eRechnung längst überfällig
Ohne Frage: Rechnungen finden ihren Empfänger immer seltener mittels Papier-Brief und Postweg. Doch eine E-Mail mit pdf-Anhang ist noch lange keine elektronische Rechnung – zumindest nach der neuen Definition, die sich im Entwurf des Wachstumschancengesetz findet. Das geplante Wachstumschancengesetz sieht Änderungen im Umsatzsteuergesetz vor, die die Rechnungsstellung im Business-to-Business betreffen. Spätestens 2028 soll hier jede Rechnung elektronisch gestellt werden. Startpunkt für die Pflicht ist bereits 2025. Welche Übergangsfristen es gibt und was Sie darüber hinaus noch beachten müssen – hier erfahren Sie es.
eRechnung oder elektronische Rechnung: Was ist zukünftig darunter zu verstehen?
Das Thema eRechnung ist alles andere als neu (Weiterlesen können Sie jederzeit in unserem „Dossier e-Rechnung“), bekommt aber durch den Entwurf des Wachstumschancengesetzes neue Aufmerksamkeit. Ein Grund mehr sich zu verdeutlichen, was eine eRechnung eigentlich ist. Grundlegend sind diese Aspekte
- Eine eRechnung ist im „strukturierten elektronischen Format“ erstellt. Die Daten aus eRechnungen können also ohne Medienbruch (z.B. Scan eines Ausdrucks) elektronisch weiterverarbeitet werden. Sie beruhen auf dem XML-Format, können also nur maschinell gelesen werden.
- Übermittlung und Empfang sind nur im strukturierten elektronischen Format möglich.
- eRechnungen entsprechen den europäischen Normen (z.B. gemäß Syntax-Liste RL 2014/55/EU bzw. Norm EN16931)
- XRechnung sowie ZUGFeRD sind bekannte Formate, die eRechnungen erstellen, empfangen und bearbeiten können (Artikel dazu).
Was müssen Unternehmen bei der Umstellung beachten?
Die grundlegenden Regeln zur Rechnungsstellung ändern sich nicht. Jeder, der bisher verpflichtet war Rechnungen auszustellen, muss dies weiterhin tun. Grundsätzlich muss ab 2023 jede Rechnung zwischen Unternehmen elektronisch erstellt und versandt sein. Sowohl Rechnungssteller als auch Rechnungsempfänger müssen einen Sitz/ Betriebsstätte in Deutschland haben.
Rechnungen an private Personen (z.B. für Handwerksdienstleistungen) sind ausgenommen. Dennoch: Auch der Rechnungsempfänger sollte ab 2025 in der Lage sein, eRechnungen der neuen Definition empfangen zu können!
Wie ist der Zeitplan für die Umstellung auf eRechnungen?
Mögliches Szenario in der Praxis
Ein größerer Handwerksbetrieb führt 2025 Dienstleistungen bei einem Kunden aus. Als B2C-Segment kann der Betrieb seine Rechnung in Papierform stellen. Ein Lieferant für den Handwerksbetrieb möchte seine Rechnungen zunächst weiter als Papierrechnung schicken. Der Handwerksbetrieb kann diesem Vorgehen widersprechen und auf die neue eRechnung bestehen. Ein anderer Lieferant des Handwerksbetriebs schickt seine Rechnungen dagegen bereits als eRechnung. In diesem Fall kann der Handwerksbetrieb nicht widersprechen, selbst wenn er gerne noch Papierrechnungen oder eine Mail mit pdf-Anhang bekommen möchte.
Fazit: die eRechnung kommt in jedem Fall
Auch wenn das Wachstumschancengesetz noch nicht verabschiedet ist, greift es schon jetzt kommenden EU-Richtlinien vor. Das Wichtigste in Kürze:
- Unternehmen müssen ab 2025 in der Lage sein, eRechnungen empfangen und versenden zu können.
- Sollte das Thema eRechnungen im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie noch nicht bedacht sein, ist es sinnvoll, die Umstellung bereits jetzt anzugehen.
- Die Aufwände eines solchen Projekts resultieren in deutlichen Effizienzgewinnen in der Rechnungsverarbeitung, insbesondere wenn KI-unterstützte Systeme zum Einsatz kommen.
- Die EU-Kommission plant ein elektronisches Meldesystem, durch das auch die sog. zusammenfassenden Meldungen obsolet werden. 2028 sollen die Änderungen in Kraft treten, wobei ab 2024 die geänderte Definition von elektronischen Regeln gelten soll.
