"Die Bearbeitung Offener Posten ist mit Diamant sehr viel einfacher geworden. Das ist locker in der halben Zeit erledigt. Besonders der Aufwand für die Nachbearbeitung oder Mahnungen hat sich signifikant verkürzt. Statt manuell in Excel läuft das jetzt größtenteils automatisiert.“

- Andreas Vogt,
Leiter Finanzbuchhaltung
Die Lebenshilfe Lübbecke ist ein eingetragener Verein und bietet vielfältige Angebote besonders für Menschen mit Behinderungen: inklusive Kitas für Kinder mit und ohne Behinderungen, Werkstätten, Wohnheime und ambulante Dienste. Um diese Angebote effektiv zu organisieren, hat der Verein drei gemeinnützige Gesellschaften gegründet. Er bereut regelmäßig rund 1.600 Klienten.
Kunde seit 2020

Branche

Non-Profit-Organisation, Sozialwesen

720

Mitarbeitende

Organisations­struktur

Konzern

"Diamant Software kennt die Herausforderungen und Themen im Sozialwesen. Die wissen, wovon sie sprechen, haben sehr schnell verstanden was wir wollen und hatten gute Lösungen parat.“

- Andreas Vogt,
Leiter Finanzbuchhaltung

Herausforderung

Da ohnehin eine grundlegende Neuausrichtung des bestehenden Systems anstand, hat sich die Lebenshilfe Lübbecke gleich proaktiv nach einer neuen Rechnungswesensoftware umgeschaut. 

Diamant Software gelangte durch die Branchenkompetenz und Bekanntheit bei gemeinnützigen Organisationen schnell ins Blickfeld.

Wesentliche Anforderungen waren:

  1. Offene Posten in den Abrechnungen der Leistungsträger einfach in der eigenen Buchhaltung abbilden
  2. Eine effiziente Anlagenbuchhaltung, die auch den Fuhrpark detailliert einbezieht
  3. Die reibungslose Migration der bestehenden Daten

Um die Unternehmenssteuerung weiter zu optimieren, möchte die Lebenshilfe zukünftig die digitalen Möglichkeiten und Werkzeuge im Reporting verstärkt nutzen.

 

Lösung

Offene Posten Management: Die Zusammenarbeit mit Leistungsträgern, Krankenkassen und dem Landschaftsverband Westfalen Lippe ist intensiv. Im Rahmen der Eingliederungshilfe gilt es, rund 1600 Personen einzeln abzurechnen – was zu einem sehr hohen Aufkommen an Offenen Posten führt. 

Aus den Vorsystem spielt die Lebenshilfe monatlich Abrechnungen der Kostenträger in die Finanzbuchhaltung ein. Zahlungen und Einbehalte werden über Avise angekündigt. Diese Offenen Posten galt es, über die eigene Finanzbuchhaltung nachzubilden: Um Transparenz zu schaffen und Mahnungen anzustoßen.

Gerade die OP-Zusatzfelder erleichtern die tägliche Arbeit. Die Lebenshilfe nutzt sie, um Aktenzeichen oder Leistungsmonate zusätzlich zu hinterlegen. Das erleichtert die Kommunikation und Abrechnung, beispielsweise mit dem LWL, ungemein. Leistungen lassen sich so deutlich einfacher sortieren bzw. zuordnen. 

Anlagenbuchhaltung: Die Lebenshilfe ist mit zahlreichen Betriebsstätten, Wohn- und Kindertageseinrichtungen breit aufgestellt. Deshalb hat sie eine Anlagenverwaltung gesucht, die diese Struktur gut abbildet, einschließlich Standorten und Kostenstellen. Für Diamant sprach die übersichtliche Oberfläche, verbunden mit Zusatzfeldern und -möglichkeiten. Daraus entstand die Idee, die Anlagenbuchhaltung auch zur Fuhrparkverwaltung zu nutzen: von der PKW-Anzahl über den Standort bis zu am Fahrzeug hinterlegten Versicherungsnummern und -Dokumenten sowie KFZ-Steuerbescheiden – um bei über 100 Fahrzeugen für andere Abteilungen direkt auskunftsfähig zu sein.

Integration: Über moderne, standardisierte Schnittstellen lässt Diamant sich nahtlos mit anderen Systemen verknüpfen. Durch die hohe Integrationsfähigkeit und offene Schnittstellen gelang die Migration der Altdaten reibungslos, trotz der Masse an Daten.

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Prozent schneller beim OP-Management
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Prozent Zeitersparnis bei automatisierten Bankauszügen
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Wirtschaftsgüter im Anlagevermögen

Die Highlights für Andreas Vogt

Andreas Vogt bietet die vereinfachte Verwaltung Offener Posten und die daraus resultierende Transparenz den größten Mehrwert. Sein Buchhaltungsteam schätzt besonders die Automatisierung im Zahlungsverkehr: „Die automatisierten Kontoauszüge sind wirklich toll, weil uns so viele Routinebuchungen abgenommen werden. So sind die Bankauszüge in einem Bruchteil der Zeit erledigt.“

Diamant/4 – Eine Software so vielfältig,
wie Ihre Branche.