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5 Gründe, warum die Digitalisierung in der Buchhaltung beginnen sollte

2. September 2019
Marco Maritschnigg

Das Rechnungswesen als Ursprung der Digitalisierung

Die digitale Transformation ist kein reines IT-Thema, sondern berührt jeden Geschäftsbereich, jede Abteilung und jeden Standort eines Unternehmens. Manche mittelständische Firmen stecken bereits mitten im digitalen Wandel. Manche gehen gerade die ersten Schritte. Und einige stehen noch vor der Startlinie. Aber wo sollen sie konkret beginnen? Wie wär’s mit dem Rechnungswesen, das in praktisch alle Bereiche eines Unternehmens eingreift. Klingt merkwürdig? Ist es aber nicht. Warum, zeigen wir hier.

1. Sie minimieren Aufwände unternehmensweit

Im Grunde eine Binsenweisheit: Digitale Prozesse sind manuellen Abläufen in punkto Geschwindigkeit, Mitarbeiterproduktivität, Effizienz und Fehlervermeidung klar überlegen. Ein gutes Beispiel hierfür ist der Rechnungseingang. Mit einer digitalen Verwaltung des Rechnungseingangs lassen sich elektronische und Papier-Eingangsrechnungen vollautomatisch durch das Unternehmen leiten. Über definierte Workflows erreichen Belege immer die richtigen Empfänger und können orts- und zeitunabhängig abgezeichnet werden. Automatisierte Bearbeitungs- und Freigabeprozesse reduzieren allein den Zeitbedarf im Rechnungsumlauf um bis zu 65%. Die optimale Basis für einen schnellen Return on Investment – und ein Prozess, der auch in anderen Abteilungen als Impuls für digitale Veränderungen wirkt.

2. Sie gewinnen Echtzeit-Informationen auf Knopfdruck

Ein digitalisiertes Rechnungswesen lässt auch in punkto Liquiditätsmanagement und Budgetkontrolle keine Fragen offen. Unternehmensweit können Zahlungsflüsse jederzeit nachvollzogen und Echtzeit-Informationen über die momentane Einnahmen- und Ausgabensituation gewonnen werden. Sämtliche Eingangs- und Ausgangsrechnungen sind bereits in den aktuellen Zahlen berücksichtigt, selbst wenn sie noch nicht freigegeben sind. Ein zeit- oder ereignisgesteuertes Reporting auf Grundlage von Echtzeit-Informationen sorgt für fundierte Empfehlungen und beschleunigte Entscheidungen, die das gesamte Unternehmen voranbringen.

3. Sie optimieren die Unternehmenssteuerung

Schnelle und fundierte Entscheidungen auf Basis konsolidierter Echtzeit-Informationen sind ein wesentlicher Baustein der erfolgreichen Unternehmenssteuerung. Das digitale Rechnungswesen kann hier einen wertvollen Beitrag leisten. Manuelle Routineaufgaben wie Kontieren und Buchen nehmen ab und werden weitgehend automatisiert. Statt vergangenheitsbezogener Bilanzen und Berichte sind nun verstärkt vorausschauende Informationen über Trends und Entwicklungen gefragt. So können Sie schneller auf neue Marktanforderungen reagieren und Wachstumspotenziale gezielter ausschöpfen. Vor diesem Hintergrund verwandelt sich das Rechnungswesen gemeinsam mit dem Controlling zum wertvollen Business Partner, der in der gesamten Organisation als Impulsgeber fungieren kann.

4. Sie legen den Grundstein für eine voll vernetzte IT

Vernetzte, nahtlos integrierte IT-Systeme sind die Grundlage für digitale, automatisierte Prozesse im gesamten Unternehmen. Aktuelle Software ermöglicht es (nicht nur) im Rechnungswesen, Daten aus unterschiedlichen Quellen wie ERP- und PPS-Systemen, Lohnbuchhaltung, Personalmanagement- und Dokumentenmanagement-Lösungen zusammenzuführen. Sämtliche Daten fließen in einen gemeinsamen Datenpool, der wiederum alle angeschlossenen Softwarelösungen speist. Davon profitieren nicht nur das Rechnungswesen, sondern sämtliche Firmenbereiche, in denen diese Softwarelösungen genutzt werden. Cloud-Services bieten auch im Rechnungswesen enorme Möglichkeiten, IT-Anforderungen schneller umzusetzen und digitale Geschäftsmodelle besser zu unterstützen. Sie reduzieren die Betriebskosten und steigern die Flexibilität und Sicherheit. Auch die wachsenden Anforderungen an Datenschutz (DSGVO), Compliance und Revisionssicherheit (GoBD) lassen sich in der Cloud effizienter erfüllen als im Eigenbetrieb. So können u.a. Berichte und Belege revisionssicher abgelegt und archiviert werden.

5. Zahlungsabwicklung fit für die Zukunft

Schon heute können Bezahlprozesse über das Rechnungswesen völlig automatisiert werden. Dabei werden manuelle Routineprozesse ersetzt. Ein Beispiel hierfür sind digitale Zahlungen über E-Payment-Anbieter wie PayPal, HeidelPay oder Klarna. Deren nahtlose Integration ins Rechnungswesen ermöglicht es, selbst umfangreichste Buchungen mit maximaler Effizienz zu bewältigen und gleichzeitig einen Echtzeit-Überblick über alle Zahlungsflüsse zu behalten. Darüber hinaus lassen sich auch die Avisabwicklung und die Verarbeitung von Bankauszügen automatisieren. So können z.B. offene Posten vollautomatisch abgeglichen und Verbandsstrukturen berücksichtigt werden. Ein automatischer Import der Bankauszüge sowie ein Saldenabgleich sämtlicher Bankkonten bietet wertvolle Echtzeit-Informationen auf einen Blick.

Fazit: Mit dem Rechnungswesen digital vorangehen

Auch wenn beim Thema Digitalisierung oft an die vernetzte Produktion (Industrie 4.0) oder den Vertrieb (E-Commerce) gedacht wird: nahezu jeder Prozess in der Organisation ist mehr oder minder vom digitalen Wandel betroffen. Digitalisierte Prozesse im Rechnungswesen und Controlling können schon heute wichtige Signalwirkungen auf andere Bereiche haben. Vernetzung, Integration und Automatisierung lassen sich softwareseitig optimal unterstützen und umsetzen. Auch von den Erkenntnissen aus diesen Prozessen lassen sich Learnings für andere Zusammenhänge ableiten. Die „Abteilung der vielen Aktenordner“ ist also längst im digitalen Wandel angekommen und kann andere Bereiche mitziehen. Wer hätte das gedacht?


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Ein Beitrag von
Marco Maritschnigg
Neue Herausforderungen durch Automatisierung, KI, Big Data und die neue Arbeitswelt wecken das Interesse des studierten Linguisten. Marco teilt seine Erfahrungen im Diamant Blog und schreibt zu aktuellen Trends.

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