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Praxisbericht: Kitas und Altenheime digital anbinden

    28. Januar 2021
    Ulrike Kirschberger

    Digitalisierung im Non-Profit-Bereich

    Mit dem Caritasverband für die Stadt Köln hat Diamant Software einen weiteren bedeutenden Kunden aus dem Sozial- und Gesundheitswesen gewonnen. Nach dem jüngst erfolgten Echtstart ist die Freude auf beiden Seiten groß: Die neue Rechnungswesen- und Controllingsoftware Diamant 2020 integriert nahtlos vorgelagerte Systeme der Sozialwirtschaft und sorgt für mehr Effizienz im Rechnungsumlauf und OP-Management. Im nächsten Schritt soll nun ein transparentes, empfängerorientiertes Berichtswesen aufgebaut werden – bei 80 Außenstellen eine echte Herausforderung.

    Mehr Transparenz im Rechnungswesen & Controlling

    Johannes Altschäfl, Caritas Köln

    Der Caritasverband Köln e.V. ist Träger von 80 Diensten und Einrichtungen sowie Arbeitgeber für rund 2.000 hauptamtliche und 1.630 ehrenamtliche Mitarbeitende. „Mit Diamant 2020 haben wir uns bewusst für eine integrative und frei skalierbare Rechnungswesen- und Controllingsoftware entschieden“, betont Johannes Altschäfl. Als Leiter des zentralen Service verantworten sein Team und er sämtliche internen Dienstleistungen für die drei operativen Geschäftsfelder: Teilhabe, Integration, Alter und Pflege. „In einer Art Querschnittsfunktion erledigen wir das gesamte Finanz- und Rechnungswesen sowie die Personal- und Liegenschaftsverwaltung. Mit Diamant 2020 schlagen wir künftig eine wichtige Brücke zu den zahlreichen Außenstellen, die sich auf das gesamte Kölner Stadtgebiet verteilen.“

    Berührungspunkte seien bspw. die vielen Außenkassen des Verbands. Diese würden teilweise noch manuell abgezeichnet, ließen sich aber künftig in den digitalen Workflow der Diamant-Lösung aufnehmen. „Bei mehreren 100 Kostenstellen setzen wir außerdem auf mehr Transparenz im Controlling. Wir führen viermal im Jahr Budgetgespräche über alle Kostenstellen im Verband, da ist ein effektives Reporting existenziell für uns“, erläutert Johannes Altschäfl. „Das Diamant Berichtswesen bringt uns schon im Standard deutlich voran. Aufgrund des modularen Aufbaus können wir die Lösung außerdem künftig komfortabel um ein erweitertes Reporting System ergänzen.“ Mehr Unterstützung erwarten die Verantwortlichen auch im OP-Management, also bei den offenen Forderungen, bis hin zum Mahnwesen. „Ob Kita oder Altenheim – mithilfe von Diamant können wir diese Informationen nun innerhalb eines Systems empfängerorientiert zur Verfügung stellen“, freut sich Johannes Altschäfl, der den gesamten Einführungsprozess bis zur Implementierung maßgeblich begleitet hat.

    Branchentiefe überzeugt die Verantwortlichen

    Der Entscheidung für Diamant 2020 ging ein einjähriger Auswahlprozess voraus. Die alte Software musste abgelöst werden, da sich der Hersteller in der Weiterentwicklung vermehrt auf andere Branchen spezialisierte. Aufgrund der Leistungsfähigkeit und Branchenkompetenz konnte sich Diamant Software schließlich gegen mehrere Mitbewerber durchsetzen.

    diamant startbildschirm dashboard

    Startdashboard von Diamant 2020 

     

    „Zahlreiche soziale Verbände setzen Diamant bereits umfassend ein – und das spiegelt sich auch in der Software wider“, erkannte Johannes Altschäfl schon auf den ersten Blick. „Auch die Vertriebsberater und Consultants sind mit Herzblut dabei. Man merkt gleich, dass sie unsere Branche verstehen.“ Und schließlich habe sich auch der benachbarte Caritasverband in Bonn, ebenfalls Diamant-Kunde, für die Software ausgesprochen. „Es ist eine spürbare Erleichterung, wenn man dem neuen Digitalisierungspartner nicht erst die Besonderheiten unserer Abrechnungsprozesse mit Sozialversicherern und Krankenkassen erklären muss.“

    Softwareeinführung in Zeiten von social distancing

    Aufgrund der durch die Covid19-Pandemie hervorgerufenen Einschränkungen wurden von Mitte März bis Oktober sämtliche Abstimmungstermine und Workshops online abgehalten. „Das hat sehr gut funktioniert“, lobt Johannes Altschäfl. „Obwohl von unserer Seite ja kaum einer auf die Situation vorbereitet war, hat Diamant uns die optimalen Mittel und Wege der Kommunikation und Ferndiagnose bereitgestellt. Die Fachleute haben uns inspiriert neue Wege zu gehen, die wir definitiv auch beibehalten werden. Mit insgesamt fünf Monaten Laufzeit konnten wir das Projekt deshalb auch im vereinbarten Zeitrahmen halten.“

