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Praxisbericht: Start-up startet mit Diamant Software durch

    13. Oktober 2020
    Ulrike Kirschberger

    Rechnungswesen und Controlling wachsen mit

    Start-ups wollen wachsen - und ihre Strukturen wachsen mit. Das gilt auch und besonders für Rechnungswesen und Controlling. Das Münchner Unternehmen aboutwater setzt dabei auf Diamant Software - und profitiert von mehr Möglichkeiten und Tempo.

    Durst nach Wachstum

    Die Leidenschaft von aboutwater gilt dem Wasser: Von frischem Wasser aus hochwertigen Tafelwasseranlagen, angenehm gekühltem Wasser aus Watercoolern, bis zum Filter für sicheres Trinkwasser unterwegs. Gestartet sind die Wasserexperten Anfang 2018. Aus dem Gründerduo ist inzwischen ein zehnköpfiges Team geworden. Zum Onlineshop aboutwater24 sind „stationäre Produkte“ (wie Tafelwasseranlagen) sowie der Kaffeespezialist Avendi hinzugekommen. Neben Wasser und Kaffee gibt es eine dritte Leidenschaft: Wachstum: Sei es um neue Produkte oder um weitere Marken bzw. Unternehmen. Hier ist der Durst sicher noch nicht gestillt. Und hier entspringt der Wunsch nach einem eigenen Rechnungswesen samt Rechnungswesensoftware.

    Mitwachsende Möglichkeiten zur Ablauf- und Strukturoptimierung

    Wie viele Start Ups setzten auch die Münchner zunächst auf einen Steuerberater. Eine endliche Lösung - insbesondere in Bezug auf die Vielzahl an Buchungen, umfangreichere Anforderungen an tagesaktuelle Reports sowie Erweiterungsmöglichkeiten. Es galt also, im Rechnungswesen eine zukunftsfähige Struktur zu schaffen. Denn hier wird über Erfolg oder Misserfolg im Unternehmen entschieden. Ein wesentlicher Schritt war ein eigener Rechnungswesenleiter: René Kühn ist seit rund einem Jahr an Board. Sein Tagesgeschäft ist die Buchhaltung. Seine Herausforderung die Struktur- und Ablaufoptimierung – einschließlich:

    • Digitalisierung: weg vom Papier – hin zu mobilem Arbeiten
    • Zeitersparnis, insbesondere durch automatisiertes Verbuchen
    • Durchgängige Integration von Warenwirtschaftssystem, Onlineshop, Rechnungswesen und Controlling
    • Aktuelle Berichte bzw. Transparenz auf Knopfdruck für die Geschäftsführung

    Risiken modular minimieren

    Diese Anforderungen waren zugleich auch die wesentlichen Kriterien für die Softwareauswahl. Dazu war eine modulare Lösung gefordert: Damit können schnell wachsende Unternehmen sich früh professionell im Rechnungswesen aufstellen, ohne sich finanziell zu überheben oder hohen internen Aufwand zu betreiben. Der modulare Aufbau war ein wichtiges Entscheidungskriterium - für Diamant 2020 von Diamant Software.

    Vom digitalen Rechnungseingang zum papierlosen Büro

    René Kühn, Finanzen bei aboutwater

    Der digitale Rechnungseingang ist so zusagen ein „Must have“ für einen Onlineshop. In Verbindung mit Diamant 2020 ist aboutwater mit einem elektronischen Rechnungseingangsbuch gestartet. Der große Vorteil: „Mit der Freigabe App können wir Rechnungen jetzt von zu Hause bzw. von überall aus freigeben und sind nicht mehr aufs Büro fixiert“.
    Die nächste Ausbaustufe hat René Kühn schon fest im Blick: „Die revisionssichere Ablage in der Cloud wird für uns ein Meilenstein auf dem Weg zum papierlosen Büro“. Konkret werden die Dokumente dabei in einem zertifizierten deutschen Rechenzentrum abgelegt und über die gesetzlich geforderte Aufbewahrungsfrist verwahrt.

    Reibungslose Integration

    Die Integration des Warenwirtschaftssystems in die Rechnungswesensoftware funktioniert reibungslos. Auch hier geht die Reise weiter – mit der Direktanbindung des Onlineshops zu allen großen E-Payment-Anbietern. Dazu besitzt Diamant 2020 bereits im Standard Schnittstellen zu allen wesentlichen Anbietern - wie PayPal für Kreditkartenzahlungen und Sofortüberweisungen oder Klarna für den Rechnungskauf. Weitere Bezahldienste lassen sich einfach und schnell integrieren.

    Last but not least: Das Berichtswesen bietet nunmehr monatliche Auswertungen auf Knopfdruck und damit deutlich mehr Transparenz für die Unternehmenssteuerung.

    „Diamant läuft sehr stark. Ich kann deutlich effektiver und schneller arbeiten.“

    Bei der Entscheidung für Diamant 2020 als neue Rechnungswesen und Controlling Software hat das innovative Start Up letztlich auf „bewährtes“ gesetzt: „Ich habe fast immer mit Diamant Software gearbeitet, seit 14 Jahren. Da weiß ich einfach, was die Lösung kann und vor allem, dass es funktioniert,“ resümiert René Kühn. Seit gut einem halben Jahr arbeitet er jetzt bei aboutwater mit dem aktuellsten Diamant-Release. Was hat sich seitdem verbessert? „Diamant läuft sehr stark. Ich kann deutlich effektiver und schneller arbeiten und spare extrem Zeit zu vorher.“ Bestes Beispiel ist die tägliche Arbeit im automatischen Zahlungsverkehr: statt in zwei Stunden ist sie nunmehr in 5 Minuten erledigt.

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    Studie: KI & Automatisierung im Rechnungswesen und Controlling

    Aktuelle Erkenntnisse fasst die Studie "Wer wollen wir sein? Der kaufmännische Bereich erfindet sich neu." zusammen.

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    Ein Beitrag von
    Ulrike Kirschberger
    Die Kommunikationswirtin mit einem Faible für das Event-Management schreibt rund um die Themen Rechnungswesen und Controlling. Dabei bringt Ulrike gerne Praxisbeispiele und Best Practice in ihre Artikel ein. Denn Theorie ist nicht immer gleich Praxis.

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