau der Rechnungen (Kostenstelle, Projektnummer etc.)

Die ausgelesenen Kostenrechnungsinformationen ermöglichen Diamant, automatisiert Genehmiger einzutragen – was den Automatisierungsgrad zusätzlich steigert.

Kontrolle über Geschäftsbereiche: Diamant schafft mehr Transparenz in den Außenstellen: Einrichtungsleiter können jetzt direkt in ihre Budgets schauen oder Offenen Posten kontrollieren. Sie können auf die eingescannten Belege gehen, selbst Dokumente anhängen oder Kommentare zufügen. Sämtliche Einrichtungen werden in Diamant als Geschäftseinheiten geführt. Bilanzen, GuV-Rechnungen oder auch Salden über Spendenbestände lassen sich so für jede Geschäftseinheit gesondert abrufen.

Voll integriert: Große Abrechnungsvorsysteme (wie Connext Vivendi) und Systeme der Sozialwirtschaft (snap, VRG MICOS) sind nahtlos an Diamant angebunden.

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Außenstellen digital einbinden
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Kostenstellen inkl. der Projekte
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Sachkonten

Die Highlights für Lutz Reufels

Lutz Reufels freut sich vor allem über die Breitenwirkung: „Unsere vielen Verantwortlichen vor Ort können jetzt jederzeit selbstständig ihre relevanten Berichte und Daten nutzen – bis auf Belegebene. Wir haben mit Diamant Software E-Learnings erstellt. Damit sind alle sofort im Thema.“

Erfahrungsbericht

Kitas und Altenheime digital anbinden

Mit dem Caritasverband für die Stadt Köln hat Diamant Software einen weiteren bedeutenden Kunden aus dem Sozial- und Gesundheitswesen gewonnen. Nach dem jüngst erfolgten Echtstart ist die Freude auf beiden Seiten groß: Diamant integriert nahtlos vorgelagerte Systeme der Sozialwirtschaft und sorgt für mehr Effizienz im Rechnungsumlauf und OP-Management. 

Diamant/4 – Eine Software so vielfältig,
wie Ihre Branche.