"Es hat sich mehr als gelohnt, Diamant/4 einzuführen. Ein Effizienzgewinn und Kosteneinsparungen sind schnell erreicht.“

- Jens Grabbe,
kfm. Leitung
Die Gesellschaft für Sozialarbeit Bielefeld e.V. (GfS) ist als unabhängiger Träger in den Bereichen Sozialarbeit und Sozialpädagogik, Kinderbetreuung, Pflege sowie in der psychologischen und psychosozialen Beratung und Betreuung tätig. Als soziales Dienstleistungsunternehmen hilft die GfS Menschen dabei, ihre persönliche Lebenssituation zu verbessern und zu stabilisieren.
Kunde seit 2020

Branche

Non-Profit-Organisation, Sozialwesen

1000

Mitarbeitende

Organisations­struktur

Non-Profit

"Diamant/4 bietet uns eine übersichtliche Oberfläche, mit der Möglichkeit ein individuelles Dashboard einzurichten. Das erleichtert uns die Arbeit ungemein.“

- Jens Grabbe,
kfm. Leitung

Herausforderung

Vor der Einführung von Diamant Software verfügte die GfS über keine eigene Buchhaltung. Diese Leistung war extern an eine Steuerberatung ausgelagert, was sich negativ auf die Transparenz und Prozessgeschwindigkeit auswirkte. 

Ziel war: 

  • ein internes Rechnungswesen aufzubauen
  • den Rechnungseingangsprozess deutlich zu optimieren und zu digitalisieren
  • eine flexible Lösung – gleichermaßen geeignet für Office und Homeoffice 
 
 

Lösung

Finanzbuchhaltung: Innerhalb von 4 Monaten erfolgte mithilfe von Diamant eine Umstellung der Buchhaltungsprozesse auf inhouse. Das führte zu deutlich mehr Transparenz: Die Verantwortlichen können kurzfristig auf Zahlen zugreifen und handeln: für schnellere Reaktionen, Zahlenübermittlungen in Echtzeit und bessere Planbarkeit. Die Einführung gestaltete sich reibungslos. Nur 5% der Prozessbeteiligten im Rechnungseingangsmanagement benötigten eine dezidierte Schulung.

Rechnungseingang: Kernstück des Projekts war das digitale Rechnungseingangs-management. Bei über 1000 Mitarbeitern und 34 Außenstellen galt es vor allem, Transparenz zu schaffen. Jetzt ist klar ersichtlich, welche Rechnung sich wo in welchem Bearbeitungsstand befindet. Die Umlaufzeit hat sich um gut 70% verkürzt. Da die Software laufend dazu lernt, erhöht sich die Effektivität kontinuierlich. Skonto und Zahlungsziele lassen sich zudem sicher einhalten. Belege und Dokumente befinden sich GoBD-konform in der Diamant Revisionssicheren Ablage. Ein digitaler Zugriff darauf ist jederzeit möglich.

Cloud: Von der revisionssicheren Cloud Ablage war der Weg in die Cloud nicht mehr weit. So läuft die Software sicher auf modernsten Servern – ohne eine eigene IT-Infrastruktur aufbauen zu müssen. Updates spielt Diamant Software auf: eigene Investitionen können entfallen und der Wartungsaufwand ist gering – verbunden mit einer hohen Programmverfügbarkeit. Die Daten befinden sich nach deutschem Datenschutzrecht in einem zertifizierten, ausfallsicheren Rechenzentrum in Deutschland.

Mobil im Homeoffice: Die Software ist gerade durch die cloudbasierte Nutzung sehr flexibel. Damit ist die volle Arbeitsfähigkeit im Homeoffice sichergestellt. In der GfS wird Diamant im Homeoffice und Office gleichermaßen genutzt – ohne Unterschied in der Produktivität oder Qualität.

 
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Prozent Effizienzsteigerung im Rechnungseingang
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Außenstellen
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Rechnungen jährlich

Die Highlights für Jens Grabbe

Jens Grabbe schätzt besonders die Zahlen in Echtzeit und die damit verbundenen kurzfristigen Reaktionsmöglichkeiten: „Da die Buchhaltung komplett extern lief, kam es früher zu langen Wartezeiten. Wir konnten auch kein Skonto ziehen. Mit Diamant/4 haben sich Zugang und Effektivität deutlich verbessert. Das Rechnungseingangsmanagement erleichtert uns den Eingangsrechnungsprozess deutlich. Wir sparen Zeit, weil Rechnungen automatisch verbucht werden. Dadurch können wir zugleich fehlerhafte Buchungen durch ein effizientes Freigabemanagement vermeiden.“

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