Praxistipps: Diese Fragen sollten sich Unternehmen stellen

Revisionssichere Archivierung im Rechnungswesen

Das papierlose Büro hält immer stärker Einzug in die Unternehmen, so auch in der Buchhaltung. Hat zum Beispiel die Bearbeitung von Eingangsrechnungen zuvor enorme Ressourcen gebunden, werden Papierbelege immer weniger und die Anzahl der originär elektronischen Belege nimmt zu. Vor diesem Hintergrund erfolgt die Belegablage und Archivierung ebenfalls digital.

Hat sich der Beleg physisch sonst im Archiv befunden, liegt er nun bei der digitalen Archivierung als digitalisiertes Dokument vor. Im Rahmen der revisionssicheren Archivierung müssen digitale Daten aufbewahrt werden und zwar so, dass die rechtlichen Anforderungen gesetzeskonform erfüllt sind.

Aus der Praxis: Fragen & Antworten

Im Rechnungswesen kommt immer häufiger eine digitale revisisonssichere Ablage zum Einsatz. Hierbei kann es sich um ein Cloud-Archiv handeln, dass die zu archivierenden Dokumente aus dem Rechnungswesen speichert. Im folgenden finden Sie die häufig gestellten Fragen mit Antworten und praxisorientierten Tipps.

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    Welche Prozesse kann die digitale revisisonssichere Archivierung im Rechnungswesen unterstützen?

    Ein klassisches Beispiel ist das Verarbeiten von digitalen Eingangsrechnungen. Die eingescannte Rechnung wird direkt an den Beleg im Rechnungswesen angehängt. Der Mitarbeiter hat durch das Speichern des Dokuments in einem Cloud-Archiv jederzeit ortsungebunden von überall auf der Welt und direkt mit einem Klick aus der Rechnungswesensoftware Zugriff auf das originale Dokument.

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    Wie erfolgt der Zugriff aus dem Rechnungswesen auf die Dokumente im Cloud-Archiv?


    In der Rechnungswesensoftware können Sie zu jedem Beleg, zu dem ein digitales Dokument vorhanden ist, dieses direkt mit einem Klick aus der revisionssicheren Ablage aufrufen. Weitere an dem Beleg anhängende Dokumente, wie z.B. eingescannte Lieferscheine, können ebenso einfach aufgerufen werden.

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    Was ist bei der revisionssicheren Archivierung von Dokumenten aus dem Rechnungswesen in der Cloud zu beachten?

    • Das Ablagesystem der Wahl orientiert sich an den 10 Grundsätzen der Revisionssicherheit (gemäß VOI).
    • Die digitalen Daten werden in einem zeritifiziertes Rechenzentrum gespeichert.
    • Es besteht eine Verknüpfung zwischen den Daten im Rechnungswesen und dem Cloud-Archiv, sodass die Daten aus dem Rechnungswesen heraus aufgerufen werden können.
    • Der Wirtschaftsprüfer bestätigt die Revisionssicherheit.
    • Sie erstellen eine Verfahrensdokumentation, die den Gesamtprozess beschreibt.

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    Wie unterscheidet sich die revisionssichere Achivierung von Dokumenten aus dem Rechnungswesen in einem Cloud-Archiv von einem Dokumenten-Management-System (DMS)?

    DMS
    Grundsätzlich kann ein DMS ebenfalls die revisisonssichere Archivierung sicherstellen. Ein DMS ist ein mächtiges Werkzeug, das alle Unternehmensprozesse betrifft und in der Regel von allen Unternehmensbereichen als digitales Archiv genutzt wird. Die Einführung ist komplex und kostspielig, da diese in der Regel unternehmensweit und über alle Abteilungen erfolgt. Es fallen je nach Unternehmensgröße hohe Kosten für Bereitstellung, Sicherung und vor allem Speicher an.

    Cloud-Archiv im Rechnungswesen
    Hierbei handelt es sich im Vergleich zum DMS um eine schnelle und schlanke Lösung zur revisionssicheren Archivierung von Dokumenten aus dem Rechnungswesen. Im Fokus steht die Aufbewahrung von prüfungsrelevanten Dokumenten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Die Einführung ist im Vergleich zum DMS viel schneller und weniger kostspielig, da ausschließlich die Prozesse im Rechnungswesen betroffen sind. Die Kosten für den Speicher im Rechenzentrum beschränken sich nur auf die Daten aus dem Rechnungswesen. 

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    Wie können externe z.B. Wirtschaftsprüfer auf die Dokumente zugreifen?


    Der Prüfer bekommt in der Regel einen eigenen Zugang für die Rechnungswesen Software. In der Rechteverwaltung bestimmt das Unternehmen, welche Bereiche der Prüfer sehen kann und welche Funktionen er nutzen darf. Das Unternehmen schaltet den Zugriff auf die Belege frei, die der Prüfer einsehen darf. So kann er sich sofort das entsprechende Dokument aufrufen.

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    Kann ich meine Papierbelege entsorgen?


    Ja. Steuer- und handelsrechtlich ist die rein digitale Aufbewahrung digitalisierter Papierbelege erlaubt, wenn die folgenden drei Voraussetzungen erfüllt sind:

    • Es besteht keine Rechtsvorschrift, die die Existenz des Originals zwingend notwendig macht, z.B. bei Urkunden
    • Eine testiert ordnungsgemäße elektronische Archivierung und die erwähnte Verfahrensdokumentation sind vorhanden. Zur Sicherheit lassen Sie sich durch die Finanzbehörde anhand der Verfahrensdokumentation bestätigen, dass die Papierbelege vernichtet werden können.
    • Es ist gewährleistet, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt.

