"Wir arbeiten jetzt seit über sechs Monaten mit Diamant.
Unsere Leute nehmen die Software sehr gut an und finden sich intuitiv zurecht. Die Systemakzeptanz ist definitiv gegeben. Es läuft gut - auch der Support und die Betreuung durch Diamant."
Branche
Kirche, Non-Profit-Organisation
2000
Mitarbeitende
Organisationsstruktur
Konzern
„Diamant Software ist ein innovatives Unternehmen, das mit dem Zeitgeist geht, aber auch selbst Trends setzt.“
Herausforderung
Die zentrale Anforderung lautete, das Rechnungswesen in kürzester Zeit komplett neu aufzusetzen: von dezentral zu zentral. Nach nur sechs Monaten musste das Bistum live gehen. Gefordert war absolute Zuverlässigkeit – mit einer stabilen Standard Software, die individuelle Ergänzungen für kirchliche Spezifika abbildet und:
- Alle Nebenkassen und ungezählte Ehrenamtliche neu einbezieht
- 360 Gemeinden und ca. 200 Kitas neu einbindet
- Einheitliche Buchführung, Auswertungen und Controlling ermöglicht
- Steuerexpertise verankert
Zweiter Fokus: deutlich automatisieren, besonders im Rechnungseingang. Dazu ein intuitives Berichtwesen, damit Ehrenamtliche sich leicht zurechtfinden. Das ist entscheidend für die Akzeptanz.
Lösung
Gelungen ist der Spagat aus stabiler Software und Kirchen spezifischen Anforderungen über ein zentral organisiertes Rechnungswesen mit Diamant. Das Bistum findet hier genau die Komponenten, die es nutzt und benötigt. Komplet neu eingeführt wurde das digitale Rechnungseingangsmanagement. Damit gilt es, knapp 2.000 Einträge und 50.000 Belege zu verarbeiten. Die OCR-Erkennung forciert den Automatisierungsgrad. Gerade Ehrenamtlichen hilft die Kommentarfunktion in der Freigabe Maske. Automatisierte Zahlungsvorschläge und automatisierte Belegerkennung forcieren die Effektivität. Besonderen Stellenwert hat die Revisionssichere Ablage: Sie erleichtert den Zugriff auf Dokumente deutlich. Das Berichtwesen ist in Musternutzer geclustert. Es gibt Musterprofile für Rollen und Berechtigungskonzepte. Entstanden sind zwölf rollenabhängige Dashboards – gesteuert über eine intuitive Oberfläche.
Aktuell läuft die zweite Projektstufe mit der Einführung von Diamant im Bistum selbst: mit allen Belangen einer Körperschaft öffentlichen Rechts. Final sorgt die einheitliche Software für wesentlich mehr Flexibilität beim Personal.
Die Highlights für Christof Molitor
Das persönliche Highlight von Christof Molitor ist die „Chefübersicht“: „Ich brauche eine globale und schnelle Sicht auf wesentliche Kennzahlen. Hier finde ich alle Kostenstellen auf einen Blick: beispielsweise Baumaßnahmen, die zur Genehmigung anstehen oder die Gesamtsituation der Kirchengemeinden.“
- Absolute Stabilität, Standardsoftware für Kirchen
- Berichtswesen: gibt Ehrenamtlichen und Kirchenräten intuitiven Überblick
- Digitale Rechnungsfreigabe mit mobilen Endgeräten hilft Gemeinden
Großprojekt vs. Zeit – Softwareeinführung beim Bistum Mainz
Es dauert Jahre, eine Rechnungswesen Software in ein Bistum einzuführen? Nicht in Mainz! Das Bistum Mainz hat in nur sechs Monaten auf Diamant Software umgestellt – mit 360 Kirchengemeinden, mit hunderten Mandanten sowie tausenden Usern. Wie geht das? Welche kirchenspezifischen Anforderungen gilt es zu erfüllen? Wie ist das erste Feedback? Finanzdirektor Christof Molitor gibt im folgenden Interview Einblicke in das Projekt.
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