Anwenderbericht: Kolping-Bildungswerk Paderborn gGmbH

Rechnungswesen- und Controllingsoftware für Holdingstrukturen im Bildungswesen

Die Kolping Bildungswerk Paderborn gGmbH ist seit 1988 treuer Diamant-Kunde. Fast drei Jahrzehnte hat die Software für Rechnungswesen und Controlling dort jede Veränderung konsequent mitgetragen. Mittlerweile hat der Bildungsträger die organisatorische Größe eines Konzerns erreicht. Teile der Verwaltungstätigkeiten wie z. B. die Finanzbuchhaltung wurden deshalb in der Kolping Verwaltungsgesellschaft mbH zusammengefasst. Für eine bessere Planung und mehr Transparenz über die einzelnen Geschäftsbereiche wurde jetzt - zusätzlich zur bestehenden Lösung - die Konzernbuchhaltung sowie das Business Intelligence von Diamant Software eingeführt.

 

"Wir sind Diamant Software über all die Jahre treu geblieben. Die Lösung hält mit unserem Wachstum Schritt, branchenspezifische Anforderungen werden sehr gut umgesetzt und die Experten helfen uns bei Problemen sofort weiter."
Herbert Kortenjann, Prokurist, Kolping Verwaltungsgesellschaft mbH

Transparenz über alle Bereiche und Tochterunternehmen

Das 1967 gegründete Kolping-Bildungswerk Paderborn zählt mit 1.400 Mitarbeitern, 25 Tochterunternehmen und über 5.000 Teilnehmern täglich zu den größten Aus- und Weiterbildungszentren Nordrhein-Westfalens. Richtete sich das Bildungsangebot ursprünglich an Menschen mit Lernschwierigkeiten, umfasst es heute Bereiche der Erwachsenenbildung, berufliche und schulische Bildung, Qualifizierung sowie die Gründung von inzwischen acht Integrationsunternehmen in unterschiedlichen Branchen, in denen behinderte und nicht behinderte Menschen zusammen arbeiten. Auch aktuell brisante Themen, wie Fachkräftemangel oder Flüchtlingskrise, fließen in das Konzept mit ein.

Rechnungswesen Software die mit den Unternehmensstrukturen mitwächst

Über die Jahre wuchsen auf diese Weise Strukturen, die an einen Konzern erinnern und im Hintergrund nahtlos organisiert und verwaltet werden müssen. So verwaltet die Kolping Verwaltungsgesellschaft in Paderborn derzeit 25 Tochtergesellschaften. Dort sitzen auch die Finanzbuchhaltung und das Controlling der Holding. Seit 1988 nutzen die Mitarbeiter Diamant Software im Rechnungswesen. Mit der integrierten Anlagenbuchhaltung lassen sich beispielsweise die über 5.000 Wirtschaftsgüter effektiv verwalten. Die Mitarbeiter im Rechnungswesen schätzen dabei die vielen Auswertungsmöglichkeiten sowie die Option zur kalkulatorischen AfA (Absetzung für Abnutzung).

2013 erfolgte dann der Umstieg von Diamant/2 auf die aktuelle Lösung Diamant/3 Rechnungswesen+Controlling. „Wir sind Diamant Software über all die Jahre treu geblieben. Die Lösung kann mit unserem Wachstum Schritt halten, branchenspezifische Anforderungen werden sehr gut umgesetzt und der Diamant-Support hilft uns bei aufkommenden Problemen sofort weiter“, so Herbert Kortenjann, Prokurist der Kolping Verwaltungsgesellschaft und zentral zuständig für das Controlling der Einrichtungen.

Die Konsolidierung im Griff

Seit 2009 nutzt das Kolping Bildungswerk auch die Konzernbuchhaltung in Diamant/3. Herbert Kortenjann und sein Team haben insgesamt 25 Einzelabschlüsse plus Konzernabschluss zu bewältigen. Mit der Erweiterung gelingt es nun komfortabel, Abschlüsse zu konsolidieren und komplexe Mandantengerüste abzubilden. Konsolidierungsstrukturen lassen sich zudem flexibel anpassen, umordnen oder neu anlegen, wenn sich beispielsweise Trägerschaften ändern.

Eine große Unterstützung ist auch die zentrale Stammdatenverwaltung: Daten von Kunden, Lieferanten und Sachkonten werden einmal angelegt und anschließend über alle Mandanten synchronisiert. „Die Software bietet uns alle Voraussetzungen für eine effektive Konsolidierung und einen schnellen, rechtssicheren Konzernabschluss – ganz unabhängig davon, ob wir in Zukunft noch weiter wachsen“, lobt Herbert Kortenjann und betont: „Ohne die Unterstützung von Diamant/3 wäre die Erstellung einer Konzernbilanz mit inzwischen 25 Einzelfirmen nicht innerhalb der geforderten Zeit möglich.“

Mehr Transparenz über die Geschäftsfelder angestrebt

2015/16 wurde die bestehende Lösung schließlich um Diamant/3 Business Intelligence erweitert. Mit der Einführung verfolgte man das Ziel, den gesamten Planungsprozess in die Software Diamant/3 Rechnungswesen+Controlling zu verlagern. Zusammen mit dem Diamant Consulting erfolgten nach und nach die Voreinstellungen. Beispielsweise wurden Schlüssel für Kostenträger, Kostenarten und Sachkonten hinterlegt. Die vorhandenen Berichtsstrukturen aus der Diamant/3 Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung dienen dabei als Aufhänger für künftige Auswertungen.

