Für viele Unternehmen steht mit dem Jahreswechsel 2022/2023 auch das Ende des Wirtschaftsjahres 2022 an. Die Erstellung von Jahresabschlüssen kann herausfordernd sein. Aussagekräftige und valide Ergebnisse sollen möglichst zeitnah vorliegen. Gleichzeit beansprucht das weiterlaufende Tagesgeschäft und diverse andere Projekte die ohnehin schon begrenzten Kapazitäten. Schnell kommt es dabei zu Arbeitsspitzen. Mit Diamant/4 und den richtigen Tipps & Tricks kann der Jahresabschluss entspannt gelingen. Wir zeigen, was sich wie vereinfachen, automatisieren und besser überblicken lässt.

Planung ist das halbe Leben – aber auch der halbe Jahresabschluss

Es führt kein Weg dran vorbei. Der Bilanzstichtag rückt unaufhaltsam näher und die Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung müssen erstellt werden. Damit man nicht auf halber Strecke im Chaos versinkt, ist gute Planung unerlässlich. Zunächst gilt es, die Tätigkeiten abzustimmen und zu klären, welche Abteilungen und Mitarbeiter involviert sind. Wer vorausschauend ist, kann Arbeitsspitzen besser vermeiden. Gibt es Dinge, die schon heute im Hinblick auf den Jahresabschluss zu berücksichtigen sind? 

Erleichterung kann aber auch von Seiten der IT kommen. So entlasten automatisierte Datenschnittstellen zu vorgelagerten Systemen die Buchhaltung und manuelle oder sogar doppelte Tätigkeiten verringern sich.

Tipps und Tricks für einen schnellen Jahresabschluss in Diamant/4

Diamant/4 bietet verschiedene Funktionen, um Anwender bei der Erstellung des Jahresabschlusses 2022 zu unterstützen. Die folgenden Tipps und Tricks helfen beim Jahresabschluss, damit dieser im Handumdrehen gelingt.

1. Dashboard für den Jahresabschluss

Das Diamant/4 Dashboard bietet einen zentralen Arbeitsbereich. Über diesen lassen sich alle Abschlusstätigkeit individuell und optimiert für die jeweiligen Tätigkeiten und Verantwortungen im Kontext des Jahresabschlusses organisieren. 

Als Ausgangspunkt kann dabei das Standard-Dashboard „Abschluss“ dienen, welches an die individuellen Bedürfnisse, Prozesse, Unternehmensstrukturen und Organisationsformen angepasst werden kann. Alternativ wird mit einem leeren Dashboard gestartet um dieses höchst individuell und passend für den eigenen Jahresabschluss anzulegen. In beiden Fällen hilft das Dashboard schnell und einfach die benötigten Funktionen und Berichte zu finden. Die Anordnung der Kacheln ermöglicht es zudem, sinnvolle Abarbeitungsreihenfolgen darzustellen. So strukturiert, gelingt es leicht den Überblick zu behalten.

Jahresabschluss-Dashboard in Diamant/4

2. Mandantencockpit

In welchem Mandanten ist die Buchungsperiode geöffnet/ geschlossen? Sind die Dauerbelege übernommen und die Rechnungsabgrenzungsposten aufgelöst? Das lässt sich schnell mit dem Mandantencockpit in Diamant/ 4 beantworten. Das Mandantencockpit gibt einen mandantenübergreifenden Überblick über den Status zum operativen Tagesgeschäft und den Status von Abschlusstätigkeiten einer ausgewählten Abschlussperiode. 

Wurde Handlungsbedarf festgestellt? Mit nur einem Klick gelangen Anwender in die jeweiligen Mandanten zur benötigten Funktion. 

Vom Mandantencockpit aus lassen sich bei Bedarf auch Abschlusstätigkeiten gleichzeitig für mehrere Mandanten erledigen. So lässt sich beispielsweise eine FiBu-Periode für alle Mandanten gleichzeitig in nur einem Arbeitsvorgang sperren. Das eliminiert wiederholende Tätigkeiten und spart Zeit. 