    Das bedeutet nicht, dass dieses Vorgehen auch umgekehrt angewendet werden darf. Ein elektronisch erzeugtes originär digitales Dokument darf nicht ausgedruckt und dann restlos (nicht wiederherstellbar) gelöscht werden. Originär elektronische Dokumente müssen in jedem Fall in ihrer digitalisierten Form archiviert werden.

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    Wann ist ein System revisionssicher?

    Revisionssicherheit bezieht sich im Zusammenhang mit der elektronischen Archivierung nicht nur auf die technischen Komponenten sondern auf die gesamte Lösung zur Dokumentenablage inkl. der Unternehmensprozesse. Folglich kann es keine allgemein gültige Zertifizierung für die Revisionssicherheit einzelner Hardware- oder Softwaresysteme wie beispielsweise optische Speicher geben, da der individuelle Einsatz beim Anwender, die Ordnungsmäßigkeit des gesamten Verfahrens, die Qualität der Informationen und Prozesse sowie der sichere Betrieb ebenfalls zwingend Bestandteil der Revisionssicherheit sind.

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    Welche Rolle nimmt die Verfahrensdokumentation ein?

    Eine Verfahrensdokumentation dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und den GoBD für die Erfassung, Buchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind. Die Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten organisatorischen und technischen Prozess

    • der Erfassung,
    • der Speicherung,
    • dem eindeutigen Wiederfinden,
    • der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und
    • der Reproduktion der archivierten Informationen,

    die nach Handelsrecht und steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt werden müssen. Umfang und Form der Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben. Sie reicht qualitativ aus und wird als vollständig erachtet, wenn ein unabhängiger Dritter auf Basis dieser Dokumentation den ordnungsgemäßen Einsatz der Lösung überprüfen kann.

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    Wie wird die Revisisonssicherheit eines Systems überprüft?

    Um zu prüfen, ob Ihr elektronisches Archiv als revisionssicher gelten kann,können Sie die vom Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) definierten zehn Grundsätze zur Revisionssicherheit (GoBD) auf die Lösung anwenden. In unserem Positionspapier zu den 10 Grundsätzen der Revisionssicherheit finden Sie ein Beispiel, wie die Revisionssicherheit eines Systems geprüft werden kann.
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    Wie lassen sich Qualitätsmerkmale eines Systems erkennen?

    Hilfreich sind spezifische Zertifikate wie sie beispielsweise die KPMG Advisory nach IDW PS 880 erteilt. Auch TÜV-Zertifikate, die die „Geprüfte Archvierung“ von Softwarelösungen bescheinigen, können bei der Auswahl eines Anbieters helfen.
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    Wo werden die digitalen Dokumente gespeichert und was sollte dabei beachtet werden?

    Wichtig ist zu prüfen, wo genau die Dokumente gespeichert werden. In der Regel sind dies Rechenzentren, die die Infrastrukur vorhalten und sich um Compliance, Verschlüsselung, Zugriffsicherheit und die Unversehrtheit der Daten kümmern. Achten Sie auf folgende Merkmale

    • Hosting der Daten in Deutschland zu 100%
    • Deutsches Datenschutzrecht
    • Zertifizierung nach ISO27001
    • Verschlüsseltes Speichern der Daten nach AES 256
    • Mehrfach und unabhängig gesicherte Back-ups

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    Was passiert, wenn der Back-up-Server ausfällt?

    Die Spiegelung der Daten erfolgt in einem zweiten Rechenzentrum, das in der Regel nur ein paar Kilometer vom eigentlichen Rechenzentrum entfernt liegt. Die Sicherungen der Daten werden darüber hinaus in einem drittem Rechenzentrum aufbewahrt, dass wiederum noch einmal ein paar Kilometer entfernt liegt. Dieses Konzept garantiert maximale Sicherheit.
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    Muss sich die Rechnungswesensoftware auch in der Cloud befinden, damit die revisisonssichere Archivierung in einem Cloud-Archiv nutzbar ist?

     Nein, dies ist kein Muss. Sie können eine revisisonssichere Ablage in der Cloud bei beiden Betriebsszenarien nutzen (Shared Hosting oder On-Premise).
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    Wann lohnt sich eine digitale Archivierung in einem Cloud-Archiv?

    Die digitale Variante ist nicht nur kostengünstiger als die klassische Archivierung, sondern spart auch Personalkosten und Platz. Außerdem verlangt die klassische Papierarchivierung mehr organisatorischen Aufwand – vor allem bei längeren Aufbewahrungszeiten von Dokumenten. Während gedruckte Dokumente überflüssig werden, lässt sich auf die digitalen Daten auch dezentralisiert von mobilen Endgeräten zugreifen – jederzeit und über eine sichere Verbindung. Zusätzlich fallen bei digitaler Archivierung in der Cloud weniger Aufwände für die eigene interne IT an, da Dienstleistungen für u.a. Sicherheit und Back-ups ausgelagert werden.
"Wir archivieren unsere Eingangsrechnungen komplett in der Diamant Revisionssicheren Ablage. So sind die Dokumente nicht nur sicher und geschützt im Rechenzentrum gespeichert, sondern was für uns entscheidend ist: Sie werden auch gesetzeskonform archiviert. Der Aufruf der Dokumente funktioniert gut, wir hatten noch nie einen Ausfall. Und wir sparen uns das umständliche Heraussuchen der Rechnungen aus den Akten im Lager."
Lars Büker, Leiter Rechnungswesen, ruf Reisen GmbH

Positionspapier zu den 10 Grundsätzen der Revisionssicherheit

TÜV-Zertifikat Geprüfte Archivierung

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Was heißt revisionssicher im Zusammenhang mit der elektronischen Speicherung und Archivierung von digitalen Dokumenten? Informieren Sie sich im Positionspapier zu den 10 Grundsätzen der Revisionssicherheit.

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