Außerdem wurde ein Berichts- und Analyse-Set für die unterjährigen, mandantenübergreifenden Themen erstellt. „Die Vorarbeiten haben wir in Teil-Etappen realisiert. Die Experten von Diamant haben hier stets die nächsten Schritte forciert, sodass es nie zu einem Stillstand des Projektes kam“, äußert sich Herbert Kortenjann zufrieden. „Insgesamt war das Projekt sechs Monate früher fertig als gedacht.“

Mandantenübergreifende Auswertungen

Heute lassen sich mandantenübergreifende Auswertungen für alle Tochter- und Schwestergesellschaften erstellen. Die Auswertungen erfolgen jetzt sowohl monatlich (BWA für alle Einrichtungen) als auch ad hoc nach den in der Software bereits angelegten Maßstäben des Bilanz-, Finanz-, Kosten- und Erfolgscontrollings. Auch die insgesamt acht Geschäftsfelder (Integrationsbetriebe, Weiterbildung etc.), die von den Firmen teilweise gemischt oder einzeln geführt werden, lassen sich nun innerhalb der Software detailliert abbilden und auswerten.

Darüber hinaus erhalten Herbert Kortenjann und sein Team aussagekräftige Plan-Ist-Vergleiche: Bei letzterem errechnet die Software aus den Ist-Daten der vollendeten Monate und den Plandaten der folgenden Monate das zu erwartende Jahresergebnis. „Wir steuern die Wirtschaftlichkeit von zirka 480 Haupt- und Hilfskostenstellen und 520 Kostenträgern“, gibt Controllerin Natalie Buchhammer zu denken. „Mit dem Diamant/3 Business Intelligence können wir jederzeit genau erkennen, wie sich die einzelnen Gesellschaften entwickeln und bei Bedarf rechtzeitig gegensteuern.“

Übergreifendes Reporting

Diese Planzahlen bilden wiederum die Grundlage für das laufende Reporting. Einmal pro Monat erzeugt Diamant/3 dazu selbstständig, anhand der aktuellen Zahlen, exakt auf ihre Empfänger zugeschnittene Berichte. Auch lassen sich die Auswertungen mit Balkendiagrammen und Ampeln visualisieren. Monatliche Berichtsempfänger sind die Geschäftsführung, der Aufsichtsrat und die Banken. Zudem erhalten die Leiter der jeweiligen Gesellschaften einen Teilausschnitt des Berichts, der genau zugeschnitten auf die jeweiligen Verantwortlichkeiten ist. Neben dem regelmäßigen BWA-Analysen bewährt sich das neue System auch bei spontanen Anfragen: „Bei speziellen Anfragen können wir sehr schnell und einfach Ad-hoc-Auswertungen durchführen.“ Der Grund dafür ist die integrierte BI-Software. Sie ermöglicht es, die verschiedensten Dimensionen aufeinander zu beziehen und in Abhängigkeit voneinander auszuwerten.

 

"Wir steuern die Wirtschaftlichkeit von zirka 480 Haupt- und Hilfskostenstellen und 520 Kostenträgern. Mit dem Diamant/3 Business Intelligence können wir jederzeit genau erkennen, wie sich die einzelnen Gesellschaften entwickeln und bei Bedarf rechtzeitig gegensteuern.“
Natalie Buchhammer, Controllerin, Kolping Verwaltungsgesellschaft mbH

Nahtlose Einbindung vorgelagerter Systeme

Im Tagesgeschäft führt Diamant/3 Buchungsvorgänge schnell und effizient zu Ende. Hilfreich ist dabei der automatische Bankimport, der Bankauszüge automatisch erkennt und einliest. Das von den Einrichtungen verwendete Diamant Kassenbuch und das Rechnungseingangsbuch erfasst Belege außerdem bereits vor, sodass sie nur noch gegengeprüft und in die Finanzbuchhaltung übernommen werden müssen.

Von Nutzen ist außerdem die hohe Integrationsfähigkeit der Software. Die angebundenen Mandanten verwenden unterschiedlichste Systeme zur Belegerfassung. Diamant/3 hält aktuell Schnittstellen zur Branchenlösung RIOS, zur Hotelsoftware MICROS FIDELIO, zur Pflegedienstlösung MediFox sowie zur Management-Lösung Connext Vivendi. Alle Belege werden nahtlos nach Diamant/3 übernommen. „Diese Features bieten uns eine große Zeitersparnis“, so Herbert Kortenjann. „Schließlich hat sich allein im letzten Jahr das von den Mitarbeitern zu bearbeitende Belegaufkommen um 10 Prozent erhöht.“

 

Kontakt