Vernetzung des Rechnungswesens: Häufige Fehler und Fallstricke

Unternehmen gehen die Vernetzung des Rechnungswesens häufig zögerlich an. Ein Grund ist die Sorge, das Projekt könne zu umfangreich und aufwendig werden. Und tatsächlich verläuft nicht jede Systemintegration erfolgreich und einige Fehler machen Verantwortliche immer wieder. Welche Fettnäpfchen Mittelständler bei der Vernetzung vermeiden sollten.

Herausforderungen bei der Vernetzung des Rechnungswesens

Für viele mittelständische Unternehmen geht die Vernetzung des Rechnungswesens mit großen Herausforderungen einher. Fehlerquellen gibt es viele. Nicht immer lässt sich ein Integrationsprojekt zur Zufriedenheit aller Beteiligten abschließen. Viele Unternehmen scheuen daher vor dieser Aufgabe zurück und gehen die Vernetzung nur zögerlich an. Dabei ist die Integration von Systemen eine essenzielle Voraussetzung, um die Themen Digitalisierung und Automatisierung im Betrieb voranzutreiben. Doch warum scheitern Integrationsprojekte?

Vorhandene Schnittstellen nicht genutzt

Ein möglicher Fehler ist die Nichtnutzung vorhandener Schnittstellen. Vielfach behalten Unternehmen ihren alten Trott bei und führen Prozesse weiterhin manuell aus, anstatt die vorhandenen Möglichkeiten zu nutzen. Damit verschenken Sie die Chance effizienter und flexibler zu arbeiten. Gleichzeitig könnten sie personelle und zeitliche Ressourcen einsparen. Die mangelnde Beschäftigung mit der Vernetzung bindet nicht nur Ressourcen für manuelle Arbeitsschritte. Das Risiko für Fehler ist auch deutlich erhöht.

Integration ohne Plan gelingt nicht

Häufig fehlt ein entsprechender Plan, der maßgeblich für das Gelingen einer gelungenen Integration des Rechnungswesens mit den weiteren Systemen ist. Das blinde Digitalisieren ohne planvolles Vorgehen führt schnell dazu, dass bestimmte Prozessschritte in Vergessenheit geraten. So besitzt eine Abteilung plötzlich keinen Zugriff mehr auf benötigte Daten. Eine weitere Rolle in der Planung spielt ein ganzheitliches, zukunftsgerichtetes Datenkonzept. Denn in der Realität sind die Daten aus den verschiedenen Systemen nicht aufeinander abgestimmt.

Eine gute Planung erfordert nicht nur die Bereitstellung zeitlicher, sondern auch finanzieller Kapazitäten. Dazu gehört auch die Auseinandersetzung mit der Frage, in welchen Schritten die Vernetzung erfolgt. Denn das Vorhaben, eine Integration von null auf 100 zu vollziehen, läuft meist schief. Bei gleichzeitiger Automatisierung sämtlicher Unternehmensprozesse sind Fehler und damit Unstimmigkeiten eine logische Folge. Gleiches gilt, wenn die Unternehmen verschiedene Dienstleister mit der Vernetzung betrauen. Hier ist der Abstimmungsaufwand enorm und eine transparente Kommunikation nicht immer gegeben, sodass sich Prozesse verzögern und Fehlerquellen unausweichlich sind.

Chaos durch Insellösungen in IT-Systemlandschaft

Eine mögliche Folge der planlosen Vernetzung ist das Schaffen von digitalen Insellösungen, bei denen eine Integration schwierig ist. Ein Faktor hierbei sind unterschiedliche Systeme ohne dokumentierte Schnittstelle. Dies erfordert einen Aufbau der Integration auf Datenbankebene. Spätestens beim nächsten Update bringt dies enorme Herausforderungen mit sich. Besser ist der mittelfristige Einsatz von Systemen mit offenen und dokumentierten Schnittstellen. So ist die Organisation in Zukunft in der Lage agil und flexibel zu handeln.

Zielgerichtet in die Vernetzung des Rechnungswesens starten

Um eine zielgerichtete Vernetzung des Rechnungswesens und aller Systeme zu erreichen, ist der Verzicht auf Insellösungen und ausprogrammierte Schnittstellen empfehlenswert. Stattdessen bietet eine Integrationsplattform eine langfristige Basis. Diese erlaubt in Zukunft den einfachen Austausch von Systemen und die schnelle Anpassung der einzelnen Schnittstellen. Ein nicht zu vernachlässigender Faktor, wenn Fachabteilungen Änderungen im Prozess wünschen. So lassen sich Abläufe dauerhaft automatisieren und beschleunigen.

Change-Management bereitet Weg für Vernetzung

Wie gelingt es, Stakeholder rechtzeitig mitzunehmen? Insbesondere, was das Thema Change-Management betrifft, machen Unternehmen häufig einen entscheidenden Fehler: Sie informieren Mitarbeitende unzureichend, zu spät oder gar nicht über die geplanten Neuerungen. Dabei spielt die Kommunikation eine Schlüsselrolle für das Gelingen der Vernetzung. Was wird wann, warum und wie digitalisiert? Fragen wie diese gehören mit in die Planung, um von Beginn an alle Beteiligten in den Prozess einzubinden. So erreichen Organisationen eine höhere Akzeptanz der anstehenden Neuerungen.

Vorausschauendes Denken und Handeln verbessert Erfolgsaussichten von Vernetzung

Damit die Vernetzung gelingt, ist in erster Linie ein vorausschauendes Vorgehen erforderlich. Dazu zählt, die einzelnen Schritte aufzuschlüsseln und etwaige Risiken und Herausforderungen konkret zu formulieren. Gleichzeitig lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem einzigen zuverlässigen Dienstleister. Dieser plant das Vorgehen transparent und ganzheitlich mit dem Unternehmen, steuert das Projekt und steht als kompetenter Ansprechpartner zur Seite.

Vernetzung als wichtige Säule für Zukunftsfähigkeit

Möchten Unternehmen sich fit für die Zukunft machen, ist die Vernetzung aller Systeme ein wichtiger Faktor. Nur so lösen sie manuelle Routinen durch automatisierte Prozesse ab und erreichen eine Fokussierung analytischer Abläufe. So verbessern Unternehmen ihre Handlungsfähigkeit und können auf Herausforderungen reagieren, statt manuelle Zeit in wiederkehrende Arbeitsschritte zu investieren. Wichtig ist, dass die ganzheitliche Vernetzung Teil der Unternehmensstrategie ist. Nur dann wird die Integration auf allen Ebenen im Unternehmen verfolgt, mitgetragen und umgesetzt.

Ulrike Zimmermann
Das Rechnungswesen wird oft unterschätzt und erhält nicht die Wertschätzung, die es verdient - Das zu ändern hat sich Ulrike Zimmermann vorgenommen. Sie schreibt im Diamant Blog zu den Themen Digitalisierung von Prozessen, Automatisierung und KI im Rechnungswesen sowie zur Weiterentwicklung des Controllings.

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