Mandantencockpit in Diamant/4

3. Automatisierung von Abschlusstätigkeiten

Viele Prozesse im Rechnungswesen werden in regelmäßigen Abständen auf dieselbe Weise erledigt. Mithilfe von Automatisierungen lassen sich Routineaufgaben schnell erledigen. Dafür eignen sich die mit Diamant/ 4 im Standard mitgelieferten Workflows. So lassen sich beispielsweise folgende Workflows vollautomatisch für einen oder mehrere Mandanten vom System erledigen:

  • Archivieren von Belegen oder Dokumenten
  • Buchhaltungscheck
  • Buchungsausgaben
  • Buchen von Dauerbelegen
  • Intercompany Buchungen
  • Öffnen und Schließen von Buchungsperioden
  • Auflösung der Rechnungsabgrenzungsposten 

4. Manuelle Belegerfassung und Dauerbelege

Im Rahmen der Abschlusstätigkeiten sind manuelle Buchungen unvermeidbar. Insbesondere wenn die Kontierung und die Beträge variieren. Doch auch hier gibt es Tricks, um den Prozess zu beschleunigen.

Bei gleichbleibender Kontierung und variablen Beträgen wird der Beleg aus dem letzten Monatsabschluss kopiert. So muss bei komplexen Belegen nur noch der Betrag und ggf. der Buchungstext angepasst werden. 

Regelmäßig wiederkehrende Geschäftsvorfälle werden bequem als Dauerbeleg erfasst. Einmal eingerichtet, werden diese in den definierten Perioden und Abständen automatisch gebucht. So können beispielsweise die erwarteten Jahresabschlusskosten des laufenden Geschäftsjahres einfach mit gleichbleibenden monatlichen Beträgen ergebniswirksam berücksichtigt werden.

5. Suchfunktionen

Diverse Suchfunktionen unterstützen bei der Recherche, Prüfung und Abstimmung der Daten. So entfällt das manuelle Suchen und Informationen stehen schnell zur Verfügung.

6. Status von Perioden und Wirtschaftsjahren

Für bereits durchgeführte Abstimmarbeiten kann die Buchungsperiode geschlossen werden. Gleichzeitig sollte die nachfolgende Buchungsperiode rechtzeitig geöffnet werden, damit bereits vorhandene Belege erfasst und gebucht werden können.

Gleiches gilt für den Jahresabschluss. Auch hier ist es ratsam das nachfolgende Wirtschaftsjahr rechtzeitig anzulegen und die Anfangsbestände sowie ggf. die Belegnummernkreise vorzutragen. Bei Jahresabschlussarbeiten können berechtigte Benutzer dabei weiterhin Zugriff auf bereits geschlossene Perioden gewährt bekommen. Für alle übrigen Nutzer des Rechnungswesens sollte die Buchungsperiode des abgeschlossenen Wirtschaftsjahres gesperrt werden. So werden die Buchungsperioden nicht versehentlich bebucht.

Gut vorbereitet für den Jahresabschluss

Was zunächst eine zusätzliche zeitliche Investition ist, kann sich für den Jahresabschluss schnell als Vorteil herausstellen. Am Ende wird schnell mehr Zeit gespart, als es gekostet hat. Der regelmäßige Besuch von Seminaren oder Webinaren kann neue wertvolle Hinweise zum Umgang mit der Rechnungswesensoftware geben. Selbst langjährige Anwender können von diesem Angebot profitieren, denn durch regelmäßige Updates wird der Funktionsumfang der Rechnungswesensoftware stetig erweitert. Hat die Fortbildung den Fokus auf den Jahresabschluss, werden genau die Funktionen, herausgestellt, die relevant sind. Rückfragen sind meist möglich. Weiterführende Materialien geben die Sicherheit, die neu gelernten Tipps und Tricks direkt in der Praxis anzuwenden.

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    Peter Diestelhorst
    Peter Diestelhorst
    Peter beschäftigt sich seit über 25 Jahren mit den Themen Finanzen und Rechnungswesen. Als Produktmanager bei Diamant Software ist er maßgeblich an der Entwicklung eines zukunftsfähigen Rechnungswesens beteiligt. Im Diamant Blog gibt er sein Know-How rund um rechtliche Themen weiter.

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