    Vor der zweiten großen Welle Anfang November kam es dann aufgrund einer Sondergenehmigung zu Präsenzschulungen vor Ort in Köln – natürlich unter Covid19-konformen Bedingungen. „Gemeinsam mit zwei Fachleuten von Diamant haben wir die Schulung auf acht Räume gespiegelt, so konnten wir unter Einhaltung der Abstandsregelungen 25 Mitarbeiter gleichzeitig schulen. Das war allein schon technisch eine Herausforderung, die wir aber gemeinsam bestens meistern konnten. Am Freitag den 13. sind wir dann erfolgreich in den Echtbetrieb gestartet – ein Glückstag für mich und meine Kollegen.“

    Wichtigstes Kriterium: Integrationsfähigkeit

    Bei der Kölner Caritas sind seit vielen Jahren große Abrechnungsvorsysteme im Einsatz, die in einem ersten Schritt an die Diamant-Lösung angebunden werden mussten. Das umfangreichste ist Connext Vivendi, eine Sozialwirtschaftslösung, welche die Caritas bei den beschützenden Werkstätten und in der stationären Pflege einsetzt. „Da der Anbieter ein strategischer Partner von Diamant Software ist, kommunizieren beide Systeme nahtlos miteinander“, erklärt Johannes Altschäfl. Ähnlich reibungslos verlaufe auch der Datenaustausch mit snap, einer Software für die ambulanten Pflegedienste sowie mit dem dritten großen Vorsystem VRG MICOS, über das der Verband die gewerblichen Konten und Lagerbestände der beschützenden Werkstätten koordiniert. Auch in Zukunft sei die Integration weiterer Lösungen mithilfe des Diamant Business Connectors (DBC) künftig problemlos möglich. „Konnektivität wird in Zukunft immer wichtiger – Diamant hat hier deutliche Stärken und zeigt sich nach allen Seiten offen, das war für uns eines der wichtigsten Kriterien.“

    Mehr Kontrolle über die Geschäftsbereiche

    Mithilfe der Software schafft man nun auch mehr Transparenz gegenüber den zahlreichen Außenstellen des Verbands. Johannes Alschäfl erinnert sich noch genau an die viele „Excelei“: „Bei unserer alten Lösung mussten wir noch die Excel-Liste extrahieren und sie den Kollegen per E-Mail senden“. Über die Web-Oberfläche können die Einrichtungsleiter jetzt jederzeit direkt in ihre Budgets schauen oder ihre Offenen Posten und Rechnungen kontrollieren. Die Rechteverwaltung stellt dabei sicher, dass sie ausschließlich die Daten ihrer Einrichtung am Bildschirm sehen. „Die Kollegen haben dann nicht nur zeitnah ihre Zahlen, sondern können auch auf die eingescannten Belege gehen, selbst Dokumente anhängen oder Kommentare zufügen. Mittelfristig planen wir, von der doppelten Belegführung wegzukommen und dass alle mit einem System zu arbeiten.“

    Mit der neuen Lösung könne man auch die Zuschüsse für die zahlreichen Projekte des Verbands besser verwalten. Sämtliche Einrichtungen werden in Diamant als Geschäftseinheiten geführt. Die nötigen Berichte, z.B. Bilanzen oder Gewinn- und Verlustrechnungen, erzeugt die Software automatisch. Auskünfte über offene Posten, Salden bspw. über Spendenbestände lassen sich nach Geschäftseinheit abrufen. Darüber hinaus werden auch Mahn- und Zahlungsvorschläge pro Einrichtung generiert. „Das ist wirklich elegant in Diamant gelöst und das haben wir so auch bei keinem anderen Anbieter in der Art vorgefunden“, betont diesbezüglich Johannes Altschäfl.

    Weg von der Word-Rechnung

    In den nächsten Monaten steht außerdem die Implementierung des Faktura-Moduls an. Mithilfe der schlanken Fakturierungslösung will sich der Verband mittelfristig weg von der Word-Rechnung bewegen. Das Tool greift dabei in Echtzeit auf die Stammdaten der Debitoren zu und bucht die Rechnungen automatisch in der Finanzbuchhaltung. Doppelte Aufwände oder Übertragungsfehler entfallen dadurch. „Dann haben wir unsere Rechnungen bereits mit passender Vorlage im System“, freut sich Johannes Altschäfl. „Auf diese Weise vergisst künftig keiner mehr die Steuernummer oder einzelne offene Posten, da diese dann direkt eingebucht sind. Wenn ein Zahlungseingang kommt, haben wir außerdem eine bessere Erkennung und Auszifferung. Das ist genau die Synergie, die wir haben möchten.“

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    Ein Beitrag von
    Ulrike Kirschberger
    Die Kommunikationswirtin mit einem Faible für das Event-Management schreibt rund um die Themen Rechnungswesen und Controlling. Dabei bringt Ulrike gerne Praxisbeispiele und Best Practice in ihre Artikel ein. Denn Theorie ist nicht immer gleich Praxis.

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