Rechnungswesen aus der Cloud: Klarer Kosten-Nutzen-Sieg für den Mittelstand

Wer die Wahl hat, hat die Qual? Ganz sicher nicht, denn wenn es um das Thema Cloud im Rechnungswesen geht, kann man sich die Entscheidung erheblich erleichtern. Kosten, Datensicherheit, Schutz vor externen Angriffen, Verfügbarkeit – die Liste der Vorteile ist lang. Wir erklären, warum das so ist.

On-Premises oder Cloud: Was bedeutet das eigentlich?

Betreibt man eine Business Software, wie zum Beispiel im Rechnungswesen und Controlling, entscheidet man sich unter anderem auch für eine Betriebsform. On-Premises meint eine lokale Installation, bei der ein Server oder Rechenzentrum die Anwendung für die Mitarbeitenden zur Verfügung stellt. Die interne IT kümmert sich um die Wartung, die Systempflege (z.B. Softwareupdates) und die Sicherheit. Dem gegenüber steht ein Betrieb in der Cloud. Hier kümmert sich die Anbieter der Cloud-Services um alles und stellt den Betrieb der Software sicher. Doch welche Lösung ist für das jeweilige Unternehmen die Richtige? Was sagen die Kosten? Welche Vorteile bieten On-Premises oder die Cloud?

On-Premises: Fragwürdige Vorteile

Die gängige Meinung ist: Eine On-Premises-Lösung hat den Vorzug, dass Daten nicht weitergegeben werden müssen. Sie verbleiben im hauseigenen Rechenzentrum. Ein entscheidender Vorteil? Nein. Denn auch, wenn es auf den ersten Blick so wirkt: Diese Lösung ist weder sicher noch kostengünstig. Besonders wird dabei das Thema Datensicherheit. „Für die Sicherheit im eigenen Rechenzentrum ist immer das Unternehmen selbst verantwortlich“, erklärt Thorsten Bertram, Cloud-Experte bei Diamant Software. Und da steckt der Teufel oft im Detail. Denn längst schon ist eine hochwertige Firewall allein nicht mehr ausreichend. 

Hoher Ressourceneinsatz bei On-Premises: Hardware und Personal

Es gilt also, die eigene Hardware aufzurüsten, umzustellen und aufwendig zu sichern. Lizenzen müssen erworben werden, teils werden Neuanschaffungen von Hardware erforderlich. „Das Unternehmen muss bei der On-Premises-Lösung immer selbst einen physischen Schutz herstellen“, erläutert Bertram. Neben der Hardware bedeutet dies: hoher personeller Aufwand. Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels wird dies vielfach zu einer weiteren Herausforderung. 

Kosten: On-Premises verliert deutlich gegen Cloudanwendungen

Die Cloud im Rechnungswesen rentiert sich schnell und nachwirkend. Betrachtet man die gesamten Kosten über einen längeren Zeitraum, lassen Cloud-Anwendungen die klassischen Lokalinstallationen deutlich hinter sich. Wer diese Rechnung auch im eigenen Unternehmen aufmachen möchte, sollte nicht vergessen Vorinvestitionen, Projektkosten, Abschreibung und Ersatz der Hardware, laufende Betriebskosten in jedem Fall einzubeziehen. Hier wird der Vorteil der Cloud nochmals deutlich: besonders bei verbrauchsbasierten Abrechnungsmodellen von Cloud-Dienstleistungen entfallen die Vorinvestitionen praktisch ganz. Die laufenden Betriebskosten sind transparent und gut planbar.

Vorteil Cloud im Rechnungswesen: Keine zusätzlichen (Personal-)Kosten

Mehr Flexibilität, Planbarkeit und Sicherheit bietet die Cloud im Rechnungswesen. „Mit einer Cloudlösung muss sich das Unternehmen nicht selbst um Backups kümmern und es fallen keine zusätzlichen (Personal-)Kosten für Mitarbeitende an“, sagt Bertram und spricht damit zwei entscheidende Punkte an. Mit der Cloudlösung, die von einem professionellen Cloudprovider zur Verfügung gestellt wird, erhält der Kunde Zugang zu einer bestmöglich gesicherten IT-Infrastruktur. Zugleich bliebt diese automatisch auf dem neuesten Stand.

Vorteil Cloud: Datensicherheit inklusive

Sind sensible Unternehmensdaten in der Cloud tatsächlich geschützt? „Ja. Die Cloud ist sogar deutlich sicherer als die Software im eigenen Rechenzentrum zu hosten“, sagt Thorsten Bertram. Der Grund: Die Daten werden bei einer Cloudlösung dezentral gespeichert und in drei Rechenzentren dupliziert. Die wäre mit einer lokalen Installation so nicht zu bewerkstelligen. Auch äußere Einflüsse spielen eine wichtige Rolle. Bei einem lokalen Betrieb würde ein Brand zum Datenverlust mit verheerenden Folgen für das Unternehmen führen. 

Im Falle eines Angriffs von außen oder bei einem unsensiblen Umgang mit den Unternehmensdaten wäre der Imageschaden für den Anbieter gewaltig.

Thorsten Bertram, Cloud-Experte

Vorteil Cloud: Schutz vor äußeren Angriffen

Ein Betrieb in der Cloud lohnt sich für Mittelständler gleich mehrfach, denn: IT Security ist kostspielig und schnelllebig. „Cloudanbieter investieren deutlich mehr in die Sicherheit als es ein mittelständisches Unternehmen könnte, das ein Rechenzentrum auf dem eigenen Betriebsgelände hat“, sagt Bertram. Angriffe von außen können so schon abgewehrt werden, bevor sie überhaupt passieren. Daten werden mithilfe professioneller Sicherheitsbausteine zuverlässig verschlüsselt, ohne dass zusätzliche Kosten hierfür auf den Kunden zukommen. 

Vorteil Cloud: Schneller einsatzbereit und produktiv

Der Faktor Zeit spielt beim Umzug eines Produktivsystems eine wichtige Rolle. Unterbrechungen im Betriebsablauf bedeuten Kosten und Mehraufwände. Im direkten Vergleich mit einer Lokalinstallation ist die Cloud-Lösung bei gleicher Funktionalität bis zu 5 Mal schneller am Start und produktiv (Quelle). Abstriche muss man dabei meist nicht hinnehmen. „Natürlich ist es immer sehr individuell, wie lange es dauert, bis beispielsweise ein Rechnungswesen aus der Cloud tatsächlich umgesetzt ist“, erklärt Thorsten Bertram. 

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Marco Maritschnigg
Neue Herausforderungen durch Automatisierung, KI, Big Data und die neue Arbeitswelt wecken das Interesse des studierten Linguisten. Marco teilt seine Erfahrungen im Diamant Blog und schreibt zu aktuellen Trends.

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