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Digitale Rechnungen: Es gibt nur Vorteile!

2. Juni 2020
Ulrike Zimmermann
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Ein echter Turbo für die Prozesse in der Buchhaltung

Mithilfe digitaler Rechnungsformate lassen sich Rechnungsprozesse beschleunigen und automatisieren. Auch die neuen Anforderungen der öffentlichen Hand sind für Unternehmen ein Grund, sich mit digitalen Rechnungen zu beschäftigen. Das sind die Vorteile!

Manuelle Rechnungsstellung und -bearbeitung sind aufwendig

Rechnungen öffnen, sichten, an die zuständige Stelle weiterleiten, erfassen, freigeben und buchen ... Wenn es um das Thema Rechnungen geht, sind viele Arbeitsschritte notwendig, bis die Zahlung angewiesen ist und alle notwendigen Informationen im System abgespeichert sind. Insbesondere wenn die Rechnung noch per Post eintrifft und auf dem Papier bearbeitet wird, zieht sich dieser Prozess.

Verschiedene Formate für digitale Rechnungen

Digitale Rechnungen im PDF-Format sind ein erster Schritt. Jedoch bieten elektronische Rechnungsformate wie XRechnung, ZUGFeRD 2.0 und QR-Rechnung gegenüber dem “klassischen” PDF noch weitere Vorteile in der Bearbeitung.

XRechnung

Unternehmen, die etwa für Behörden und öffentliche Auftraggeber tätig sind, müssen ab November 2020 auf elektronische Rechnungen umstellen. Dabei haben Sie die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD 2.0. Die XRechnung ist ein deutsches Rechnungsformat, das auf einer XML-Datei basiert. Darin sind alle relevanten Informationen enthalten und direkt für die Rechnungswesen-Software verarbeitbar.

ZUGFeRD 2.0

ZUGFeRD 2.0 beinhaltet neben einem Ansichts-PDF ebenfalls Daten im XML-Format. Dies bezeichnet man auch als hybrides Rechnungsformat. ZUGFeRD 2.0 entspricht ebenfalls den EU-Richtlinien.

QR-Rechnung

Am 30. Juni 2020 führt die Schweiz Rechnungen mit QR-Zahlschein (QR-Rechnung) ein. Sie ersetzt den Einzahlungsschein und enthält die für die Zahlung notwendigen Daten in Form eines QR-Codes.

EU-Richtlinien regeln Inhalte digitaler Rechnungen

Wie eine korrekte digitale Rechnung auszusehen hat aussehen muss, ist gesetzlich geregelt. Damit die Rechnungen in allen EU-Mitgliedsstaten einheitlich sind, legt die EU-Richtlinie 2014/55/EU die Gestaltung fest. Beispielsweise ist geregelt wie elektronische Rechnungen übermittelt werden und welche technischen Voraussetzungen sie erfüllen müssen. Dazu zählt, dass eine automatische Verarbeitung möglich ist.

Elektronische Rechnung vs. PDF-Rechnung

Entsprechend ist die “klassische” PDF-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinien keine elektronische Rechnung. Ihr fehlen strukturierte Daten, mit denen eine Rechnungswesen-Software sie direkt weiterverarbeiten kann. Trifft eine PDF-Rechnung ein, erfasst die Buchhaltung die Daten manuell in der Rechnungswesen-Software. Alternativ kommt eine Software zur OCR-Interpretation zum Einsatz, welche die Daten aus dem PDF interpretiert und in die Erfassungsmaske einträgt. Dieser zusätzliche Schritt ist mit den elektronischen Rechnungsformaten nicht mehr notwendig.

Digitale Rechnungen: Kosten und Zeit sparen

Mit digitalen Rechnungsformaten lassen sich Zeit und Kosten einsparen und mehr Transparenz gewinnen – sowohl für den Rechnungssteller als auch den Rechnungsempfänger:

  • Rechnungen erreichen den Empfänger auf digitalem Wege viel schneller und lassen sich schneller bearbeiten
  • Rechnungssteller erhalten ihr Geld schneller, während Empfänger eine höhere Skontoquote erzielen
  • Rechnungen gehen während der Bearbeitung nicht mehr verloren.
  • Vollständiger Überblick über vorhandene Rechnungen
  • Auswirkungen auf die Liquidität sind frühzeitig erkennbar
  • weniger Papier, Druck- und Versandkosten
  • Rechnungen lassen sich mit wenigen Klicks heraussuchen
  • Manuelles Abheften oder Abspeichern fällt weg

 

Schnellere Prozesse, weniger Fehler

Die genannten Vorteile treffen auch auf XRechnung, ZUGFeRD 2.0 und QR-Rechnung zu. Diese speziellen Formate reduzieren den Aufwand für die Rechnungsverarbeitung nochmals weiter. Denn die Daten der Datei kommen direkt in die Erfassungsmaske der Rechnungswesen-Software an. Manuelle Eingaben sind nicht mehr – oder nur noch minimal – notwendig. Eine Interpretation der Rechnungsinhalte entfällt. Damit verkürzen sich Bearbeitungsprozesse und Erfassungsfehler werden minimiert.

Auf digitale Rechnungen umstellen

Um elektronische Rechnungen zu nutzen, sind wenige organisatorische Änderungen notwendig. Wie der Umstieg auf elektronische Rechnungen gelingt, lesen Sie im Blogartikel “In 6 Schritten zur E-Rechnung". Grundsätzlich sollten Unternehmen die Umstellung nutzen, um den gesamten Rechnungseingangsprozess zu überprüfen: Was läuft gut, was ist verbesserungswürdig? Ziel ist es nicht, den bisherigen Prozess 1:1 digital abzubilden. Stattdessen ist es wichtig, den Fokus auf den idealen Ablauf zu legen, welcher die Rechnungsbearbeitung in der gesamten Organisation beschleunigt und verbessert. Neben den technischen Prozessthemen ist es genauso wichtig, die Mitarbeitenden mit in den Veränderungsprozess einzubinden. So wird nicht nur eine Akzeptanz der neuen, digitalen Rechnungsprozesse erreicht. Sondern die Beteiligten erfahren auch, wie die digitalen Rechnungen ihre tägliche Arbeit erleichtern.

studie-ki-titel

Studie: KI & Automatisierung im Rechnungswesen und Controlling

Aktuelle Erkenntnisse fasst die Studie "Wer wollen wir sein? Der kaufmännische Bereich erfindet sich neu." zusammen.

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Ein Beitrag von
Ulrike Zimmermann
Das Rechnungswesen wird oft unterschätzt und erhält nicht die Wertschätzung, die es verdient - Das zu ändern hat sich Ulrike Zimmermann vorgenommen. Sie schreibt im Diamant Blog zu den Themen Digitalisierung von Prozessen, Automatisierung und KI im Rechnungswesen sowie zur Weiterentwicklung des Controllings.

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