"
Cloud im Rechnungswesen
war für uns ein wesentlicher Grund für den Wechsel zu Diamant Software."
Branche
Gesundheitswesen, Sozialwesen
800
Mitarbeitende
Organisationsstruktur
Unternehmens-gruppe
"Das Mitlernen der künstlichen Intelligenz im Rechnungseingang funktioniert tatsächlich wie versprochen. Es wird immer besser.“
Herausforderung
Der wesentliche Grund für eine neue Rechnungswesen Lösung war der Wunsch, die Digitalisierung voranzutreiben. Mit diesem Ziel ist auch Buchhaltungs-Leiterin Caroline Richter vor rund zwei Jahren gestartet. Nicht zuletzt, weil es galt, immer mehr postalische Lieferantenrechnungen mit einer wachsenden Zahl an Standorten in Einklang zu bringen.
Anforderungen an die neue Software:
- Einfaches Handling – gerade für buchhaltungsfernere Anwender, wie Rettungsdienstfahrer
- Komplette Firmenstruktur übersichtlich abbilden – mit Außenstandorten und Außenwachen zu den Standorten
- GoBD konforme Kassenführung sicherstellen
- Rechnungswesensoftware aus der Cloud
Für eine umfassende Markübersicht hat MKT knapp 30 Anbieter angefragt. Drei kamen in die Endauswahl. Mit Diamant Software hat der Anbieter gewonnen, der zunächst nicht zum Auswahlkreis gehörte – aber: der während des Auswahlprozesses mit einer Cloudlösung auf die Unternehmens-IT zugekommen ist. Hierfür gab es nur wenige Angebote.
Lösung
- Nutzerfreundliche Lösung: Dank der übersichtlichen Oberfläche und individueller Dashboards konnten sich z.B. Mitarbeitende im Rettungsdienst schnell in die intuitive Rechnungswesenlösung einfinden. Dem Buchhaltungsteam spart das Mehrmandantenmanagement viel Zeit: Mit nur einem Fenster lassen sich alle Firmen öffnen. Offene Positionen sind direkt erkennbar und man kann zwischen Mandanten springen.
- Cloudlösung: Wegen der vielen Standorte und Außenwachen verlagert MKT seine Software weitestmöglich in die Cloud – für mehr Sicherheit und bessere Zusammenarbeit. Die Software ist von überall verfügbar: bei unterschiedlichen Standorten zur Corona Sicherheit, bei Schulungen oder im Homeoffice. Ein direkter Austausch dazu ist in Kombination mit Teams problemlos möglich.
- Rechnungseingangsmanagement: MKT kann durch den digitalisierten Rechnungseingangsprozess verstärkt Skonto nutzen. Unterstützt durch Künstliche Intelligenz erkennt das Rechnungseingangsmanagement Rechnungsdaten und überträgt sie ins Rechnungswesen. Die smarte Rechnungserkennung (Cloud-Service) erkennt und verknüpft automatisiert Kreditor, Belegdatum, -nummer und -summe. Je nach Pflegegrad der Stammdaten auch den Genehmiger und das Sachkonto.
- Kostenrechnung: Im öffentlichen Rettungsdienst ist es erforderlich, mit nachweisbaren Kostenstellen zu arbeiten (Kameralistik). Berichte basieren deshalb auf der Kostenrechnung. Daneben dient diese der Spartenübersicht und gibt wichtige Hinweise zur Rentabilität.
- Anlagenbuchhaltung: Die Auswertungsmöglichkeiten haben sich deutlich verbessert: Die Anlagenbuchhaltung ermöglicht, einen Kostenstellen- und tagesbezogen Anlagenspiegel auszugeben.
Die Highlights für Caroline Richter
Caroline Richter schätzt vor allem den Navigator: „Ich brauche mir keine Wege merken, sondern komme per Navigator überall hin. Über die Suchzeile kann ich beispielsweise Mandanten übergreifend eine Rechnungsnummer suchen. Die Such- und Unterstützungsfunktionen sind einfach toll. Sie erleichtern die Arbeit deutlich. Auch die Tastatur basierte Nutzung empfinde ich als deutlich angenehmer als bisher.“
- einfach Mandanten übergreifend arbeiten
- mitlernende Künstliche Intelligenz im Rechnungseingang
- Cloud Lösung erleichtert die Kollaboration zwischen Personen und Standorten
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